Business Requirements Document, Dokumen Penentu Bisnis

Pengertian BRD

Dalam dunia bisnis, dikenal istilah business requirements document atau BRD. BRD adalah sebuah dokumen yang menjelaskan tentang solusi bisnis pada suatu proyek yang akan dikerjakan. Penjelasan ini dapat berupa apa yang harus dilakukan oleh perusahaan pada produk baru ataupun pada produk yang akan diperbarui, bagaimana keperluan atau harapan pengguna, apa tujuan dari solusi yang diajukan, dan apa saja kendala yang berpotensi mempengaruhi penerapan solusi.

Dokumen persyaratan bisnis ini dapat digunakan sebagai pedoman bagi para stakeholder untuk membuat kebijakan penting terkait desain, prioritas, dan struktur kepemimpinan di dalamnya. Tidak hanya itu, dokumen ini juga bisa digunakan sebagai kontrak dasar antara vendor dengan pelanggan yang nantinya akan berisi harapan serta gambaran proyek yang akan dilakukan. Biasanya, perusahaan akan menetapkan standar untuk bisa menentukan waktu proyek akan mencapai target yang diharapkan di dalam dokumen tersebut.

Fungsi dan manfaat BRD

Diketahui bersama bahwa setiap manajemen proyek sangat membutuhkan business requirements document dalam praktiknya. BRD berfungsi untuk membedakan antara solusi bisnis dan solusi teknis proyek. Selain itu, dokumen ini juga berfungsi untuk memberikan critical to quality (CTQ) yang akan menghasilkan voice of customer (VOC). Selanjutnya, dokumen penentu bisnis, akan menjelaskan apa saja manfaat yang didapat dari kedua hal tersebut melalui perspektif bisnis yang ada. 

Sementara itu, manfaat menggunakan business requirements document adalah sebagai berikut.

• Untuk dapat memberikan sebuah solusi terbaik pada setiap tahapan proyek.
• Bertindak sebagai landasan untuk mengkomunikasikan solusi yang akan dilakukan kepada perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, bisnis, dan proyek.
• Dapat digunakan untuk mendapatkan sebuah kesepakatan dengan stakeholder.
• Untuk menggambarkan bagaimana suatu kebutuhan pelanggan dan bisnis akan bisa terpenuhi dengan solusi yang diajukan.

BACA JUGA: PIC: Pengertian, Tugas, Skill dan Tanggung Jawabnya

Ruang lingkup BRD

Business requirements document dirancang pada sebuah proyek untuk memastikan penerapan semua persyaratan sudah sesuai dalam mencapai tujuan bisnis. Biasanya, seorang analis bisnis atau manajer proyek yang memiliki pemahaman menyeluruh tentang proses bisnis akan menyusun dokumen persyaratan bisnis ini. 

Nah, sebelum menyusun, terdapat sebuah komponen yang paling penting, yaitu ruang lingkup proyek bersama dengan pembatasan dan kendalanya. Tiga hal utama dalam ruang lingkup tersebut adalah:

1. Apa masalah yang ingin dipecahkan oleh bisnis?
2. Apa saja batasannya?
3. Apakah layak untuk menginvestasikan waktu dan uang yang dibutuhkan untuk proyek tersebut?

Hal penting sebelum membuat dokumen BRD

Untuk membuat dokumen persyaratan bisnis, terdapat beberapa hal yang perlu Sedulur lakukan, yang merupana BRD format. BRD format adalah sebagai berikut:

• Menentukan kebutuhan perusahaan/organisasi.
• Melibatkan semua pemangku kepentingan.
• Mengidentifikasi fase proyek.
• Menetapkan tolok ukur/standar untuk semua persyaratan proyek.
• Memerlukan proses untuk memantau jadwal & mengukur pencapaian.
• Menggunakan template yang sesuai.

BACA JUGA: Linkedin: Pengertian, Manfaat & Cara Membuatnya

Siapa yang bertanggung jawab membuat BRD?

Pertanyaan yang sering muncul adalah siapa yang bertanggung jawab untuk membuat dokumen persyaratan bisnis. Sebenarnya, dalam pembentukan dokumen tersebut, siapapun yang mungkin akan terlibat dalam proyek harus diikut sertakan, baik dari tim proyek maupun mitra bisnis.

Lebih jelasnya, berikut adalah penanggung jawab pembuatan dokumen persyaratan bisnis tersebut.

• Tim inti proyek.
• Setiap atau semua mitra bisnis.
• Pemilik proses atau perwakilannya.
• Ahli materi pelajaran.
• Manajemen perubahan/proyek/produk, departemen kualitas dan/atau manajemen TI sesuai kebutuhan atau yang tersedia

Konten di dalam BRD

Sebagian besar bisnis yang dijalankan pada umumnya akan mengikuti template untuk mendokumentasikan persyaratan proyek yang dikerjakan. Dengan begitu, dalam membuat dokumen persyaratan bisnis, dibutuhkan template yang ideal agar bisa menjaga standar dokumentasi pada seluruh bagian organisasi.

Meskipun secara struktur penempatan memiliki kemungkinan yang berbeda sesuai dengan keperluan proyek, namun business requirements document secara umum akan mencakup beberapa bagian dasar dan komponen sebagai berikut.

1. Ulasan proyek

Komponen paling utama yang harus dicantumkan saat membuat dokumen persyaratan bisnis adalah ulasan semua proyek. Para pembuat dokumen ini harus meringkas apa saja garis besar persyaratan proyek tersebut. Dalam pembuatan ulasan proyek ini, waktu yang paling baik dapat dilakukan setelah business requirements document sudah berhasil ditulis secara lengkap.

2. Pernyataan kebutuhan

Para penyusun dokumen persyaratan bisnis harus menyertakan pernyataan terkait kebutuhan logistik dan juga sumber daya yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek. Dalam pembuatan pernyataan tersebut, maka harus disertakan perhitungan yang matang dan apa saja faktor pendukung agar kebutuhan bisa disepakati oleh seluruh pihak stakeholder.

3. Laporan keuangan

Karena fokus utama pembuatan dokumen persyaratan bisnis adalah menyediakan solusi paling baik untuk bisnis. Maka pihak perusahaan harus bisa mencantumkan laporan keuangannya. Dengan adanya laporan keuangan yang baik, maka pihak pelaksana proyek akan terbantu untuk bisa memperkirakan dampak proyek pada neraca serta pendapatan perusahaan dalam kurun periode waktu tertentu. Laporan keuangan juga sangat berguna sebagai pedoman untuk mencegah kerugian yang tidak diinginkan.

4. Jadwal, timeline, dan tenggat waktu

Konten lain yang ada dalam dokumen ini adalah jadwal, timeline, dan tenggat waktu. Pada bagian ini, setiap fase pengerjaan proyek harus dibahas secara detail. Hal ini berfungsi untuk membantu pihak perusahaan dalam menilai performa proyek sesuai dengan lini waktu yang ditetapkan. Penjelasan yang menyeluruh mengenai konten ini juga akan membantu perusahaan dalam memastikan seluruh pemilik kepentingan sama-sama menyadari apa yang sedang dibutuhkan dalam fase proyek.

5. Perkiraan biaya dan keuntungan

Dalam pembuatan dokumen persyaratan bisnis, para pihak juga harus menjelaskan perkiraan biaya dan juga nilai keuntungan yang akan didapatkan dari proyek yang dijalankan. Bagian ini juga harus diisi secara rinci, meliputi seluruh biaya yang digunakan dalam proyek beserta dengan analisa biaya dan keuntungan. Selain itu, pada bagian ini juga harus dicantumkan perhitungan terkait penghematan biaya dari proyek tersebut.

BACA JUGA: Pengertian Manajemen Beserta Fungsi, Tujuan & Unsurnya

Selain komponen di atas, dalam membuat business requirements document yang baik, maka beberapa unsur berikut harus diperhatikan. Berikut adalah penjelasan mengenai unsur-unsur tersebut. 

1. Deskripsi pekerjaan

Unsur deskripsi pekerjaan merupakan penjelasan mengenai jenis pekerjaan seperti apa dan untuk siapa pekerjaan tersebut ditujukan. Selain itu, latar belakang dari pekerjaan ini juga ditentukan atas dasar kebutuhan dari pihak klien.

2. Situasi saat ini

Unsur situasi saat ini merupakan penjelasan mengenai kondisi yang ada pada saat ini sebelum sistem yang akan dibuat akhirnya dijalankan. Selain itu, di dalam unsur ini juga terdapat informasi mengenai berbagai kendala dan berbagai masalah yang terjadi pada saat ini. Informasi ini biasanya akan ditampilkan dalam bentuk diagram ataupun flowchart.

3. Tujuan proyek

Unsur selanjutnya adalah tujuan proyek yang akan dikerjakan. Maksud dari adanya unsur ini dalam pembuatan dokumen persyaratan bisnis adalah memberikan kejelasan untuk apa sistem tersebut dibuat dan keuntungan serta kerugian apa saja yang kira-kira akan terjadi jika diterapkan sistem tersebut.

BACA JUGA: Copywriting: Pengertian, Jenis, Contoh dan Cara Membuatnya

4. Gambaran proyek

Maksud dari adanya gambaran proyek adalah menunjukkan penjelasan alur proses sistem yang akan dibuat. Selain itu, gambaran proyek biasanya juga akan ditampilkan dalam bentuk diagram dan flowchart alur dari sistem yang akan dibuat tersebut.

5. Hak akses pengguna

Unsur lainnya adalah penjelasan terkait pembagian kewenangan akses yang ada di dalam sistem. Melalui hak akses ini klien dapat mengetahui siapa saja pengguna dari sistem tersebut dan berbagai akses apa saja yang diterima dari setiap pengguna. Biasanya informasi mengenai hal ini ditampilkan dalam bentuk tabel secara lengkap. 

6. Modul front end dan modul back end

Pada unsur ini, pembuat dokumen persyaratan bisnis juga harus mampu menggambarkan berbagai modul yang terdapat dalam sistem. Hal ini karena modul tersebut nantinya akan dibuat dalam bentuk mock up beserta penjelasan kegiatan pengguna.

BACA JUGA: 8 Contoh Surat Pengunduran Diri untuk Dijadikan Referensi

7. Spesifikasi pembuatan

Selanjutnya adalah unsur spesifikasi pembuatan. Bagian ini akan menampilkan penjelasan mengenai spesifikasi yang digunakan dalam pembuatan serta perekaman di dalam sistem yang akan dibuat tersebut.

8. Timeline

Terakhir adalah unsur timeline. Unsur ini akan menjelaskan tentang detail pekerjaan yang akan dilakukan, meliputi kapan waktu dimulainya dan kapan pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik. Lebih lanjut, beberapa dokumen persyaratan bisnis juga dilengkapi dengan milestone dari timeline sehingga seluruh pihak dapat mengetahui hasil dari setiap pekerjaan yang dilakukan.

Tips menulis BRD

Jika Sedulur berencana untuk menulis dokumen persyaratan bisnis yang sukses, beberapa tips berikut mungkin dapat membantu.  

1. Berorientasi pada tindakan. Dalam menulis dokumen persyaratan bisnis usahakan untuk tidak menggunakan bahasa yang rumit. Sedulur dapat menggunakan bahasa sederhana yang mudah dipahami yang mendorong tindakan.
2. Libatkan pemangku kepentingan. Dalam menulis dokumen persyaratan bisnis sebisa mungkin untuk melibatkan semua pemangku kepentingan proyek dalam kegiatan seperti dengar pendapat, survei, focus discussion group, wawancara, dan ide untuk pembuatan prototipe.
3. Lakukan riset kelayakan. Dalam menulis dokumen persyaratan bisnis, Sedulur harus meneliti beberapa proyek sebelumnya untuk menentukan kelayakan BRD yang akan dibuat. Setelah itu, evaluasi proyek yang Sedulur kerjakan untuk memahami apakah solusi yang diinginkan dapat dikembangkan dalam batasan waktu & biaya yang dimiliki atau tidak.
4. Sertakan visual. Dalam menulis dokumen persyaratan bisnis, visual dan representasi grafis seperti bagan dan diagram, dapat membantu untuk memperkuat penyampaian maksud yang ada dalam dokumen. 
5. Validasi konten. Setelah menulis dokumen persyaratan bisnis, Sedulur dapat meninjau ulang secara menyeluruh sebelum akhirnya dokumen akan didistribusikan. Dengan begitu, Sedulur akan memperoleh validasi informasi dan isinya beserta asumsi-asumsi serta dapat memastikan bahwa semua kesalahan atau kelalaian sudah dikoreksi.

Nah, itulah informasi mengenai business requirements document (BRD) yang merupakan sebuah dokumen penentu bisnis. Semoga informasi ini dapat menambah wawasan Sedulur dalam memahami bagaimana sebuah proyek dapat dijalankan dengan baik, meskipun Sedulur tidak menggunakannya dalam kehidupan sehari-hari.

Mau belanja bulanan nggak pakai ribet? Aplikasi Super solusinya! Mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga tersedia lengkap. Selain harganya murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan belanja lewat handphone. Nggak perlu keluar rumah, belanjaan pun langsung diantar.

Bagi Sedulur yang punya toko kelontong atau warung, bisa juga lho belanja grosir atau kulakan lewat Aplikasi Super. Harga dijamin lebih murah dan bikin untung makin melimpah.