Project Management: Definisi, Tujuan, Pendekatan & Tahapannya

Wahyu Lelyana

31 Oct 2022
8 min read
pengertian project management adalah project management project management adalah

Project management adalah salah atu komponen penting dalam lingkungan profesional terutama perusahaan yang sedang menangani proyek besar. Secara umum, project management adalah proses pengaturan jalannya proyek dalam sebuah perusahaan.

Dalam perusahaan, project management ini harus diperhatikan, agar proyek yang sedang dijalankan dapat berjalan dengan lancar. Lantas apa itu project management dan apa saja tujuannya? Yuk simak penjelasannya berikut ini!

Pengertian

Project management jika diartikan dalam Bahasa Indonesia adalah pengelolaan proyek. Secara umum, pengertian dari project management adalah merujuk pada proses perencanaan hingga eksekusi suatu proyek yang akan dijalankan oleh sebuah perusahaan untuk dapat mencapai tujuan tertentu.

-->

Biasanya project management dipegang oleh seorang yang berprofesi sebagai proyek manager atau manajer proyek. Manager proyek inilah yang nantinya memiliki tanggung jawab untuk mengawasi jalannya proyek sampai ke hal terkecil agar semua proyek yang dikerjakan dapat terselesaikan dengan lancar dan tepat waktu.

Terdapat beberapa tugas inti yang harus dijalankan oleh project management, diantaranya yaitu sebagai berikut.

Menyusun rencana dan rancangan proyek
Membentuk tim yang komunikatif
Menyusun dan menghitung perhitungan anggaran (budgeting)
Mempersiapkan segala sesuatu untuk antisipasi masalah
Mengawasi dan memonitor jalannya proyek
Membuat laporan

Tujuan

Berikut beberapa tujuan yang harus dicapai project management.

Untuk mencapai tujuan atau goals perusahaan
Untuk merencanakan dan menjalankan suatu proyek tanpa hambatan dan masalah
Untuk memanfaatkan peluang bisnis yang ada
Untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dan sumber daya manusia yang bekerja di situ
Untuk melatih kemampuan mengelola risiko
Untuk memaksimalkan potensi setiap anggota tim proyek

Aspek

Dalam project management, terdapat beberapa aspek yang harus diperhatikan. Di antaranya yaitu sebagai berikut.

Ruang lingkup proyek
Integrasi
Biaya
Waktu
Kualitas
Sumber Daya Manusia
Procurement
Komunikasi
Manajemen risiko
Manajemen stakeholder

Manfaat

Berikut manfaat project management adalah sebagai berikut.

Menjadikan tujuan yang sudah ditetapkan lebih jelas dan terfokus.
Memaksimalkan sumber daya manusia yang ada.
Membantu menjaga quality control.
Menciptakan proses yang urut dan runtut dalam pengerjaan proyek.
Membantu pemahaman akan kesuksesan dan kegagalan dalam mencapai tujuan.

Contoh

Jika Sedulur masih kebingungan dalam memahami seperti apa project management, berikut contohnya yang dapat Sedulur pelajari dan pahami.

1. Proyek di bidang manufaktur

Industri manufaktur akan selalu berhubungan langsung dengan proses produksi. Produksi ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Maka dari itu, proses kegiatan atau proyek yang dilakukan adalah dimulai dari perencanaan konsep, metode produksi yang akan dijalankan, perhitungan anggaran yang akan dikeluarkan, perkiraan jangka waktu produksi, sampai produk tersebut selesai dibuat dan siap dipasarkan.

2. Proyek konstruksi

Selain berinivasi dalam menciptakan produk baru, Sedulur juga akan membutuhkan gedung sebagai tempat perusahaan baru untuk beroperasi. Manajer proyek akan mulai merancang konsep, menghitung anggaran, mengukur waktu pengerjaan, hingga mempersiapkan tim yang akan dibutuhkan untuk bisa menyelesaikan proyek ini.

3. Proyek penelitian

Proyek penelitian ini biasanya berhubungan dengan aktivitas pengembangan atau perbaikan suatu produk agar kualitas dan harga jualnya dapat meningkat. Dalam hal ini, penelitian dan observasi dibutuhkan. Project management akan memulai tahapannya dari melakukan analisis target pasar, analisis produk, mengadakan beberapa workshop dan penelitian ilmiah untuk meningkatkan kualitas produk tersebut.

Pendekatan

Dalam project management, ada beberapa jenis pendekatan yang dapat digunakan, yaitu melalui pendekatan tradisional dan pendekatan agile.

Pendekatan tradisional

Pendekatan pertama yang dapat Sedulur gunakan dalam project management adalalah pendekatan tradisional. Pendekatan tradisional dalam hal ini bersifat mendasar dan akan lebih cocok jika dikembangkan pada perusahaan yang bergerak pada bidang manufaktur. Beberapa perusahaan yang menggunakan pendekatan tradisional ini diantaranya adalah produksi komputer, mobil, bangunan dan yang lainnya.

Pendekatan tradisional dibagi lagi menjadi beberapa jenis, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Waterfall

Maksud dari metode pendekatan waterfall yaitu suatu kegiatan tidak akan dikerjakan sebelum kegiatan yang satunya lebih dulu selesai. Jadi, dalam proyek yang dijalankan, semua kegiatan harus diselesaikan satu per satu secara runtut.

2. Critical path method

Dalam metode pendekatan ini, manajer proyek dapat menentukan mana kegiatan yang akan dijadikan sebagai prioritas dan akan dikerjakan terlebih dulu. Dengan menggunakan cara yang satu ini, kegiatan tersebut akan dijalankan dan diselesaikan lebih dulu sebelum memulai kegiatan lainnya. Kegiatan yang dirasa akan menghambat proses pengerjaan proyek akan dijadikan opsi sebagai kegiatan yang terakhir diselesaikan.

3. Critical Chain Project Management (CCPM)

Pendekatan project management dengan menggunakan metode Critical Chain Project Management atau CCPM ini akan berfokus pada sumber daya yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas dan pekerjaan dalam proyek.

Manajer proyek nantinya akan mengidentifikasi tugas dengan tingkat prioritasnya masing-masing. Pekerjaan atau tugas dengan prioritas paling tinggi tentunya akan dikerjakan lebih dulu.

Pendekatan agile

Pendekatan agile dalam project management merupakan sebuah pendekatan yang berfokus pada kolaborasi tim dari pada sengan struktur hierarki. Pendekatan agile dibagi menjadi beberapa jenis. Berikut penjelasannya.

1. Scrum

Pendekatan dengan menggunakan metode scrum memungkinkan para anggota untuk memiliki beban dan tanggung jawab yang sama dengan manajer proyek. Pemimpin dan juga fasilitator dalam pendekatan ini biasanya disebut dengan Scrum Master.

2. Extreme Programming (XP)

Pendekatan dengan menggunakan metode Extreme Programming atau XP ini pada dasarnya dikembangkan secara khusus untuk software engineering. Mengapa demikian? Karena metode ini dianggap sebagai metode yang paling tepat untuk proyek yang kliennya belum mengetahui dan memahami apa saja yang diperlukan untuk proyeknya dan bagaimana penggambaran hasil akhirnya nanti.

3. Adaptive Project Framework (APF)

Pendekatan terakhir adalah pendekatan dengan metode Adaptive Project Framework (APF) yang juga dianggap tepat dan sesuai dengan proyek yang dikerjakan dengan basis teknologi dan informasi. Ini dikarenakan umumnya dalam pengerjaan proyek, dibutuhkan adanya tingkat adaptasi dan fleksibilitas yang tinggi.

Tahapan

Berikut tahapan yang ada dalam project management.

1. Permulaan

Proses pertama yang dilakukan adalah inisiasi proyek. Dalam hal ini terdapat beberapa variable yang harus ditemukan. Adapun variabel yang harus ditentukan di antaranya adalah sebagai berikut.

tujuan proyek
ruang lingkup proyek
memilih manajer proyek
risiko yang berpotensi muncul
budget yang dibutuhkan
perkiraan timeline besa

Dalam proses permulaan ini, poin penting yang harus diperhatikan adalah menentukan tujuan proyek dan hal apa saja yang ingin dicapai, serta ruang lingkup proyek.

2. Perencanaan

Tahapan selanjutnya adalah perencanaan. Pada tahapan ini, manager proyek harus membuat rancangan mengenai keseluruhan proyek dari awal hingga akhir secara detail dan juga rinci. Adapun contohnya yaitu sebagai berikut.

berapa sumber daya manusia yang dibutuhkan
sumber daya eksternal yang dibutuhkan (vendor, supplier)
membuat perencanaan dana (optimis, realistis, dan pesimis)
timeline yang spesifik
rencana pelaksanaan

3. Pelaksanaan

Apabila proses perencanaan sudah dibuat dan disetujui oleh project manager dan juga stakeholder, maka proyek sudah dapat dilaksanakan. Dalam pelaksanaannya, project manager mempunyai tanggung jawab untuk memastikan semua berjalan dengan baik dan sesuai timeline serta anggaran dana yang sudah ditentukan sebelumnya.

Mulai dari memilih sumber daya yang akan mengerjakan proyek, memilih team leader dan anggotanya, membuat kontrak dengan vendor dan pihak eksternal lainnya. Manager proyek juga harus memastikan pekerjaan di lapangan berjalan dengan lancar tanpa ada kendala dengan memilih tim yang sesuai dan juga selalu menjaga komunikasi yang baik dengan anggota tim serta stakeholder.

Karena memiliki banyak tanggung jawab, seorang project management diharapkan memiliki kapasitas yang mumpuni dalam pekerjaannya.

4. Pengawasan

Ketika mengawasi jalannya proyek, seorang project management harus selalu mengukur setiap proses yang ada agar dapat sesuai dengan perencanaan.

Selain itu, ia juga harus melakukan pengawasan agar mengetahui ketika terdapat kesalahan maupun kegiatan yang keluar dari jalur. Pada tahap pengawasa ini, mungkin akan terjadi perubahan atau pembenaran baik dari segi kinerja atau pelaksanaan sistem.

Pada intinya, proses pengawasan ini sangat dibutuhkan agar semua kegiatan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang berlaku,

5. Penutupan

Jika semua proses tahapan di atas sudah dilaksanakan dan disetujui oleh stakeholder, maka proyek dinyatakan sudah selesai. Ketika penutupan berlangsung, project management akan menyelesaikan kontrak dengan pihak eksternal yang sebelumnya sudah terlibat dalam proyek tersebut. Tidak lupa juga untuk membuat arsip dokumen penting dan membuat laporan proyek.

Meskipun demikian, manajemen proyek belum bisa dibilang rampung. Pasalnya, terdapat beberapa proses kelanjutan seperti maintenance dan juga penyelesaian masalah-masalah yang ada. Proses lanjutan tersebut tetap harus masuk ke dalam ruang lingkup kerja project management.

Demikianlah penjelasan tentang pengertian project management, tahapan dan juga pendekatan yang dapat dilakukan. Dengan menggunakan project management, maka perusahaan akan lebih mudah untuk menentukan anggaran dan juga waktu untuk bisa menyelesaikan sebuah proyek serta dapat mengurangi risiko yang mungkin akan timbul selama pengerjaan proyek.

Mau belanja bulanan nggak pakai ribet? Aplikasi Super solusinya! Mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga tersedia lengkap. Selain harganya murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan belanja lewat handphone. Nggak perlu keluar rumah, belanjaan pun langsung diantar.

Bagi Sedulur yang punya toko kelontong atau warung, bisa juga lho belanja grosir atau kulakan lewat Aplikasi Super. Harga dijamin lebih murah dan bikin untung makin melimpah.