Performance Appraisal: Pengertian, Tujuan, Jenis, dan Contohnya

Apa itu performance appraisal?

Mengutip dari Glints dan Ekrut, performance appraisal adalah sebuah metode untuk mengevaluasi kinerja seorang karyawan secara berkala. Penilaian kinerja ini dilakukan dalam rangka memberikan umpan balik (feedback) atas pekerjaan karyawan yang kemudian digunakan sebagai pertimbangan untuk menentukan pemberian kenaikan gaji dan bonus serta kelanjutan hubungan kerja. Penilaian tersebut biasanya disusun oleh atasan langsung dari karyawan yang bersangkutan dengan merujuk pada ekspektasi kompetensi yang ditentukan oleh perusahaan.

Istilah performance appraisal sendiri juga dikenal sebagai performance review, performance evaluation, atau employee appraisal. Sementara dalam bahasa Indonesia, istilah tersebut biasa diterjemahkan sebagai penilaian kinerja.

Tujuan performance appraisal

Secara umum, tujuan dari performance appraisal adalah untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan. Sementara menurut Inc. Magazine, tujuan performance appraisal dapat diuraikan menjadi lima poin sebagai berikut:

• Menilai kinerja karyawan terhadap sasaran posisi
• Meningkatkan kinerja karyawan
• Meningkatkan produktivitas perusahaan
• Menentukan pemberian promosi, perubahan pekerjaan, dan pemutusan hubungan kerja
• Mengidentifikasi apa yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan

BACA JUGA: Pengertian Goals Setting Beserta Manfaat & Cara Mencapainya

Fungsi performance appraisal bagi perusahaan

Pada umumnya, performance appraisal memiliki fungsi untuk memberikan wawasan dalam rangka pengembangan bagi perusahaan maupun karyawan. Secara lebih rinci, fungsi performance appraisal dapat dibagi menjadi dua kategori, yaitu fungsi untuk perusahaan atau organisasi dan fungsi untuk karyawan. Adapun fungsi performance appraisal untuk perusahaan dapat diuraikan sebagai berikut:

• Menangani masalah terkait perilaku karyawan.
• Mendukung karyawan dalam pengembangan karier dan keterampilan.
• Mendorong karyawan untuk berkontribusi lebih banyak bagi perusahaan melalui keterampilan yang dimiliki.
• Membantu manajemen melakukan identifikasi dalam rangka meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
• Sebagai dasar bagi manajemen untuk membuat keputusan saat harus melakukan PHK, pemecatan hingga mengisi peran yang kosong dalam organisasi.

Fungsi performance appraisal bagi karyawan

Sementara, berikut beberapa fungsi performance appraisal bagi karyawan.

• Mengetahui area spesifik keterampilan dan karier yang bisa ditingkatkan.
• Sebagai kesempatan untuk berdiskusi dengan atasan tentang tujuan jangka panjang sebagai karyawan.
• Mendapat motivasi dan dorongan sehingga bisa berkontribusi lebih banyak bagi organisasi.
• Sebagai dasar untuk mengidentifikasi peluang pengembangan.
• Mengetahui penghargaan yang diberikan oleh organisasi atas kontribusi yang dilakukan selama ini.

BACA JUGA: 20 Contoh Deskripsi Diri dalam CV yang Dijamin Dilirik Rekruter!

Jenis-jenis performance appraisal

Terdapat beberapa jenis atau metode yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja seorang karyawan, terlebih dalam kaitannya dengan pencapaian yang sudah diperoleh dalam periode waktu tertentu. Berikut beberapa jenis penilaian kinerja yang umum dilakukan oleh perusahaan untuk mengevaluasi karyawannya.

1. Penilaian tradisional

Jenis yang pertama adalah penilaian tradisional di mana atasan akan mengevaluasi kinerja karyawan melalui diskusi secara tatap muka. Diskusi tersebut dilakukan dengan didasari pengamatan atasan atas kemampuan karyawan dan hasil kerja yang dicapai sesuai dengan deskripsi pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan tersebut. Hasil dari penilaian itu akan menjadi pertimbangan dalam menentukan persentase kenaikan gaji atau keperluan pengembangan karier di perusahaan.

2. Employee-initiated review

Employee-initiated review adalah metode evaluasi kinerja di mana seorang karyawan memiliki hak untuk meminta penilaian dari atasannya. Penilaian ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan penilaian konvensional. Sebaliknya, penilaian ini bertujuan untuk mendorong sikap manajemen diri pada karyawan. Selain itu juga mendukung terciptanya komunikasi reguler antara seorang karyawan dengan atasannya.

3. Self-appraisal

Sesuai dengan namanya, self-appraisal adalah metode penilaian kinerja yang memungkinkan seorang karyawan untuk melakukan penilaian atas kinerja mereka sendiri. Dengan kata lain, setiap karyawan didorong untuk bisa menilai prestasi maupun kegagalan yang mereka lakukan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

Selain bertujuan untuk menilai kinerja, metode ini sekaligus dapat membangun manajemen diri seorang karyawan. Meski begitu, penilaian ini tidak dapat menggantikan hasil evaluasi yang dilakukan oleh manajer atau atasan karyawan tersebut.

4. Feedback 360 derajat

Secara sederhana, feedback 360 derajat merupakan cara evaluasi yang melibatkan berbagai pihak yang berkaitan langsung dengan pekerjaan seorang karyawan. Mulai dari atasan, rekan kerja, bawahan, pelanggan, hingga karyawan yang bersangkutan. Metode ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran individu tentang dampak pekerjaan mereka terhadap sekitarnya, baik di lingkungan perusahaan maupun di luar perusahaan.

5. Penilaian psikologis

Penilaian psikologis adalah metode dalam performance appraisal yang berfokus pada analisis kinerja karyawan di masa depan. Penilaian ini menggunakan tujuh komponen, di antaranya keterampilan kepemimpinan (leadership), intelektual, interpersonal, kecerdasan emosional, dan kemampuan kognitif.

Umumnya metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara, diskusi, hingga tes psikologi. Dengan metode yang cukup rumit tersebut, diharapkan perusahaan maupun karyawan itu sendiri dapat menemukan potensi yang tersembunyi di dalam dirinya.

BACA JUGA: Pengertian Resume Beserta Unsur, Tips & Cara Membuatnya

Metode pengumpulan data performance appraisal

Dalam proses penilaian kinerja karyawan diperlukan sebuah metode untuk mengumpulkan data. Dengan demikian dapat diperoleh data-data sebagai bahan untuk melakukan penilaian. Dilansir Glints dan Ekrut, terdapat dua jenis metode berdasarkan pendekatannya, yaitu past-oriented method yang berorientasi pada hasil kerja dan future-oriented method yang berorientasi pada tujuan. Untuk lebih jelasnya, berikut definisi masing-masing metode. 

Past-oriented method

Past-oriented method merupakan metode pengumpulan data yang berorientasi pada hasil kerja karyawan. Metode ini dijalankan dengan sejumlah cara, di antaranya sebagai berikut.

1. Checklist berupa daftar pertanyaan dengan jawaban “ya” dan “tidak.”
2. Skala penilaian yang terdiri atas beberapa skala numerik yang mewakili kriteria kinerja terhadap pekerjaan, di antaranya adalah hasil kerja, inisiatif, dan sikap.
3. Critical incident method, yaitu menganalisis perilaku krisis karyawan yang mempengaruhi performa dalam bekerja.
4. Paired comparison method atau membandingkan kinerja seorang karyawan dengan karyawan lain dalam kelompok yang sama. Hasil perbandingan ini biasanya ditunjukkan dengan peringkat.

Future-oriented method

Future-oriented method adalah metode pengumpulan data dengan berorientasi pada tujuan. Umumnya metode ini digunakan untuk mengetahui harapan karyawan terhadap perusahaan. Berikut beberapa cara yang digunakan dalam penerapan metode ini.

1. Psychological appraisal, yaitu menilai potensi karyawan untuk kinerja di masa depan melalui wawancara secara mendalam, tes psikologi, dan diskusi.
2. Feedback 360 derajat yang dilakukan secara sistematis dengan melibatkan pihak-pihak yang berkaitan dengan pekerjaan karyawan terkait.

Tahapan performance appraisal

Setelah mengetahui pengertian performance appraisal, fungsi, jenis-jenis, dan metode pengumpulan data yang digunakan, berikutnya Sedulur perlu memahami tahapan apa saja yang ada dalam proses performance appraisal. Berikut lima tahapan dalam penilaian kinerja yang perlu diperhatikan.

1. Menetapkan standar kinerja

Tahap pertama dalam performance appraisal adalah menetapkan standar kinerja yang harus dicapai oleh karyawan. Standar kinerja ini meliputi prestasi, keterampilan, maupun output atau hasil yang disusun menjadi analisis jabatan atau deskripsi jabatan. Perlu dicatat bahwa standar kinerja yang baik dibuat secara jelas dan objektif sehingga dapat terukur.

2. Mengenalkan standar kinerja kepada karyawan

Setelah standar kinerja disusun, atasan atau manajer perlu mengkomunikasikan kepada karyawan terkait. Dengan begitu, setiap individu dapat mengetahui capaian kerja seperti apa yang harus diperoleh dan harapan perusahaan terhadap kinerja mereka. Agar penilaian kinerja dapat berjalan baik, dalam tahap ini diperlukan adanya komunikasi dua arah antara atasan dan karyawan.

3. Membandingkan hasil dengan standar yang sudah ditentukan

Setelah standar kinerja diketahui oleh setiap individu karyawan, tahap selanjutnya yang harus dilakukan adalah mengukur kinerja nyata berdasarkan data yang sudah dikumpulkan. Penilaian kinerja ini harus dilakukan secara objektif berdasarkan data yang ada.

Berikutnya, dilakukan analisis dengan membandingkan antara standar kinerja yang sudah ditentukan dengan hasil kinerja nyata yang diperoleh. Perbandingan ini dapat menunjukkan apabila terdapat hal-hal yang tidak sesuai atau menyimpang antara kinerja nyata dengan standar kinerja.

4. Mendiskusikan hasil penilaian

Setelah diperoleh hasil penilaian termasuk perbandingan antara kinerja nyata dengan standar kinerja ideal yang diharapkan, atasan perlu menyajikan hasil tersebut kepada karyawan. Penyajian data ini dilakukan dengan melakukan diskusi sehingga karyawan dapat mengetahui hasil pencapaian kerjanya serta kekurangan yang perlu untuk diperbaiki.

5. Menentukan tindakan perbaikan

Penilaian kinerja atau performance appraisal tidak hanya dilakukan untuk mengetahui hasil kinerja seorang karyawan. Melainkan juga memiliki tujuan untuk pengembangan keterampilan maupun karier karyawan terkait. Untuk itu, setelah mendapatkan hasil penilaian, perlu dilakukan tindakan korektif atau perbaikan. Tindakan ini terutama diperlukan jika terdapat penyimpangan atau ketidaksesuaian antara standar kinerja yang diharapkan dengan kinerja nyata yang diperoleh.

BACA JUGA: Tugas General Affair Fungsi & Perannya di Suatu Perusahaan

Contoh performance appraisal

Hasil penilaian kinerja biasanya ditampilkan dalam sebuah form khusus. Berikut contoh template form penilaian kinerja karyawan.

Contoh 1

PERFORMANCE APPRAISAL FORM

Dengan ini, kami ingin mengajukan Formulir Penilaian Kerja Karyawan sebagai berikut:

Nama: 

NIK:                                   

Jabatan:

Departemen:

Periode Penilaian:

I. Absensi dan Keterlambatan

Sebab dan Jumlah Hari Absen

• Sakit: … hari
• Izin: … hari
• Alpha: … hari

Keterlambatan: pernah/tidak; jika pernah: … kali terlambat dalam 4 bulan

Datang siang: pernah/tidak; jika pernah : … kali datang siang dalam 4 bulan

Pulang lebih Cepat: pernah/tidak; jika pernah : … kali pulang cepat dalam 4 bulan

II. Penilaian Hasil Kerja Karyawan

III. Rekomendasi

Contoh 2

Demikian penjelasan tentang performance appraisal, mulai dari pengertian, tujuan, jenis, hingga contoh form yang umum digunakan untuk menyajikan hasil penilaian kinerja. Semoga informasi ini bisa menambah wawasan Sedulur terutama terkait masalah karier, ya!