Tugas General Affair Fungsi & Perannya di Suatu Perusahaan

Pekerjaan selalu identik dengan keberadaan organisasi-organisasi yang berada di kantor. Mulai dari istilah HRD atau Human Resources Development, Human Resources (HR), petinggi perusahaan, dan pastinya General Affair. Ketiganya memiliki peran dan fungsinya masing-masing dalam proses berjalannya perusahaan. Namun hal yang paling menarik di perangkat di perusahaan adalah General Affair. General Affair adalah segala hal menyangkut tentang kepentingan di perusahaan.

Semuanya harus jelas dalam segala hal baik dari tujuan ataupun prospek ke depannya. Segala urusan yang ada di dalam kantor, nantinya akan banyak diurus oleh seorang General Affair. Nah, masih penasaran dengan peran atau fungsi dari GA? Ini, yuk simak artikel selengkapnya di bawah ini Sedulur!

BACA JUGA: Contoh Jawaban yang Tepat untuk Alasan Melamar Pekerjaan

Pengertian General Affair

Istilah ini kerap muncul saat Sedulur bekerja di perusahaan nasional hingga multinasional. Namun juga ada pada beberapa perusahaan start up atau rintisan kerap menghadirkan posisi ini. GA atau General Affair adalah semacam supporting unit atau biasa dinamakan dengan unit pembantu pada sebuah perusahaan. Tugas General Affair adalah memberikan layanan untuk semua unit yang berada di perusahaannya. Baik mengenai masalah administrasi sampai dengan pengelolaan segala kegiatan di perusahaan.

-->

Lingkup pekerjaan dari General Affair dapat dikatakan sangat bervariasi, karena mereka sering bertugas dalam segala pengurusan tentang fasilitas kantor. Mulai dari masalah maintenance gedung kantor, keperluan alat yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan, kesehatan karyawan, penerimaan tamu kantor, hingga permasalahan soal undang-undang ketenagakerjaan.

Tugas General Affair tak hanya sampai di situ, sebab mereka juga harus melakukan kegiatan tanggung jawab dengan warga atau masyarakat. Biasanya kegiatan ini dinamakan dengan Corporate Social Responsibility atau kerap disingkat dengan CSR. Semua dijalankan oleh GA selalu unit pembantu pada perusahaan.

BACA JUGA: Fantastis! Ini Daftar Gaji Masinis KAI & KRL Serta Tunjangannya

Melihat peran General Affair

General Affair (GA) adalah posisi dalam suatu perusahaan yang umumnya berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional. Hadirnya General Affair atau biasa dinamakan dengan GA sering dikatakan sebagai unit pembantu. Namun sebenarnya tugas, pokok, dan fungsi (tupoksi) GA sangat kompleks dan cukup sibuk. Sehingga, perusahaan harus mempunyai manajemen bagus agar peran GA menjadi maksimal sekaligus perusahaan mendapat citra positif dari pelanggan.

Tugas General Affair adalah sangat penting bagi perusahaan, mengingat divisi ini menyediakan segala kebutuhan alat kantor mulai dari alat tulis, alat kebersihan dan berbagai alat kantor lainnya. Pemberian layanan yang dilakukan oleh GA semata-mata demi meningkatkan produktivitas karyawan dalam bekerja. Jadi bisa memberikan pengaruh ke pelanggan bisa menjadi lebih baik dan maksimal

Karena mempunyai tugas komplek dan super sibuk, membuat gaji General Affair berkisar antara Rp4 juta sampai dengan Rp5 juta. Gaji tersebut masih belum dengan insentif lembur, bonus, tunjangan kinerja, hingga THR.

Syarat menjadi General Affair

Di banyak perusahaan Indonesia sering membuka lowongan menjadi GA, tentunya dengan persyaratan lengkap dan sang kandidat memahami peran ini. Aturan ketat kerap diterapkan banyak perusahaan demi mendapatkan GA yang mumpuni dan siap memberikan layanan terbaik buat perusahaan serta membangun citra positif perusahaan di mata masyarakat. Menjadi GA harus memiliki latar belakang pendidikan minimal S1. Jika Sedulur berminat menjadi GA atau General Affair maka perlu menyimak ulasan di bawah ini.

BACA JUGA: 12 Cara Perkenalan Diri yang Baik Saat Interview dan Contohnya

1. Siap bekerja secara tim dan individu

Perusahaan yang membuka lowongan untuk General Affair kerap menyampaikan persyaratan kepada calon karyawannya. Salah satunya mereka harus bisa bekerja secara tim dan individu. Aturan semacam ini sudah menjadi Standar Operasional Prosedur (SOP) pada sebuah perusahaan. Dunia pekerjaan profesional selalu bergelut dengan komunikasi dengan banyak orang. Mulai dari rekan kerja, karyawan hingga bos. Sehingga menjadi GA, Sedulur tidak boleh bersikap skeptis, melainkan harus terbuka untuk selalu  bekerja dengan siapa saja. Meski peran GA sangat komplek di perusahaan, jadi pastikan dapat bekerja secara individu ataupun secara tim.  

2. Latar belakang pendidikan

Soal pendidikan menjadi GA pastinya minimal seorang karyawan berasal dari D3 ataupun S1. Namun untuk background pendidikan sampai sekarang masih menjadi pertanyaan. Sebab, tidak ada jurusan pasti untuk mengisi posisi ini, mengingat hampir semua perusahaan kerap memberikan persyaratan semua jurusan asalkan masih memiliki pengalaman terkait.

Meski demikian, ada beberapa perusahaan di Indonesia kerap membuka lowongan GA dengan latar  belakang pendidikan S1 Ilmu Hukum atau Manajemen. Mengingat dua jurusan tersebut, masih berkaitan dengan pekerjaan GA yaitu mengurusi undang-undang ketenagakerjaan dan kesejahteraan karyawan.

3. Paham soal administrasi perusahaan

Tak hanya dilihat dari latar belakang pendidikan, menjadi GA harus benar-benar memahami administrasi perusahaan. Perusahaan adalah tempat terjadinya segala macam kegiatan mulai dari produksi dan berkumpulnya segala macam faktor produksi. Pastinya setiap perusahaan terdaftar di pemerintah bahkan ada pula yang tak terdaftar. Tentunya perusahaan ini punya badan untuk perusahaannya.

Kompleksnya situasi di perusahaan membuat seorang General Affair job description-nya adalah mengurusi segala macam administrasi pada perusahaan. Jadi menjadi GA harus benar-benar sangat paham akan administrasi.

4. Paham SOP perusahaan

Selain administrasi pada perusahaan, General Affair sebelum bekerja untuk perusahaan harus memahami adanya Standar Operasional Prosedur atau biasa dinamakan dengan SOP. SOP kerap menjadi acuan perusahaan saat melakukan aktivitas dan kegiatan yang dilakukan karyawan. Sehingga GA sebelum menjalankan tugasnya benar-benar memahami SOP, demi melancarkan segala tugas yang dilakukan. Jangan sampai GA tidak memahami SOP, maka yang ada bisa mendapat peringatan dari bos dan mendapat surat peringatan atau SP 1.

Apabila terjadi pelanggaran maka seorang GA harus siap menerima segala konsekuensi. Termasuk dalam mendapatkan kompensasi dari HRD atau Human Development Resources yang bertugas pada perusahaan tersebut. Perusahaan juga tak boleh sembarangan merekrut General Affair selain harus paham dengan SOP, mengingat tugas GA sangat besar dan sangat mempengaruhi dalam hal kemajuan bisnis.

BACA JUGA: 12 Contoh Surat Tugas Berbagai Jenis dan Cara Membuatnya

Melihat tugas General Affair

Banyak orang beranggapan tugas HRD dan General Affair sama yaitu mengurus segala hal internal di perusahaan. Memang benar sehingga kerap dinamakan dengan Human Resources General Affair atau kerap dinamakan HRGA. Human Resources General Affair adalah gabungan dari departemen Human Resources dan General Affair. HR atau Human Resources mempunyai tugas dalam mencari kandidat karyawan yang sesuai kriteria perusahaan, sementara GA lebih kepada layanan segala kebutuhan dan diperlukan oleh kantor.

Mengenal Human Capital & General Affair

Ada beberapa perusahaan mengistilahkan Human Resource dengan nama Human Capital. Lantas apa itu Human Capital? Secara harafiah, Human Capital atau HC merupakan modal manusia. Namun untuk penjelasan lengkapnya adalah modal manusia yang berisi tentang sekumpulan aspek, pengetahuan, keahlian, kemampuan sampai dengan ketrampilan dan menjadikan manusia sebagai aset pada perusahaan. Sehingga ke depan jika ada karyawannya sudah tak menjadi bagian dari perusahaan tetap dapat menggunakan segala pengetahuan yang dimiliki karyawan tersebut. Dengan ini, maka sudah bisa dilihat jika perusahaan pasti menganggap karyawan adalah modal atau capital berharga untuk sebuah perusahaan.

Tak hanya itu, karyawan tersebut tetap diingat perusahaan karena sudah dihargai jerih payahnya. Sehingga dijadikan semacam legacy oleh perusahaan di mana si karyawan pernah bekerja tersebut. Keberaan HC tentunya masih berkaitan dengan internal perusahaan, sehingga hampir sama dengan GA.

General Affair atau GA pada sebuah perusahaan sangat penting demi menjaga kredibilitas perusahaan. GA merupakan unit pembantu dalam perusahaan dan bertugas dalam hal fasilitas kantor perusahaan. Karena HC dan GA sama-sama mengurusi internal perusahaan, maka kerap dinamakan dengan Human Capital and General Affair. Human Capital and General Affair adalah departemen yang berada pada Divisi Administrasi dan Keuangan. Tugas dan fungsi departemen ini ialah membantu Direktur Utama dalam urusan pengelolaan SDM dan bagian umum.

1. Fungsi HC & GA

Memahami divisi ini tak hanya dilihat dari pengertiannya saja, namun juga dilihat dari fungsinya. Fungsi umum peran Human Capital and General Affair adalah pengembangan sumber daya manusia di perusahaan di mana karyawan adalah aset berharga serta dilakukan secara profesional oleh perusahaan tersebut. Tak hanya itu, pengelolaan sumber daya manusia adalah untuk mendukung kelancaran program kerja departemen.

2. Tanggung jawab HC & GA

Punya tanggung jawab mengelola sumber daya manusia agar dapat menjadi aset perusahaan, maka Sedulur harus mengetahui tanggung jawab sesungguhnya dari departemen ini. Ada dua tugas dari divisi HC & GA mulai dari urusan administrasi dan kepegawaian sampai dengan mengurusi tentang manfaat dan fasilitas. Kedua tugas tersebut, masih dibagi lagi menjadi beberapa poin penting mulai dari perekrutan, administrasi, kesehatan karyawan dan masih banyak lagi. Penasaran? Yuk, simak ulasan selengkapnya di bawah ini.

3. Rekrutmen dan seleksi karyawan oleh divisi HC & GA

• Tugas pertama adalah membuat SOP rekrutmen dan seleksi karyawan baru
• Tugas kedua membuat form kebutuhan karyawan untuk user lalu memberikan kepada user apabila membutuhkan.
• Divisi ini memiliki tugas membuat draf pengumuman pembukaan lowongan kerja.
• Menyebarkan pembukaan lowongan pekerjaan ke media dan instansi dan sudah disetujui pihak HR.
• Menyusun waktu rekrutmen dan meng-update daftar terkini soal pendaftar atau calon karyawan.
• Membalas email ke pendaftar yang tidak terpilih.
• Menghubungi pendaftar yang dinyatakan lolos wawancara.
• Membantu segala proses yang dibutuhkan karyawan baru mulai dari peralatan seperti meja kerja, ATK dan PC.
• Membuat acara pengenalan perusahaan dan ditujukan kepada karyawan baru. Atau biasa dinamakan masa orientasi karyawan baru.

4. Database karyawan di kantor oleh HC & GA

• Tugasnya adalah membuat SOP tentang personal filling karyawan mulai dari offline dan online.
• Memperbaharui biodata karyawan secara berkala dengan waktu maksimum setiap bulan.
• Selanjutnya menyesuaikan input mengenai personal filling dengan bagian payroll.
• Memperbaharui data diri mengenai karyawan tahunan memakai form baku.

5. Promosi dan demosi oleh HC & GA

• Tugas pertama di tahap ini HC & GA adalah mengajukan hasil penilaian promosi ke Direktur Utama.
• Melakukan koordinasi dengan divisi performance appraisal atau input soal penilaian KPI karyawan.
• Melakukan program demosi dengan melakukan koordinasi pada bagian hubungan industrial dan kemudian menyampaikannya ke Direktur Utama perusahaan.

6. Mutasi, pensiun, dan PHK

• Melakukan koordinasi pada bagian staf administrasi HC tentang pembuatan Surat Keputusan.
• Melakukan penyusunan jadwal dan agenda mengenai orientasi terhadap karyawan baru.
• Menyusun draft pemutusan soal hubungan kerja (PHK) + kompensasi pesangon yang didapatkan dan form mengenai pengunduran karyawan.
• Melakukan kerja sama dengan bagian administrasi HC dan membuat semacam surat keputusan tentang mutasi karyawan.
• Menerima beragam informasi dari manajer HC mengenai mutasi karyawan.

6. Keadministrasian  

• Menyusun Standar Operasional Prosedur atau kerap dinamakan dengan SOP soal cuti dan form.
• Menyusun surat keputusan atau SK soal penerimaan karyawan baru pada lingkungan perusahaan.
• Menyusun draf PKWTT/PKWT lalu bekerjasama dengan divisi hubungan industrial.
• Menyusun form masa percobaan atau probation karyawan.
• Menyiapkan segala form soal pinjaman karyawan.
• Membantu dalam urusan pengelolaan pengunjung Visiting Researcher (VR).
• Membantu dalam proses koordinasi riset dan menyusun SOP tentang pengelolaan Visiting Researcher.

8. Pelayanan kesehatan

• Membantu dalam hal penyediaan layanan soal pendaftaran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
• Membantu dalam proses pengajuan reimbursement kesehatan untuk bagian direksi dan manajer.
• Menyusun tentang laporan bulanan dan tahunan soal pengeluaran pada pembayaran BPJS dan mengenai reimbursement.

9. Layanan pribadi

• Menyusun tentang sistem pengaduan kepada seluruh karyawan yang ada di kantor tersebut.
• Memberi layanan tentang konsultasi pribadi dan pekerjaan kepada karyawan.
• Melakukan serangkaian tes psikotes dan bebas narkoba kepada seluruh karyawan baru dan lama untuk mutasi jabatan.
• Menyusun tentang laporan bulanan dan tahunan mengenai program pelayanan pribadi.

10. Mengurus gaji dan kinerja karyawan

• Menyusun rancangan dan mengontrol soal pelaksanaan Key Performance Indicator (KPI) Performance Management System.
• Menyusun soal perencanaan gaji bulanan, melakukan sebuah proses reward.
• Menjaga hubungan industrial baik antara karyawan dengan perusahaan di mana tempat mereka bekerja.
• Melakukan riset atau analisis kerja atau Job Analysis dan evaluasi kinerja.
• Menyusun serta membuat draf mengenai Structural and Levelling Grading System.

11. Pelatihan & pengembangan karyawan baru

• HC & GA membantu manajer dalam perusahaan dalam hal menyusun TNA atau kerap dinamakan Training Need Analysis.
• Melaksanakan lalu mengatur tentang pelatihan internal dan eksternal karyawan.
• Melakukan tahapan evaluasi mengenai hasil pelatihan kepada karyawan.
• Membuat perencanaan soal biaya dan pelatihan karyawan.
• Melakukan proses koordinasi terhadap semua pimpinan Divisi atau bagian Departemen dalam pelaksanaan proses training pada karyawan.

Fungsi General Affair

Secara umum tugas seorang GA tak hanya menyangkut masalah fasilitas di kantor. Namun ada pekerjaan lebih komplek lagi dari GA. Maka dari yuk simak penjelasan selengkapnya di bawah ini Sedulur.

• Melakukan penilaian soal kondisi fasilitas yang sedang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran. Misalnya pertimbangan mengenai pemenuhan kebutuhan perbaikan fasilitas toilet.
• Melakukan perawatan dalam segala aspek di lingkungan kantor. Mulai dari kebersihan tampilan luar, lingkungan kantor seperti lahan parkir dengan aman.
• Melakukan hubungan baik dengan para supplier mengenai barang dan jasa. Termasuk di dalamnya soal membuat kontrak kerja. Kemudian kepastian soal pembayaran tepat waktu.
• Merancang Standar Operasional Prosedur (SOP). Fungsi keberadaan GA adalah menciptakan, mengembangkan dan kemudian melakukan implementasi sistem kerja atau mengenai prosedur pengadaan hingga perawatan.
• Mempersiapkan soal laporan berkala mengenai keperluan rapat anggaran perusahaan. Pada laporan keuangan harus tersusun mulai dari aset, beban biaya kantor sampai dengan penilaian efektivitas mengenai investasi internal di perusahaan.

Demikian ulasan mengenai pengertian General Affair. Mulai dari penjelasannya, tugas, fungsi sampai dengan perannya. Semoga ulasan di atas menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang segala perangkat pada perusahaan.

Mau belanja bulanan nggak pakai ribet? Aplikasi Super solusinya! Mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga tersedia lengkap. Selain harganya murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan belanja lewat handphone. Nggak perlu keluar rumah, belanjaan pun langsung diantar.

Bagi Sedulur yang punya toko kelontong atau warung, bisa juga lho belanja grosir atau kulakan lewat Aplikasi Super. Harga dijamin lebih murah dan bikin untung makin melimpah.