Etika Mengirim Email yang Harus Diketahui Oleh Professional

1. Menyebutkan subjek secara jelas

Etika mengirim email yang pertama adalah Sedulur harus memperhatikan subjek email. Dikutip dari Indees, subjek adalah bagian terpenting dalam sebuah email. Hal ini karena subjek email menjadi hal yang pertama kali akan dilihat oleh penerima email. Subjek email ini biasanya berisi tentang tujuan atau pokok pembahasan yang ingin disampaian si pengirim email. Agar terlihat lebih professional, pastika subjek yang ditulis memiliki tingkat relevansi yang tinggi dengan ini email. Pastikan juga ketika menulis subjek menggunakan kata yang mudah dipahami oleh penerima email. Menurut Business Insider, alangkah baiknya ketika menulis subjek email tidak lebih dari delapan kata.

Misalnya, “Lamaran Pekerjaan Bagian Keuangan”. “Permohonan Penggantian Jadwal Wawancara” dan yang lainnya. Tulislah dengan huruf kapital pada setiap awal kata untuk menunjukkan bahwa email yang dikirim bersifat formal.  

2. Gunakan alamat email yang professional

Jika Sedulur bekerja di sebuah perusahaan, alangkah baiknya menggunakan email resmi kantor dan sebisa mungkin hindari email pribadi. Bahkan ketika melamar kerja menggunakan dengan email pribadi, email harus terkesan resmi. Jangan menggunakan alamat email sisa-sisa masa alay. Selain terlihat alay dan menggelikan, penggunaan alamat email konyol untuk komunikasi yang penting dan formal dapat mengurangi tingkat profesionalitas.

Sedulur dapat menggunakan nama lengkap agar terlihat lebih sopan dan professional. Seperti ‘fatmawati.rahayu@xxx.com’ atau ‘fatmarh@xxx.com’ agar lebih mudah terbaca.

3. Tuliskan salam pembuka dan penutup

Seperti halnya percakapan melalui telepon, dalam email pun harus  juga menyertakan salam pembuka dan juga salam penutup. Misalnya dengan menuliskan “Hai xxx,” dan salam penutup seperti “Terima kasih,” dan diakhiri dengan nama. Sedulur juga dapat menggunakan nama panggilan jika sudah sering berbalas email dengan orang yang dituju. Akan tetapi, jika baru kenal, sebaiknya gunakan nama lengkap si penerima email.  Jika email yang dikirim bersifat formal, maka  alangkah baiknya menggunakan salam pembuka “Dengan Hormat” atau “Yang Terhormat”. 

4. Aturan berkirim email penggunaan huruf besar dan tanda baca

Kalimat yang menggunakan huruf kapital sama halnya dengan berteriak di dunia nyata. Maka dari itu jangan pernah menulis email dengan huruf kapital seluruhnya. Tak hanya itu, tanda seru yang terlalu banyak mengindikasikan bahwa Sedulur terlalu emosional ketika berkirim email. Sedulur hanya perlu menggunakan tanda seru satu kali saja, itupun jika benar-benar dibutuhkan.

BACA JUGA :  12 Contoh Jawaban Motivasi Melamar Kerja Agar Diterima HRD

5. Kirimkanlah email secara singkat, padat, dan langsung “to the point”

Tidak semua orang suka membaca bacaan atau instruksi yang terlalu panjang. Mengingat kesibukan orang yang berbeda-beda, sebaiknya Sedulur mengirim email dengan kalimat yang tidak terlalu panjang. Jika isi emailnya cukup banyak, pisahkan ke dalam attachment.

6. Gunakan kata-kata yang umum

Kesalahpahaman dalam berkomunikasi memang sering terjadi terlebih lagi jika perbedaan budaya adalah penyebabnya. Akan tetapi, jangan jadikan hal ini sebagai masalah yang besar. Sedulur hanya perlu memilih kata-kata umum yang sering dibaca atau didengar oleh banyak orang. Carilah referensi yang cukup mengenai tata cara penulisan email yang baik dan benar sesuai dengan etika menulis e-mail pada umumnya. Juga tak lupa untuk menggunakan bahasa se-formal mungkin agar tak ada kesalahpahaman yang terjadi atas e-mail yang akan dikirim

7. Gunakan bahasa resmi

Dalam penggunaan bahasa yang remiini tentunya pengirim email juga perlu memperhatikan penulisan dalam setiap kata yang dituliskan. Perhatikan tanda baca dan juga penggunaan huruf kapital seperti penggunaan huruf kapital untuk nama penerima yang akan dituju. Dari keseluruhan tersebut Sedulur juga harus memastikan bahwa penulisan tidak typo, karena hal tersebut terkesan tidak teliti.

8. Hindari mengirim attachment yang terlalu besar

Meski akses internet sudah semakin cepat, akan tetapiyang perlu disadari adalah tidak semua tempat memiliki kualitas internet yang bagus juga. Jadi, pada aturan mengirim email yang baik biasanya usahakan attachment yang dikirim besarnya tidak melebihi 1 MB. Jika Sedulur harus  mengirim file yang lebih besar ukurannya, Sedulur dapat menggunakan media lain seperti FTP ( file transfer protocol ) atau lewat file sharing seperti Dropbox.

9. Perhatikan kembali sebelum CC atau menge-klik reply all

Hal yang perlu Sedulur lakukan ketika mengirim email adalah memperhatikan email sebelum CC atau mengeklik reply. Intinya adalah jangan mengirim email kecuali benar-benar perlu. Jika Sedulur menerima email untuk banyak penerima, pikirkan dulu apakah Sedulur harus membalas ke semua orang, atau cukup ke pengirim email terutama jika percakapannya lebih privat.

10. Cek ulang sebelum dikirim

Etika mengirim email yang selanjutnya adalah Sedulur harus membaca kembali email sebelum dikirim untuk menghindari salah pengetikan yang mengakibatkan salah persepsi bagi penerima. Apalagi untuk email yang bersifat penting dan juga rahasia, harus mengikuti aturan berkirim email khusus. Perhatikan dengan detail, dan koreksi kembali jika ada kata-kata atau kalimat yang dirasa masih rancu atau justru menimbulkan makna yang ambigu. Sedulur pun bisa mengecek tulisan berkali-kali sebelum kamu mengirim email tersebut. Cara ini akan meminimalisir kesalahan mengirim email.

BACA JUGA :  Komisaris adalah: Pengertian, Tugas, Gaji & Tanggung Jawabnya

11. Gunakan BCC untuk email yang dikirim ke banyak orang

Bagi email yang dikirim ke banyak orang, Sedulur dapat memanfaatkan fitur BCC (Blind Copy Carbon), apalagi jika para penerima tidak saling mengenal. Sedulur akan dianggap sangat tidak profesional saat orang yang dikirimi email tahu bahwa Sedulur mengirim email yang sama ke puluhan orang lain. Terlebih kerahasiaan informasi harus dijaga agar email penerima yang lain tidak dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang tidak bisa bertanggung jawab.

12. Gunakan signature dengan tepat

Buatlah signature yang tepat untuk setiap email yang akan dikirim. Setidaknya memuat nama, nama perusahaan, alamat, dan juga nomer extension. Hindari membuat signature yang terlalu panjang dan detail, apalagi ditambah dengan logo atau gambar yang terlalu berat. Sebab akan sia-sia saja jika logo atau gambar tersebut nantinya tidak terlihat.

13. Perhatikan waktu mengirim email yang tepat

Usahakan untuk tidak mengirim email pada jam-jam istirahat, seperti pukul 3 dini hari misalnya. Selain dianggap tidak sopan, mengirim email di jam istirahat dapat membuat orang beranggapan bahwa Sedulur adalah workaholic atau tidak pandai untuk mengatur waktu. 

BACA JUGA : Gaji Perawat di Rumah Sakit, Klinik & Puskesmas Indonesia

Contoh 1

To : hrd@gramedia.id
Cc : –
Subject : Digital Marketing / Surat Lamaran Kerja

Dengan hormat,

Perkenalkan saya,

Nama : Joko Purwanto
Umur  : 26 tahun
Jenis Kelamin : Laki-Laki
Pendidikan Terakhir  : S1 Ekonomi
No. Telepon  : 081335775788

Dengan surat lamaran ini saya mengajukan permohonan kerja di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin untuk menempati posisi sebagai posisi Digital Marketing. Saya memiliki pengalaman bekerja sebagai Digital Marketing selama 5 tahun di 2 perusahaan. Keahlian saya adalah dapat mengelola campaign iklan di Google Ads, Facebook/IG ads dan Tik Tok Ads. Selain itu saya juga memiliki beberapa sertifikasi resmi terkait digital marketing.

Sebagai bahan pertimbangan saya telah melampirkan beberapa berkas penting sebagai berikut:

1. Daftar Riwayat Hidup
2. Scan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
3. Scan Ijazah Terakhir
4. Scan Surat Keterangan Dokter
5. Pas Photo format .jpeg (1 file)
6. Sertifikat

Demikian surat lamaran kerja yang saya buat, dengan lamaran ini kami berharap agar dapat diterima di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Terima kasih.

Hormat saya,

Joko Purwanto

Contoh 2

To : rekrutmen_arfamedia@corp.com
Cc : –
Subject : Engineer

Dear Sir/Madam,
I have read your advertisement at Tribun Jogja and found that your company is looking for employees for Engineer position. And I believe it is fit with my background educational as Computer Engineering.

My name is (name), I am twenty three years old. I am a fresh graduated from Computer Engineering Department UTY on November this year. My specialization in Engineering Physics is hardware specialist. I consider myself that I have qualifications as you want. I have good motivation for progress and growing, eager to learn, and can work with a team or by myself. Beside that I have good command in English both spoken and written.

With my qualifications, I confident that I will be able to contribute effectively to your company. Herewith I enclose my :

1. Copy of Bachelor Degree (S-1) Certificate Academic Transcript
2. Curriculum Vitae
3.  Recent photograph with size of 4×6

I would express my gratitude for your attention and I hope I could be the part of your company.

Sincerely,
(nama & tanda tangan)

Demikianlah penjelasan tentang etika mengirim email yang perlu diperhatikan agar terhindar dari konflik dan tidak dianggap sebagai orang yang tidak professional. Sehingga, ada baiknya Sedulur harus meneliti kembali setiap email yang dikirim dalam baik dalam pekerjaan, orang yang baru kita kenal, hingga melamar kerja

Mau belanja bulanan nggak pakai ribet? Aplikasi Super solusinya! Mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga tersedia lengkap. Selain harganya murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan belanja lewat handphone. Nggak perlu keluar rumah, belanjaan pun langsung diantar.

Bagi Sedulur yang punya toko kelontong atau warung, bisa juga lho belanja grosir atau kulakan lewat Aplikasi Super. Harga dijamin lebih murah dan bikin untung makin melimpah.