Apa itu TOR: Pengertian, Manfaat & Cara Membuatnya

Bisa dikatakan bahwa istilah ini juga merupakan panduan atau acuan dalam melaksanakan suatu proyek. Pihak yang dipercaya untuk menyusun dan membuat dokumen ini adalah tim project management. Jika Sedulur akan mengadakan sebuah proyek atau kegiatan yang melibatkan berbagai pihak serta butuh penghitungan yang rinci, maka harus memiliki landasan dan alasan dalam melakukannya.

Tujuan dan alasan mengapa Sedulur melaksanakan proyek tersebut kemudian dituangkan dalam bentuk Term Of Reference. Jika kurang familier dengan istilah ini, mungkin lebih mengenal dengan sebutan KAK atau Kerangka Acuan Kerja. Isinya disusun menurut kaidah Apa, Di mana, Kapan, Siapa, Mengapa, dan Bagaimana.

Tujuan pembuatan TOR

Tujuan dari TOR Term Of Reference adalah sebagai dasar rencana sebuah proyek atau kegiatan yang sesuai dengan garis besar rencana badan/organisasi. Ini juga bisa dijadikan sebagai dasar audit bagi eksternal maupun internal. Dengan begitu, berkas atau dokumen ini juga bisa memberikan gambaran tentang kegiatan atau proyek yang diusulkan oleh pemilik proyek dan panitia. Kemudian, berkas akan dinilai apakah sudah sesuai dengan kualifikasi atau tidak.

Fungsi TOR

Fungsi tor adalah ketika Sedulur hendak memutuskan untuk menjalankan sebuah proyek, lalu perlu sebuah pengembangan dokumen. Hal ini dibutuhkan karena berkas tersebut akan memberikan berbagai kemudahan yang akan didapatkan. Misalnya seperti:

• Memberikan pemahaman yang sama untuk seluruh pemangku kepentingan dan para anggota tim mengenai ruang lingkup, rencana kerja proyek, dan tujuan.
• Sebagai sarana untuk membuat perencanaan anggaran.
• Bisa digunakan untuk panduan ketika ingin memonitor aktivitas dalam tim proyek.

BACA JUGA: 10+ Gaya Kepemimpinan dalam Perusahaan yang Paling Disukai

Apa saja isi TOR?

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, TOR kependekan dari Term of Reference. Isi dari dokumen ini sangat diperlukan oleh beberapa pihak yang bersangkutan sebelum mengalokasikan dananya untuk proyek yang sudah diusulkan oleh tim manajemen. Dasar dari keputusan ini adalah dari hasil proposal proyek. Lalu, dokumen ini berfungsi sebagai laporan utama dari semua prosesnya.

Tak hanya itu saja, dokumen ini juga dibutuhkan untuk kepentingan analisis kelayakan, perancangan dan pemantauan implementasi persetujuan dalam sebuah kontrak, serta penilaian aktivitas proyek. Selain itu, berkas ini juga sangat penting untuk keperluan auditing dan sebagai acuan yang dibutuhkan oleh seluruh pihak yang ada pada setiap tahapan proyek.

Karena dokumen atau berkas ini bersifat deskriptif, maka tim manajemen proyek harus memuat beberapa aspek penting dari pembentukan suatu program. Dikutip dari Project Management Basics, ada beberapa konten yang harus dicantumkan di dalamnya, seperti:

• Latar belakang proyek.
• Pemaparan visi dan misi proyek.
• Analisis risiko utama dari sebuah proyek.
• Masalah yang akan dikaji dan dianalisis selama berlangsungnya sebuah proyek.
• Metode implementasi yang akan diterapkan untuk proyek.
• Kriteria keahlian yang diperlukan oleh tim manajemen proyek
• Persyaratan berbagai pihak yang terlibat sebelum memuat laporan acara.
• Rencana kerja, termasuk di dalamnya jadwal kegiatan dan jumlah dana yang dibutuhkan.
• Identifikasi audiens yang diharapkan oleh pihak yang terkait, yaitu manajemen proyek.
• Pendekatan atau strategi proyek yang akan diperlukan.
• Asumsi permasalahan serta solusi yang diberikan.
• Konten dari template bisa diubah atau dihilangkan berdasarkan kebutuhan proyek tertentu. 

Uraian isi dari TOR sebenarnya bersifat umum dan hanya sebagai gambaran untuk keperluan panduan program. Artinya, proyek-proyek tertentu pasti memerlukan analisis konten yang berbeda untuk dimasukkan ke dalam template-nya.

Cara membuat TOR

Jika Sedulur hendak merencanakan sebuah proyek, maka harus terlebih dahulu menentukan dan menganalisis pekerjaan yang dilakukan. Kemudian, lanjut dengan pengembangan dari TOR. untuk pembuatannya, ikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Latar Belakang

Cara pertama yang bisa dilakukan untuk membuat TOR adalah membuat latar belakang proyek. Latar belakang dari sebuah proyek menggambarkan tentang sebuah sejarah dan asal usul di balik terciptanya proyek tersebut. Latar belakang harus bisa dinyatakan dengan jelas mengapa sebuah perusahaan melakukan suatu proyek.

Tujuannya adalah untuk memberikan suatu penjelasan secara singkat dan padat kepada pembaca mengenai kebutuhan yang ada dalam proyek tersebut. Biasanya, bagian dari latar belakang membahas permasalahan berikut ini:

• Menyatakan peran umum pemangku kepentingan dalam melakukan kegiatan proyek.
• Menggambarkan proyek dalam konteks kebutuhan bisnis yang terkait.
• Mengamati ringkasan singkat proyek sampai saat ini.

BACA JUGA: Contoh Daftar Riwayat Hidup yang Menarik untuk Melamar Kerja

2. Tujuan

Setelah mengetahui fungsi Term Of Reference adalah apa saja, selanjutnya adalah memahami mengenai tujuannya. Tujuan dari proyek adalah untuk mencapai sesuatu yang diinginkan dan bisa disampaikan secara wajar ketika proyek sudah selesai. Tujuan ini memanfaatkan sumber daya yang tersedia dalam jangka waktu yang sesuai dengan harapan.

Tujuan dari proyek harus bisa mendefinisikan dan mengidentifikasi apa serta siapa saja target audiensnya. Kerangka acuan memiliki bagian tujuan yang harus bisa menjelaskan mengenai pencapaian yang diharapkan pada berbagai tahapan siklus hidup suatu proyek. Kemudian, bagian ini juga harus bisa menyatakan tujuan utama dari proyek serta apa saja yang harus dicapai ketika proyek sudah selesai dengan sukses.

3. Isu 

Isu merupakan poin diskusi sepanjang siklus dari proyek. Hal ini mencakup segala pertanyaan, kekhawatiran, permintaan perubahan, serta beberapa hal lainnya yang membutuhkan penyelesaian selama kegiatan sedang berlangsung. Masalah yang ada harus ditangani supaya proyek bisa berjalan dengan lancar. Jika belum bisa diselesaikan, maka bisa menyebabkan kegagalan dalam proyek.

4. Metodologi

Cara keempat dalam pembuatan TOR adalah menyusun metodologi yang akan digunakan. Metodologi dalam suatu proyek menyediakan berbagai prinsip dan aturan yang cakupannya luas agar bisa menentukan bagaimana melaksanakan suatu proyek dengan cara yang tidak menguras kantong. Bagian ini memberikan pemahaman mengenai metode utama dalam pelaksanaan proyek, yang mana memiliki cakupan beberapa deskripsi item. Deskripsi tersebut di antaranya adalah sebagai berikut:

• Fase kunci dari proses implementasi proyek.
• Isi dan durasi aktivitas dan tugas proyek.
  
• Aturan analisis data.
• Alat pengumpulan informasi yang akan digunakan di seluruh proyek.
• Tingkat keterlibatan stakeholder yang diperlukan untuk memastikan kelancaran implementasi.

BACA JUGA: Cara Membuat Kuesioner dengan Google Form untuk Penelitian

5. Keahlian dan rencana kerja

Sebelum mengetahui contoh TOR kegiatan webinar atau sebuah acara, hendaknya mengetahui langkah nomor lima, yaitu keahlian dan rencana kerja. Keahlian yang dibutuhkan untuk melaksanakan sebuah proyek mendefinisikan persyaratan profesional untuk tim dan individu yang terlibat. Hal ini menjadikan dasar dalam pembangunan sebuah tim, termasuk penilaian dan pelatihan keterampilan. Tim bagian keahlian harus bisa mengenali beberapa hal berikut ini:

• Jenis pekerjaan yang terlibat dalam sebuah proyek.
• Periode keterlibatan yang terdapat dalam setiap anggota tim.
• Jenis keterampilan dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan proyek.
• Jumlah individu yang terlibat, termasuk deskripsi dari kualifikasi, pengalaman, dan atribut profesional yang lainnya.
• Hubungan antara anggota tim, termasuk peran kepemimpinan.
• Deskripsi tugas serta tanggung jawab rekan satu tim.

Sedangkan, pada bagian rencana kerja, Sedulur harus membuat suatu strategi supaya masalah bisa dipecahkan pada seluruh proyek. Selain itu, fungsi lainnya adalah untuk mengetahui strategi yang dibuat agar produktivitas karyawan meningkat. 

Anggota tim akan terbantu dalam hal menentukan tindakan yang akan diambil pada rencana kerja untuk menyelesaikan dan mengimplementasikan proyek dalam jangka waktu tertentu, sesuai dari anggaran yang sudah ditentukan. Kemudian, rencana kerja juga sering digunakan untuk mengembangkan rencana dan panduan umum tentang suatu proyek.

Contoh format TOR untuk sebuah acara

Format dari Term of References memiliki tujuan untuk dokumen batasan materi yang harus disampaikan oleh pembicara serta bagaimana kondisi dari pendengar ketika materi tersebut disampaikan. Lalu, contoh TOR adalah sebagai berikut:

• Judul materi. Apabila Sedulur menjadi panitia sebuah pelatihan, pastikan setiap materi atau makalah mempunyai judul yang spesifik.
• Tujuan. Ini bisa menyampaikan kepada narasumber tentang alasan pentingnya materi yang bersangkutan perlu disampaikan. Jika diperlukan, buat dalam kategori tujuan umum serta tujuan khusus.
• Waktu dan jadwal. Dalam sebuah susunan acara, pastinya salah satu yang harus diperhatikan adalah waktu. Penting sekali untuk pemateri memperkirakan berapa lama kira-kira waktu yang dibutuhkan untuk penyampaian materi.
• Resume. Logikanya, apabila Sedulur sudah memilih sebuah judul materi untuk disampaikan pada peserta, maka sebagai panitia tentunya telah mengetahui gambaran isi materi yang akan diberikan. Setidaknya, apabila telah ada garis besar isi materi, nantinya narasumber akan lebih mudah untuk mempersiapkan diri.
• Kondisi/latar belakang peserta. Jangan lupa untuk memberikan gambaran kondisi atau latar belakang peserta yang harus diketahui sebelumnya oleh pemateri.
• Metode. Metode berisi seperti apa materi yang akan disampaikan. Apakah materi tersebut berbentuk diskusi, ceramah, penugasan, ataupun praktek. 
• Keterangan tambahan lainnya yang perlu disampaikan.

Poin-poin yang sudah disebutkan diatas hanya merupakan salah satu alternatif dan sering dimasukkan ketika membuat Term of References untuk pemateri atau pemakalah.

Manfaat TOR

Telah dijelaskan mengenai contoh dari TOR acara adalah yang seperti di atas. Lalu, Sedulur juga perlu mengetahui beberapa manfaat dari pembuatannya, yaitu:

• Sarana untuk merencanakan anggaran dan menilai urgensi kegiatan yang dilaksanakan dari sudut pandang keterkaitan antara fungsi dan tugas pokok.
• Alat bagi pimpinan untuk mengendalikan berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh bawahannya.
• Alat untuk melaksanakan pemeriksaan realisasi dari kegiatan yang bersangkutan bagi pihak pemeriksa.

Bisa disimpulkan bahwa pengertian TOR adalah dokumen yang menjelaskan mengenai latar belakang serta tujuan suatu proyek dan memiliki fungsi yang cukup penting bagi manajemennya. Jika Sedulur yang belum terbiasa, usahakan untuk mempraktikkannya ketika sedang menjalani sebuah kegiatan, ya. Tujuannya adalah untuk membantu efektivitas dalam bekerja. Semoga membantu!

Sedulur yang membutuhkan sembako, bisa membeli di Aplikasi Super lho! Sedulur akan mendapatkan harga yang lebih murah dan kemudahan belanja hanya lewat ponsel. Yuk unduh aplikasinya di sini sekarang.

Sementara Sedulur yang ingin bergabung menjadi Super Agen bisa cek di sini sekarang juga. Banyak keuntungan yang bisa didapatkan, antara lain mendapat penghasilan tambahan dan waktu kerja yang fleksibel! Dengan menjadi Super Agen, Sedulur bisa menjadi reseller sembako yang membantu lingkungan terdekat mendapatkan kebutuhan pokok dengan mudah dan harga yang lebih murah.