Pernahkah Sedulur membuat contoh surat bahasa Inggris resmi? Ya, surat resmi adalah salah satu jenis surat yang biasa dibuat untuk berbagai keperluan sehari-hari. Surat resmi berbeda dengan surat pribadi, dimana ia biasanya dikeluarkan oleh pihak atau lembaga tertentu, berisikan informasi penting, serta memiliki kop surat beserta cap atau stempel.
Dalam bahasa Inggris, surat resmi lebih dikenal sebagai formal letter. Perlu diakui bahwa tidak semua orang mampu membuat surat resmi yang baik dan benar. Maka dari itu, pada pembahasan ini kita akan sedikit mengulas contoh surat bahasa Inggris yang resmi, beserta cara-cara pembuatannya. Yuk, simak bersama-sama, Sedulur!
BACA JUGA: 15 Manfaat dan Khasiat Daun Sukun untuk Kesehatan
Definisi surat resmi dalam kaidah Bahasa Inggris
Secara garis besar, formal letter atau surat resmi dapat Sedulur pahami sebagai sebuah surat yang ditulis secara profesional untuk tujuan tertentu. Surat resmi tersebut bersifat penting, biasa ditulis oleh perwakilan dari suatu lembaga atau instansi, serta ditujukan kepada perorangan atau satu pihak langsung.
BACA JUGA: 16 Contoh Puisi Tentang Alam yang Menyentuh & Bermakna
Perbedaan antara formal letter dan personal letter
Ketika membahas mengenai contoh surat bahasa Inggris yang resmi, pastinya tidak akan lepas dari ulasan mengenai personal letter. Personal letter sendiri dalam bahasa Indonesia artinya adalah surat pribadi. Surat pribadi biasa dituliskan seseorang untuk menceritakan tentang sesuatu, dengan fungsi utama sebagai media komunikasi untuk jarak jauh.
Walaupun sama-sama berbentuk surat, tetapi formal letter dan personal letter memiliki perbedaan yang sangat mencolok. Apa saja perbedaan dari kedua jenis surat tersebut? Yuk, langsung simak ulasannya di bawah ini!
1. Tata bahasa dan pemilihan kata pada surat
Formal letter dan personal letter adalah dua contoh surat bahasa Inggris dimana mereka memiliki perbedaan yang sangat mencolok pada tata bahasa dan pemilihan kata di dalamnya. Sesuai dengan namanya, surat resmi pasti akan sangat memperhatikan pemilihan kata, menggunakan kata yang baku dan formal.
Surat resmi juga sebaiknya tidak ditulis dengan kosa kata yang santai. Hal tersebut dikhawatirkan akan memberikan kesan tidak serius dari isi surat. Maka dari itu, perhatikan setiap tata bahasa dan juga pemilihan kata pada formal letter, ya!
Berbeda lagi jika Sedulur ingin menulis personal letter kepada teman atau keluarga. Di dalam jenis surat tersebut, tidak ada salahnya bagi Sedulur untuk menyelipkan beberapa kosa kata tidak baku, slang, kiasan, idiom, dan lain sebagainya. Hal tersebut justru akan membuat surat menjadi semakin variatif dan tidak monoton.
2. Kop surat
Apakah Sedulur menyadari bahwa mayoritas surat resmi memiliki kop surat di bagian paling atasnya? Bagian kop tersebut ternyata memang tidak bisa dilepaskan dari surat resmi. Kop surat akan menjadi penanda dari lembaga yang mengirimkan surat tersebut, beserta nomor surat dan keterangan lampirannya.
Kop surat yang resmi menjadi salah satu ciri yang penting dari surat ini. Pembaca setidaknya dapat membedakan surat ini dengan surat pribadi hanya dengan melihat kop yang tertera. Hal tersebut dikarenakan pada surat pribadi, biasanya penulis akan langsung menjelaskan isi surat.
3. Isi surat
Isi surat dari formal letter dan personal letter juga berbeda satu sama lain. Isi surat dalam formal letter tentu saja bersangkutan dengan hal-hal yang penting atau bahkan confidential. Bisa jadi tidak sembarangan orang yang boleh membaca isi dari surat tersebut. Apabila kebetulan Sedulur sedang menulis surat resmi untuk suatu lembaga atau seseorang, maka pastikan isi dari surat tersebut sudah sesuai konteks dan format yang ditentukan.
Di sisi lain, surat pribadi biasanya tidak terlalu berfokus kepada konteks atau format. Surat pribadi tersebut dapat ditulis dengan isi berbagai macam rupa, entah itu bertanya tentang kabar, menceritakan pengalaman pribadi, dan lain sebagainya.
4. Fungsi penulisan surat
Formal letter dan personal letter adalah dua contoh surat bahasa Inggris dimana mereka memiliki perbedaan yang sangat mencolok pada fungsi penulisannya. Fungsi dari formal letter secara garis besar adalah sebagai bukti atau tanda bahwa Sedulur telah menerima sesuatu secara sah. Contohnya adalah surat perjanjian kerja, surat penawaran kerja, surat pengunduran diri, dan lain sebagainya. Sedangkan untuk personal letter, fungsinya lebih mengarah kepada media komunikasi.
5. Stempel atau cap
Dalam setiap formal letter, penulis juga harus menyertakan tanda tangan, stempel, atau cap sebagai bukti bahwa surat tersebut telah dibuat secara sah. Apalagi jika surat tersebut mewakili lembaga-lembaga resmi, seperti sekolah, institusi pemerintahan, perusahaan, dan lain sebagainya.
Bagian akhir dari surat resmi biasanya akan dibubuhi tanda tangan penulis atau orang yang bertanggung jawab atas terbitnya surat tersebut. Untuk memvalidasi tanda tangan yang tertera, maka biasanya ia akan ditimpa oleh stempel atau cap resmi. Beberapa surat formal yang sifatnya sangat perjanjian penting juga terkadang membutuhkan materai.
Jika berbicara mengenai surat pribadi, ia tidak perlu diberikan stempel, cap, atau bahkan materai. Cukup tanda tangan saja sudah membuat surat tersebut lengkap.
BACA JUGA: Manfaat Soda Api & Cara Menggunakannya Bagi Rumah Tangga
Aturan dalam penulisan surat resmi bahasa Inggris
Seperti yang telah diungkapkan pada paragraf sebelumnya, formal letter atau surat resmi dapat Sedulur pahami sebagai sebuah surat yang ditulis secara profesional untuk tujuan tertentu. Surat resmi tersebut bersifat penting, biasa ditulis oleh perwakilan dari suatu lembaga atau instansi, serta ditujukan kepada perorangan atau satu pihak langsung.
Ketika menulis sebuah formal letter, Sedulur tidak bisa dengan begitu saja menuangkan setiap kata dan kalimat yang terbesit di dalam otak. Ada beberapa aturan yang perlu ditaati agar esensi utama dari surat resmi dapat diperoleh. Apa saja aturan umum dalam penulisan surat resmi bahasa Inggris?
1. Hindari menyambungkan satu kata dengan kata yang lain
Aturan yang pertama dari penulisan sebuah formal letter adalah tidak menyambungkan satu kata dengan kata yang lain. Dengan kata lain, Sedulur diharapkan untuk menulis setiap katanya dengan lengkap, tanpa menggabung-gabungkan kata tertentu.
Dalam bahasa Inggris, perilaku menggabungkan satu kata dengan yang lain disebut dengan contraction. Biasanya yang digabungkan adalah subjek dengan to be. Contohnya seperti is not yang menjadi isn’t atau we would menjadi we’d. Dalam formal letter, hindari contraction agar kesan profesional dalam surat tidak berkurang.
2. Tidak perlu menggunakan singkatan, terlebih lagi singkatan yang asing
Dalam penulisan biasa, mungkin Sedulur akan sering menggunakan berbagai macam singkatan untuk mengefisiensikan penulisan. Dengan singkatan-singkatan tersebut pula lah kita dapat menulis banyak kata namun dengan waktu yang sedikit.
Dalam bahasa Inggris, singkatan disebut juga sebagai abbreviation. Abbreviation biasa dipakai dalam penulisan chat atau caption di media sosial. Contoh dari singkatan tersebut adalah information yang menjadi info.
Akan tetapi, penggunaan singkatan sangat tidak disarankan ketika Sedulur menulis formal letter. Penggunaan bermacam-macam singkatan tersebut akan mengurangi kesan serius pada surat. Selain itu, bisa jadi singkatan yang Sedulur pakai di dalam surat bukanlah singkatan yang lazim diketahui oleh orang banyak. Alhasil, pembaca bisa jadi menerima informasi yang salah terkait formal letter ini.
3. Batasi penggunaan kata kerja aktif dengan kata ganti orang pertama tunggal
Pernahkah Sedulur sedikit mencari tahu tentang sudut pandang penulisan pada surat resmi? Ya, sudut pandang tersebut sangat berpengaruh besar, terutama dalam memberikan kesan yang baik. Salah satu perkara yang terkait dengan sudut pandang ini adalah penggunaan kata kerja aktif dengan kata ganti orang pertama tunggal.
Dalam sebuah formal letter, usahakan untuk tidak terlalu banyak menggunakan kata ganti orang pertama yang diikuti oleh kata kerja aktif. Hal tersebut akan membuat formal letter terkesan seperti surat pribadi.
Contohnya dapat Sedulur simak di bawah ini.
- Inappropriate (Kurang tepat): I will send you all the relevant information asap.
(Saya akan mengirimkan semua informasi yang relevan secepatnya.)
- Appropriate (Lebih tepat): All the relevant information will be forwarded to you as soon as possible.
(Semua informasi yang relevan akan diteruskan kepada Anda sesegera mungkin.)
Perhatikan pada contoh yang tepat di atas, tidak ada sama sekali kata ganti orang pertama dan juga tidak ada kata kerja aktif. Karenanya, kalimat tetap terkesan formal dan juga resmi secara keseluruhan.
4. Jangan gunakan degree modifier dalam bentuk informal
Salah satu kesalahan paling umum dari pembuatan contoh surat bahasa Inggris yang resmi adalah terlalu banyak menggunakan degree modifier yang berbentuk informal. Degree modifier sendiri termasuk ke dalam golongan adverb atau kata keterangan dalam tata bahasa Inggris. Degree modifier mampu menunjukkan seseorang mengenai tingkat atau intensitas sesuatu yang terjadi.
Contoh dari degree modifier yang informal adalah really dan so. Nah, kedua kata tersebut sebaiknya dihindari dalam penulisan surat resmi. Hal tersebut dapat memberikan kesan kurang profesional dari sebuah surat resmi. Untuk mengatasinya, Sedulur dapat mencari padanan kata yang ingin ditulis. Apabila Sedulur hendak menulis really dan so, maka tidak ada salahnya untuk mengganti kata tersebut menjadi highly dan extremely.
5. Hindari penanda wacana informal
Selain menghindari degree modifier informal, Sedulur juga harus memastikan bahwa bahwa tidak ada kata penanda wacana informal. Penanda wacana informal dalam bahasa Inggris disebut juga sebagai informal discourse marker. Contohnya seperti by the way, anyway, dan lain sebagainya.
Kata-kata jenis tersebut sebisa mungkin tidak digunakan pada penulisan formal letter. Informal discourse marker dikhawatirkan akan membuat kesan keraguan pada informasi yang tercantum.
6. Hindari penggunaan idiom atau frasa tertentu
Sama seperti bahasa informal lainnya yang biasa tercantum pada surat pribadi, penggunaan idiom juga kurang pantas untuk dituliskan pada surat resmi bahasa Inggris. Selain memberi kesan tidak formal, penggunaan idiom dapat memicu kesalahpahaman informasi yang ditafsirkan oleh penerima surat.
7. Tulis setiap kalimat secara lengkap
Terakhir, Sedulur perlu menuliskan setiap kalimat secara lengkap. Sesuai dengan nama dan tujuan dari surat ini, penulisan setiap kalimat secara lengkap dapat menambah kesan resmi dari surat tersebut.
BACA JUGA: Mengenal Rumah Honai Khas Papua Beserta Ciri Khasnya
Cara menulis contoh surat bahasa Inggris yang resmi
Nah, setelah mengetahui apa saja aturan umum dari penulisan formal letter, kini saatnya Sedulur mencoba sendiri untuk menulis surat tersebut. Berikut ini adalah cara-cara yang dapat diterapkan.
- Tujukan surat resmi dengan sapaan yang benar, seperti menulis kepada yang terhormat, kepada bapak, kepada ibu, atau kepada jabatan tertentu.
- Dalam penulisan surat resmi, jangan lupa untuk selalu menyebutkan subjek penulisan.
- Jangan tulis surat secara bertele-tele, sertakan alasan utama mengapa Sedulur menuliskan surat resmi ini pada paragraf pertama. Tidak perlu terlalu banyak berbasa-basi.
- Intonasi pada setiap kalimat di dalam surat haruslah terkesan sopan, tidak kasar, dan tidak menohok.
- Tulis dengan format surat resmi secara umum, atau jika Sedulur memiliki kepentingan lain dalam surat tersebut, maka cari format yang bersangkutan. Selain itu, perhatikan juga sudut pandang dalam menuliskan surat.
- Perhatikan penulisan alamat dan tanggal pada surat. Pastikan keduanya telah ditulis secara benar.
- Perhatikan penulisan nama pengirim dan nama penerima pada surat. Pastikan keduanya telah ditulis secara benar.
- Terakhir, ketika menulis sebuah surat resmi, pastikan menutupnya dengan ucapan terima kasih.
BACA JUGA: 18 Rekomendasi Pilihan Pensil Alis Terbaik, Dijamin Tahan Lama!
Format penulisan contoh surat bahasa Inggris yang resmi
Bingung bagaimana caranya membuat contoh surat bahasa Inggris yang resmi? Jangan khawatir, ikut saja format umumnya di bawah ini!
1. Formal Letter Format in General
Name of the sender
Address
Date
To
Name of the recipient
Designation
Company Name
Address
Salutation (Dear Sir, / Dear Madam,)
Subject:
Body of the letter
[Write 2-3 paragraphs including the reason behind the letter. Make sure to keep the letter concise without dragging too much.]
Thank you for your consideration. Waiting for your response.
Yours sincerely,
Name
Signature
2. Formal Letter Format in CBSE (Central Board of Secondary Education)
Sender’s address
Date
Receiver’s address
Subject:
Salutation (Dear Sir, / Dear Madam,)
Body of the letter
First paragraph: Introduce yourself and mention the reason
Second paragraph: Detail of the matter
Third paragraph: Mention conclusion and solution
Complimentary closing
Thank you,
Yours sincerely,
Name
Contoh surat bahasa Inggris yang resmi
Untuk menambah pemahaman Sedulur mengenai materi contoh surat bahasa Inggris yang resmi, berikut ini adalah beberapa contohnya yang dapat Sedulur amati dengan seksama.
Nah Sedulur, demikian ulasan pendek mengenai contoh surat bahasa Inggris yang resmi dan bagaimana cara membuatnya. Formal letter atau surat resmi dapat Sedulur pahami sebagai sebuah surat yang ditulis secara profesional untuk tujuan tertentu. Surat resmi tersebut bersifat penting, biasa ditulis oleh perwakilan dari suatu lembaga atau instansi, serta ditujukan kepada perorangan atau satu pihak langsung.
Dalam penulisannya, terdapat beberapa aturan, kaidah, dan juga format yang harus Sedulur ikuti seperti yang telah diutarakan pada poin-poin di atas. Dengan begitu, surat resmi buatan Sedulur akan menjadi baik dan benar. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi Sedulur, ya!
