Kaizen: Pengertian, Manfaat, Contoh & Cara Menerapkannya

Robertus Ari Setianto Kurniawan

11 Mar 2022
9 min read
bisnis kaizen

Dalam dunia bisnis atau kerja, biasanya akan menerapkan pola tertentu agar pekerjaan bisa berjalan semakin efektif dan efisien. Salah satunya adalah Kaizen. Bagi kamu yang belum tahu, Kaizen merupakan filosofi kerja dari Jepang yang dikembangkan pada tahun 1950. Tentunya filosofi ini bertujuan agar dunia profesional bisa lebih sukses dan terjamin di masa depan. Bahkan, beberapa perusahaan besar juga ada yang menerapkan pola kerja tersebut.

Nah, bagi Sedulur yang ingin tahu lebih lanjut tentang manfaat hingga cara penerapan Kaizen dalam dunia kerja maupun bisnis, berikut ini Super mencoba menjelaskan untuk Sedulur semua.

1. Apa itu Kaizen?

Kaizen merupakan filosofi kerja yang berasal dari Jepang. Secara bahasa, “Kai” artinya perbaikan dan “Zen” adalah bagus. Sehingga Kaizen bisa diartikan sebagai perbaikan yang bagus secara terus menerus. Jadi pengertiannya, Kaizen adalah perbaikan yang berfokus pada pengembangan dan peningkatan berkelanjutan.

Sistem kerja ini akan mengoreksi sebuah kesalahan atau pelanggaran. Perusahaan nantinya akan melakukan analisa dan mencari masalah apa saja yang menjadi penyebab terjadinya pelanggaran tersebut. Atau, menganalisa masalah terkait dengan praktik yang tidak memadai.

Kemudian, perusahaan akan membuat rumusan untuk menentukan tindakan selanjutnya dan kebijakan apa yang akan diambil. Tentunya setelah ada keputusan semua karyawan harus mengikuti aturan itu secara konsisten. Setelah itu, hasilnya akan dievaluasi kembali agar mendapatkan hasil yang lebih baik. Proses ini akan dilakukan secara berkelanjutan.

2. Sejarah metode Kaizen

Metode ini dimulai di Amerika, melakukan perjalanan ke Jepang hingga tersebar ke seluruh dunia. Awalnya setelah Perang Dunia II, seorang insinyur dan ahli statistik Amerika bernama W. Edwards Deming, pergi ke Jepang untuk membantu membangun manufaktur saat Jepang coba membangun kembali negaranya setelah perang.

Orang Jepang pun memperhatikan prinsip Deming. Kemudian pengusaha dan insiyur industri Taiichi Ohno, merupakan tokoh bisnis Jepang pertama yang menerjemahkan prinsip kendali mutu milik Deming menjadi hasil yang luar biasa dan terdepan di dunia.

Dia menyebutnya dengan Toyota Production System (TPS). TPS sendiri juga dikenal sebagai manufaktur ‘just-in-time’, sebuah sistem untuk mengurangi pemborosan dan memaksimalkan efisiensi melalui perbaikan berkelanjutan.

Sejak saat itulah, metode Kaizen mulai menyebar ke seluruh dunia dan telah diterapkan pada lingkungan di luar bisnis dan produktivitas. Di sisi lain, Kaizen juga diidentifikasi sebagai contoh penting dari strategi bisnis.

3. Prinsip dasarnya

Setidaknya terdapat 5 prinsip dasar Kaizen yang tertanam dalam penerapan sekaligus perilakunya. Berikut penjelasannya dikutip dari Kaizen.com:

Know Your Customer: Mengetahui kepada siapa kamu menjual produk atau layanan merupakan bagaimana seseorang menciptakan nilai. Ini menjadi kunci perusahaan untuk mengidentifikasi minat pelanggannya agar bisa meningkatkan pengalaman mereka.
Let It Flow: Setiap orang yang tergabung di dalamnya bekerja untuk menghilangkan pemborosan dari sudut bisnisnya sambil menciptakan sebuah nilai.
Go to Gemba: Dalam hal ini maksudnya adalah tentang kepemimpinan dan mengetahui apa yang terjadi di setiap tingkat organisasi.
Empower People: Sebuah tim harus mendukung prinsip Kaizen. Itulah kenapa pemimpin harus menetapkan sebuah tujuan untuk timnya dan tidak kontradiktif. Ditambah lagi, mereka harus menawarkan sistem dan alat agar membantu tim mencapai tujuan tersebut.
Be Transparent: Data menjadi penentu terkuat. Sebab ini merupakan metrik dalam mengukur kesuksesan. Sehingga, kinerja dan peningkatan harus dilacak dengan data yang nyata dan transparan.

4. Standarisasi metode kerja atau teknik kerja

Sebuah perusahaan perlu menentukan metode sebagai pedoman karyawan dalam menjalankan tugasnya. Melalui standarisasi teknis ini, perusahaan akan lebih mudah memprediksi waktu pengerjaan.

5. Cycle time atau standarisasi waktu siklus

Standarisasi waktu ini sebagai penentu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan sebuah produk. Waktu siklus kerja harus kurang atau sama dengan waktu siklus kecepatan produksi agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Kalau waktu siklus lebih besar dari waktu siklus yang sudah ditentukan, beban kerja perlu didistribusikan lagi agar lebih merata.

6. Standarisasi alur kerja

Selain menentukan standarisasi waktu siklusnya, perusahaan juga perlu melakukan sebuah standarisasi urutan kerjanya. Hal ini bertujuan untuk menjaga waktu siklus itu sendiri agar sesuai dengan yang sudah ditentukan.

7. Standarisasi produk dalam proses

Standarisasi kuantitas produksi perlu ditentukan agar tidak terjadi pemborosan. Sebab strategi Kaizen ini penyempurnakan yang berkesinambungan. Itulah kenapa keempat standarisasi yang sudah disebutkan di atas akan dievaluasi secara rutin, dan tidak menutup kemungkinan untuk meningkatkan standarisasi.

8. Manfaat penerapan Kaizen

Ada beberapa manfaatkan yang bisa didapatkan ketika sebuah perusahaan menerapkan strategi Kaizen. Berikut di antaranya:

Menghindari pemborosan karena terus melakukan perbaikan-perbaikan kecil yang dilakukan secara konsisten.
Mampu berubah dan beradaptasi dengan cepat, terutama perusahaan startup yang butuh pengembangan bisnis dan sering mengubah model bisnisnya dengan cepat.
Menghasilkan produk sesuai waktu, sebab penerapan sistem Kaizen bisa menghasilkan produk sesuai dengan pesanan pelanggan.
Menyelesaikan produk lebih cepat, proses pengiriman bahan baku dari pemasok ke perusahaan atau pengiriman produk jadi ke pelanggan dapat diselesaikan lebih efisien.
Meningkatkan kualitas produk, perusahaan fokus pada kualitas dan nilai tambah produk atau layanan berdasarkan perspektif konsumen.
Kembangkan karyawan yang responsif, karyawan harus menguasai semua bidang industri perusahaan sesuai dengan jenjang dan jabatannya, sekaligus bisa merespon dengan cepat.
Membantu menghadapi ketidakpastian, dengan melakukan perbaikan secara konsisten, perusahaan mampu menghilangkan ketidakpastian yang muncul.
Memperbaiki aliran produksi, pengaturan ini menggunakan lima disiplin ilmu, yaitu (1) Seiri atau Brief (urutkan), item atau objek yang tidak perlu harus segera dihapus, (2) Seiton atau Neat (penataan), penataan barang yang rapi, (3) Seiso atau Resik untuk pembersihan, (4) Seiketsu atau Rawat (gabungan), menyimpan benda atau barang dalam kondisi yang baik, (5) Shitsuke atau Rajin (kebiasaan), peningkatan pelatihan dan disiplin diri.

9. Siklus Kaizen untuk peningkatan berkelanjutan

Kaizen bisa diimplementasikan dalam tujuh langkah untuk menciptakan lingkungan berdasarkan peningkatan berkelanjutan. Mengutip Techtarget.com, berikut metode sistematisnya:

Libatkan karyawan: Carilah keterlibatan karyawan, termasuk melibatkan mereka dalam mengidentifikasi masalah bersama.
Temukan masalah: Kumpulkan daftar masalah dan peluang potensialnya.
Ciptakan solusi: Dorong karyawan untuk menawarkan solusi kreatif, dengan segala macam ide.
Uji solusinya: Terapkan solusi terbaik yang dipilih dan semua orang berpartisipasi di dalamnya.
Analisis hasil: Periksa kemajuannya dan tentukan seberapa sukses perubahan itu.
Bakukan: Jika hasilnya positif, bisa diterapkan sebagai solusi di seluruh organisasi.
Ulang: Langkah ini perlu diulangi secara berkelanjutan.

10. Kelebihan dan kekurangan metode Kaizen

Metode Kaizen memang memiliki banyak manfaat, tetapi selain itu kamu juga perlu mengetahui kekurangan dan kelebihannya. Berikut di antaranya:

Kelebihan:

Karena fokus pada perbaikan yang bertahap, Kaizen bisa menciptakan pendekatan yang lembut dan menghindari adanya provokasi penolakan atau pengabaian perubahan.
Metode ini bisa membantu mengurangi kesalahan dan pemborosan karena mendorong pengawasan pada prosesnya.
Kebutuhan inspeksi pun sedikit karena kesalahan yang tidak banyak.
Karyawan menjadi lebih bersemangat karena bisa memunculkan nilai dan tujuan.
Kerja tim lebih meningkat ketika karyawan berpikir di luar persoalan spesifik departemennya.
Fokus klien lebih meningkat seiring dengan meningkatnya kesadaran akan kebutuhan pelanggan.
Ada sistem untuk memastikan peningkatan yang lebih baik dalam jangka pendek maupun panjang.

Kekurangan:

Perusahaan yang memiliki budaya teritorialisme dan komunikasi tertutup, mungkin perlu fokus pada perubahan budaya untuk menciptakan lingkungan yang lebih reseptif.
Metode Kaizen jangka pendek bisa menciptakan kegembiraan yang berumur pendek atau sesaat, oleh karena itu akan segera ditinggalkan.

11. Bentuk penerapan

Ada dua bentuk penerapan Kaizen yang perlu Sedulur ketahui, yaitu:

Perencanaan

Rancangan ini bisa berfokus pada peningkatan area tertentu di dalam sebuah perusahaan, yang nantinya bisa melibatkan banyak elemen perusahaan dari berbagai tingkatannya. Namun fokus ini terletak pada keterlibatan tim product development.

Filosofi perusahaan

Kaizen bisa diterapkan sebagai budaya perusahaan. Sehingga fokusnya terletak pada membangun budaya itu sendiri dengan melibatkan semua karyawan secara aktif dalam pengembangan perusahaan.

12. Mengapa perlu diterapkan?

Ketika Kaizen bisa diterapkan dengan baik, maka bisa memenuhi tiga kebutuhan esensial karyawan. Sebab metode ini mengembangkan kondisi di mana semua karyawan bisa terlibat. Berikut ketiga kebutuhan itu:

Merasa lebih terhubungan dengan tujuan organisasi bersama rekan kerja.
Berkesempatan untuk memecahkan masalah dengan solusi yang kreatif dan praktis.
Rasa memiliki yang lebih besar selama proses berjalan.

Filosofi Kaizen menjadi cara untuk melibatkan tim dalam pengembangan budaya perusahaan secara berkelanjutkan. Keterlibatan yang aktif bisa memberi dampak langsung kepada bisnis dan juga kesuksesan. Ketika seluruh tim bisa berpartisipasi, mereka bisa bekerja secara efektif.

13. Cara penerapan

Umumnya Kaizen banyak diterapkan dalam perusahaan berskala besar. Namun kamu bisa mengimplementasikan filosofi ini untuk pengembangan timmu. Berikut ini beberapa langkah yang bisa kamu coba menurut Lucidchart.

Menganalisis performa saat ini.
Pikirkanlah dari hal kecil.
Ciptakan lingkungan yang saling mendukung.
Jangan terpaku pada kesempurnaan.
Akui kesuksesan dan rayakan keberhasilan besar atau kecil.
Gunakan metode manajemen lainnya agar lebih efektif.

14. Contoh penerapannya

Beberapa perusahaan dunia ada yang melakukan penerapan Kaizen dalam bisnisnya, salah satunya adalah Nestle. Mereka menerapkan Kaizen pada produksinya dari tahun ke tahun. Sebab, Nestle fokus pada pengurangan hidden waste, karena bahan buangan yang tidak terlihat bisa memberi efek buruk pada laba perusahaan.

Contoh lainnya adalah, Nestle selalu mengevaluasi proses produksi. Saat produksi mencapai 200 unit per hari, tim produksi meneliti berapa output per pekerja selama satu jam. Hasilnya, pekerja sanggup memproduksi 60 unit/jam selama lima jam.

Sedangkan pada waktu awal, mereka hanya bisa memproduksi 10 unit. Selisih inilah yang dievaluasi oleh tim produksi guna mendapatkan konsistensi produktivitas per periode waktunya.

Itulah tadi penjelasan mengenai Kaizen, mulai dari pengertiannya, manfaat, penerapan, dan juga contoh. Mungkin saja metode ini bisa kamu pakai dalam lingkungan kerjamu sendiri jika itu memang mendukung. Tapi tentu saja, hal ini tergantung dari kebutuhan timmu maupun perusahaan tempatmu bekerja. Sebab, untuk menjalankan filosofi ini perlu melibatkan banyak tingkatan elemen dalam perusahaan.

Sedulur yang membutuhkan sembako, bisa membeli di Aplikasi Super lho! Sedulur akan mendapatkan harga yang lebih murah dan kemudahan belanja hanya lewat ponsel. Yuk unduh aplikasinya di sini sekarang.

Sementara Sedulur yang ingin bergabung menjadi Super Agen bisa cek di sini sekarang juga. Banyak keuntungan yang bisa didapatkan, antara lain mendapat penghasilan tambahan dan waktu kerja yang fleksibel! Dengan menjadi Super Agen, Sedulur bisa menjadi reseller sembako yang membantu lingkungan terdekat mendapatkan kebutuhan pokok dengan mudah dan harga yang lebih murah.