rundown acara

Dalam menyelenggarakan suatu acara, salah satu elemen penting yang harus dipenuhi adalah membuat rundown acara. Rundown atau susunan acara ini sangat penting karena akan mempengaruhi waktu berjalannya acara. 

Dalam membuat rundown dibutuhkan perencanaan yang matang, rinci, dan sudah didiskusikan bersama tim lainnya. Susunan acara ini biasanya digunakan pada acara-acara yang diikuti oleh banyak orang, seperti pelatihan, kuliah umum, webinar, dan rapat tahunan. 

Berikut adalah pengertian rundown acara, contoh, dan cara membuatnya. Simak dengan baik, ya!

BACA JUGA: Syarat dan Cara Membuat Kartu Kuning Pencari Kerja

Rundown acara adalah

rundown acara
iStock

Rundown dalam bahasa Indonesia juga sering disebut sebagai susunan acara. Rundown acara adalah sebuah rangkaian acara yang dibuat secara sistematis yang mana berisi susunan kegiatan yang dibatasi oleh durasi waktu tertentu.

Susunan acara ini biasanya digunakan pada kegiatan yang melibatkan banyak orang dan bersifat formal. Beberapa acara yang menggunakan rundown adalah acara seminar, upacara keagamaan, konser musik, acara pernikahan, acara lomba, dan reuni sekolah.

Rundown dibuat atau disusun oleh pihak terkait, seperti seksi acara dalam suatu kepanitiaan ataupun event organizer yang dipilih dalam suatu kegiatan. Seperti di organisasi mahasiswa atau kepemudaan, susunan acara dibuat oleh panitia pelaksana bagian acara dan sekretaris.

Sedangkan di instansi pemerintahan, tugas dan kewenangan tersebut berada di bagian protokoler (staff protokol) di Divisi Hubungan Internasional. Sementara itu, di perusahaan swasta, tugas pembuatan susunan acara dilakukan oleh sekretaris dan divisi public relation. 

Cara membuat rundown acara

rundown acara
iStock

Cara membuat rundown tentunya melibatkan banyak pihak. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika sedang membuat susunan acara.

  • Susunan acara harus selalu berjalan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
  • Pembuat susunan acara harus berkoordinasi dengan bagian perlengkapan dan bagian lain untuk menghindari miskomunikasi.
  • Semua panitia yang terlibat harus melakukan gladi bersih sebelum hari acara terselenggara sehingga semua pihak yang terlibat dapat berjalan sesuai fungsinya.
  • Panitia atau jasa event organizer memiliki tanggung jawab sebagai peninjau dan penanggung jawab selama acara berlangsung.

Cara membuat susunan acara tersebut adalah sebagai berikut.

  • Bagian acara membuat dan mengatur secara runtut kegiatan yang akan dilakukan berdasarkan tema acara.
  • Bagian acara melakukan koordinasi bersama tim terkait tamu undangan, narasumber, atau peserta penting yang akan datang pada acara.
  • Susun semua aktivitas dengan durasi waktu tertentu yang akan dilakukan pada hari pelaksanaan acara.
  • Tambahkan penentuan tempat acara berlangsung, jika acara dilakukan di lebih dari satu ruang.
  • Bagian acara mengkomunikasikan susunan acara yang sudah dibuat pada rapat koordinasi bersama seluruh anggota.
  • Jika ada revisi pada saat rapat, lakukan revisi sesegera mungkin.
  • Jika sudah tidak ada lagi revisi, bagian acara dapat melakukan briefing dengan panitia yang bertugas pada acara terkait semua hal yang penting.

BACA JUGA: Pengertian Diagram Konteks Beserta Manfaat & Cara Membuat          

Contoh rundown acara rapat perusahaan

rundown acara
iStock

Waktu

Kegiatan

Tempat

08.00-08.30 WIB

Pembukaan rapat oleh MC

Ruang Rapat Direksi PT. Amwa Indo Jaya 

 
  • Pembacaan doa dan menyanyikan lagu Indonesia Raya
  • Sambutan Direktur Utama PT. Amwa Indo Jaya 
  • Sambutan Kepala Bagian Umum PT. Amwa Indo Jaya 

08.30-09.00 WIB

Pembacaan laporan singkat dari masing-masing divisi beserta pengecekan daftar hadir dari setiap perwakilan bagian

09.00-09.15 WIB

Coffee Break

09.15-10.30 WIB

Pembahasan inti acara rapat mengenai evaluasi kinerja karyawan

10.30-11.00 WIB

Diskusi dan tanya jawab bersama pihak atasan

10.30-11.00 WIB

Pengambilan keputusan dan pembacaan kesimpulan rapat

12.00 WIB

Penutupan rapat

Contoh rundown acara lomba anak

rundown acara
iStock

Hari/Tanggal

Waktu

Kegiatan

Tempat

Perlengkapan

PJ

Sabtu, 16 Mei

07.30 – 08.00 WIB

Registrasi peserta

Depan Masjid

1. Lembar registrasi 

2. Meja & taplak

1. Astri dan Inda

2. Bona & Ratih

 

08.00 – 08.05 WIB

Pengkondisian peserta

Ruang Masjid

1. Sound masjid 

2. Kamera

1. MC (Alify) 

2. Sound (Aoka)

 

08.05 – 08.15 WIB

Sambutan: Ketua Panitia Ketua Ramadhan

   

1. Penjemputan Ketua (Zidin) 

2. Publikasi (Otiva & Muria) 

3. LO: a. Menggambar (Bina) b. Adzan (Hutama) 

c. MHQ (Rafif) 

d. CCA (Dita)

   

Penjemputan Juri

   

1. Juri Menggambar (Ihza) 2. Juri Adzan (Adi) 3. Juri MHQ (Nuriah) 

4. Juri CCA (Yusfi)

 

08.20 – 10.20 WIB

Lomba

Serambi Masjid (Menggambar) 

Sekretariat (Adzan) 

Aula TK (MHQ) Ruang Masjid (CCA)

1. Fotocopy materi 

2. Daftar urut registrasi 

3. Daftar nilai 

4. Ballpoint

1. Juri 

a. Menggambar (Pak Romli & Pak Dondi) b. Adzan (Pak Anang) 

c. MHQ (Sdr. Dinna Isma) d. CCA (Pak Shaufik & Yutof) 

2. Asisten Juri 

a. Menggambar (Ihza & Adi) 

b. Adzan (Zain) 

c. MHQ (Nira & Lasiya) d. CCA (Anif & Dila)

 

10.20 – 10.50 WIB

Rekap Nilai

Sekretariat MBBH

 

1. Team Juri 

2. Asila, Lana, Nurohimah & Yusfi

   

Pembagian Doorprize

Serambi Masjid

1. Hadiah Doorprize 

2. Mic Wireless 3. Kamera

1. Pengisi (Bintang

2. Hadiah (Bertia & Sufika) 

3. Sound (Andoni) 

4. Publikasi (Baskara & Otiva)

 

10.50 – 11.15 WIB

Pengumuman Pemenang

 

1. Trophy 

2. Sertifikat 

3. Uang Pembinaan 

4. Nampan 

1. Pembagi Trophy (Pak Romli, Pak Dondi, Pak Shaufik, Pak Anang, Bu Dinna) 

2. Petugas trophy (Yusfi, Alifa, Laita, Sudafi)

 

11.15 – 11.20 WIB

Penutup

     

BACA JUGA: Contoh Saran Dalam Makalah Beserta Cara Membuatnya  

Contoh rundown acara webinar

rundown acara
iStock

Waktu

Kegiatan

Pembicara

PJ

09.30-10.00 WIB

Registrasi

Anita

10.00-10.15 WIB

Pembukaan

Lita

10.15.-11.00 WIB

Materi 1

Indira

Moderator

11.00-12.00 WIB

Sesi tanya jawab

Peserta dan Indira

Moderator

12.00-13.00 WIB

Istirahat

Moderator

13.00-14.30 WIB

Materi 2

Ochia

Moderator

14.30-15.15 WIB

Sesi tanya jawab

Peserta dan Ochia

Moderator

15.15-15.45 WIB

Quiz dan penutup

 

Pipit

Contoh rundown acara pelatihan 

rundown acara
iStock

Waktu

Acara

Narasumber

PJ

07.00-08.00 WIB

Registrasi peserta

 

Indah dan Umi

08.00-08.30 WIB

Pembukaan

MC

Amara dan Intan

10.30-10.45 WIB

Coffee break

MC

Amara dan Intan

08.30-10.30 WIB

Materi 1

Prof. Hasturi

Moderator

10.30-10.45 WIB

Coffee break

MC

Amara dan Intan

10.45-12.30 WIB

Materi 2

Dr. Imasho

Moderator

12.30-13.00 WIB

Ishoma

   

13.00-14.30 WIB

Materi 3

Drs. Agyra

Moderator

14.30-14.45 WIB

Penutup

MC

Amara dan Intan

Contoh rundown acara studi banding

rundown
iStock

Waktu

Kegiatan

Jumat, 19 Agustus 2022

 

19.30 – 20.00 WIB

Pengondisian peserta

20.00 – 20.30 WIB

Briefing

21.00 – 04.00 WIB

Perjalanan

Sabtu, 20 Agustus 2022

 

04.30 – 06.30 WIB

Ishoma

06.30 – 07.00 WIB

Pengondisian peserta

07.00 – 08.00 WIB

Perjalanan ke sekolah tujuan

08.00 – 11.00 WIB

Acara di sekolah tujuan

11.30 – 12.30 WIB

Perjalanan ke UNESA

12.30 – 13.00 WIB

Ishoma

13.00 – 15.00 WIB

Kunjungan ke UNESA

15.30 – 16.00 WIB

Perjalanan ke Tugu Pahlawan

16.00 – 17.00 WIB

Wisata Kota (Tugu Pahlawan)

17.00 – 22.00 WIB

Perjalanan ke Malang dan makan malam

22.00 – 04.00 WIB

Istirahat

Minggu, 21 Agustus 2022

 

04.30 – 05.00 WIB

Jamaah subuh

05.00 – 07.00 WIB

Mandi dan makan

07.00 – 07.30 WIB

Pengondisian peserta

07.30 – 08.30 WIB

Perjalanan ke Jatim Park

08.30 – 14.00 WIB

Wisata Jatim Park

14.00 – 14.30 WIB

Pengondisian Peserta

14.30 – 15.30 WIB

Perjalanan ke Selecta

15.30 – 17.30 WIB

Wisata Selecta

17.30 – 19.00 WIB

Perjalanan ke pusat oleh-oleh dan makanan

19.00 – 21.00 WIB

Sholat dan belanja

21.00 – selesai

Perjalanan pulang

BACA JUGA: Carousel: Pengertian, Jenis, Manfaat & Cara Membuatnya

Contoh rundown acara open house

iStock

Waktu

Acara

09.30 – 10.00 WIB

Registrasi dan coffee break

10.15 – 10.30 WIB

Pembukaan

10.30 – 10.50 WIB

Kilas balik pendirian CV. Ifatama

11.00 – 12.00 WIB

Diskusi untuk kolaborasi

12.00 – 13.00 WIB

Ishoma

13.00 – 14.00 WIB

Pameran produk CV. Ifatama

14.10 – selesai

Penutupan dan foto bersama

Contoh rundown acara wisata bersama

rundown
iStock

Waktu

Acara

06.00 – 06.30 WIB

Persiapan

06.30 – 08.00 WIB

Berangkat dari titik kumpul

08.00 – 09.30 WIB

Tiba di Masjid Agung Jawa Tengah

09.30 – 10.00 WIB

Sholat dhuha dan perjalanan keliling

10.15 – 10.30 WIB

Perjalanan ke Lawang Sewu

10.30 – 13.00 WIB

Keliling Lawang Sewu

13.00 – 13.50 WIB

Ishoma

14.00 – 15.15 WIB

Menuju Kota Lama Semarang

15.30 – 16.00 WIB

Membeli oleh-oleh

16.00 – selesai

Perjalanan pulang

Contoh rundown acara kuliah umum

rundown
iStock

Waktu

Acara

Pengisi acara

PJ

10.00-10.05 WIB

Pembukaan acara

MC

Inda dan Ochi

10.05-10.15 WIB

Menyanyikan lagu kebangsaan Indonesia Raya

Dirigen

Annas

10.15-10.25 WIB

Sambutan rektor Universitas Maju Jaya

Rektor

 

10.25-10.35 WIB

Pemberian plakat dan berfoto bersama

Moderator dan Rektor

Amina

10.35-11.30 WIB

Kuliah umum

Prof. Jumaidah

 

11.30-11.45 WIB

Tanya jawab dan pembagian doorprize

Moderator dan Prof. Jumaidah

Amina

11.45-12.00 WIB

Penutupan

MC

Inda dan Ochi

Demikian pengertian rundown acara dan contohnya dalam berbagai event. Semoga informasi mengenai cara membuat susunan acara di atas dapat membantu Sedulur yang sedang bertugas sebagai bagian acara dalam suatu kepanitiaan. Semangat, ya!

Mau belanja bulanan nggak pakai ribet? Aplikasi Super solusinya! Mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga tersedia lengkap. Selain harganya murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan belanja lewat handphone. Nggak perlu keluar rumah, belanjaan pun langsung diantar.

Bagi Sedulur yang punya toko kelontong atau warung, bisa juga lho belanja grosir atau kulakan lewat Aplikasi Super. Harga dijamin lebih murah dan bikin untung makin melimpah.