8 Contoh Rundown Acara Berbagai Event & Cara Membuatnya

Belila Mega

16 Dec 2022
8 min read
rundown rundown acara

Dalam menyelenggarakan suatu acara, salah satu elemen penting yang harus dipenuhi adalah membuat rundown acara. Rundown atau susunan acara ini sangat penting karena akan mempengaruhi waktu berjalannya acara.

Dalam membuat rundown dibutuhkan perencanaan yang matang, rinci, dan sudah didiskusikan bersama tim lainnya. Susunan acara ini biasanya digunakan pada acara-acara yang diikuti oleh banyak orang, seperti pelatihan, kuliah umum, webinar, dan rapat tahunan. Berikut adalah pengertian rundown acara, contoh, dan cara membuatnya. Simak dengan baik, ya!

Rundown acara adalah

Rundown dalam bahasa Indonesia juga sering disebut sebagai susunan acara. Rundown acara adalah sebuah rangkaian acara yang dibuat secara sistematis yang mana berisi susunan kegiatan yang dibatasi oleh durasi waktu tertentu.

Susunan acara ini biasanya digunakan pada kegiatan yang melibatkan banyak orang dan bersifat formal. Beberapa acara yang menggunakan rundown adalah acara seminar, upacara keagamaan, konser musik, acara pernikahan, acara lomba, dan reuni sekolah.

Rundown dibuat atau disusun oleh pihak terkait, seperti seksi acara dalam suatu kepanitiaan ataupun event organizer yang dipilih dalam suatu kegiatan. Seperti di organisasi mahasiswa atau kepemudaan, susunan acara dibuat oleh panitia pelaksana bagian acara dan sekretaris.

Sedangkan di instansi pemerintahan, tugas dan kewenangan tersebut berada di bagian protokoler (staff protokol) di Divisi Hubungan Internasional. Sementara itu, di perusahaan swasta, tugas pembuatan susunan acara dilakukan oleh sekretaris dan divisi public relation.

Cara membuat rundown acara

Cara membuat rundown tentunya melibatkan banyak pihak. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika sedang membuat susunan acara.

Susunan acara harus selalu berjalan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
Pembuat susunan acara harus berkoordinasi dengan bagian perlengkapan dan bagian lain untuk menghindari miskomunikasi.
Semua panitia yang terlibat harus melakukan gladi bersih sebelum hari acara terselenggara sehingga semua pihak yang terlibat dapat berjalan sesuai fungsinya.
Panitia atau jasa event organizer memiliki tanggung jawab sebagai peninjau dan penanggung jawab selama acara berlangsung.

Cara membuat susunan acara tersebut adalah sebagai berikut.

Bagian acara membuat dan mengatur secara runtut kegiatan yang akan dilakukan berdasarkan tema acara.
Bagian acara melakukan koordinasi bersama tim terkait tamu undangan, narasumber, atau peserta penting yang akan datang pada acara.
Susun semua aktivitas dengan durasi waktu tertentu yang akan dilakukan pada hari pelaksanaan acara.
Tambahkan penentuan tempat acara berlangsung, jika acara dilakukan di lebih dari satu ruang.
Bagian acara mengkomunikasikan susunan acara yang sudah dibuat pada rapat koordinasi bersama seluruh anggota.
Jika ada revisi pada saat rapat, lakukan revisi sesegera mungkin.
Jika sudah tidak ada lagi revisi, bagian acara dapat melakukan briefing dengan panitia yang bertugas pada acara terkait semua hal yang penting.

Contoh rundown acara rapat perusahaan

Waktu	Kegiatan	Tempat
08.00-08.30 WIB	Pembukaan rapat oleh MC	Ruang Rapat Direksi PT. Amwa Indo Jaya
	Pembacaan doa dan menyanyikan lagu Indonesia Raya Sambutan Direktur Utama PT. Amwa Indo Jaya Sambutan Kepala Bagian Umum PT. Amwa Indo Jaya
08.30-09.00 WIB	Pembacaan laporan singkat dari masing-masing divisi beserta pengecekan daftar hadir dari setiap perwakilan bagian
09.00-09.15 WIB	Coffee Break
09.15-10.30 WIB	Pembahasan inti acara rapat mengenai evaluasi kinerja karyawan
10.30-11.00 WIB	Diskusi dan tanya jawab bersama pihak atasan
10.30-11.00 WIB	Pengambilan keputusan dan pembacaan kesimpulan rapat
12.00 WIB	Penutupan rapat

Contoh rundown acara lomba anak

Hari/Tanggal	Waktu	Kegiatan	Tempat	Perlengkapan	PJ
Sabtu, 16 Mei	07.30 – 08.00 WIB	Registrasi peserta	Depan Masjid	1. Lembar registrasi 2. Meja & taplak	1. Astri dan Inda 2. Bona & Ratih
	08.00 – 08.05 WIB	Pengkondisian peserta	Ruang Masjid	1. Sound masjid 2. Kamera	1. MC (Alify) 2. Sound (Aoka)
	08.05 – 08.15 WIB	Sambutan: Ketua Panitia Ketua Ramadhan			1. Penjemputan Ketua (Zidin) 2. Publikasi (Otiva & Muria) 3. LO: a. Menggambar (Bina) b. Adzan (Hutama) c. MHQ (Rafif) d. CCA (Dita)
		Penjemputan Juri			1. Juri Menggambar (Ihza) 2. Juri Adzan (Adi) 3. Juri MHQ (Nuriah) 4. Juri CCA (Yusfi)
	08.20 – 10.20 WIB	Lomba	Serambi Masjid (Menggambar) Sekretariat (Adzan) Aula TK (MHQ) Ruang Masjid (CCA)	1. Fotocopy materi 2. Daftar urut registrasi 3. Daftar nilai 4. Ballpoint	1. Juri a. Menggambar (Pak Romli & Pak Dondi) b. Adzan (Pak Anang) c. MHQ (Sdr. Dinna Isma) d. CCA (Pak Shaufik & Yutof) 2. Asisten Juri a. Menggambar (Ihza & Adi) b. Adzan (Zain) c. MHQ (Nira & Lasiya) d. CCA (Anif & Dila)
	10.20 – 10.50 WIB	Rekap Nilai	Sekretariat MBBH		1. Team Juri 2. Asila, Lana, Nurohimah & Yusfi
		Pembagian Doorprize	Serambi Masjid	1. Hadiah Doorprize 2. Mic Wireless 3. Kamera	1. Pengisi (Bintang 2. Hadiah (Bertia & Sufika) 3. Sound (Andoni) 4. Publikasi (Baskara & Otiva)
	10.50 – 11.15 WIB	Pengumuman Pemenang		1. Trophy 2. Sertifikat 3. Uang Pembinaan 4. Nampan	1. Pembagi Trophy (Pak Romli, Pak Dondi, Pak Shaufik, Pak Anang, Bu Dinna) 2. Petugas trophy (Yusfi, Alifa, Laita, Sudafi)
	11.15 – 11.20 WIB	Penutup

Contoh rundown acara webinar

Waktu	Kegiatan	Pembicara	PJ
09.30-10.00 WIB	Registrasi	–	Anita
10.00-10.15 WIB	Pembukaan	–	Lita
10.15.-11.00 WIB	Materi 1	Indira	Moderator
11.00-12.00 WIB	Sesi tanya jawab	Peserta dan Indira	Moderator
12.00-13.00 WIB	Istirahat	–	Moderator
13.00-14.30 WIB	Materi 2	Ochia	Moderator
14.30-15.15 WIB	Sesi tanya jawab	Peserta dan Ochia	Moderator
15.15-15.45 WIB	Quiz dan penutup		Pipit

Contoh rundown acara pelatihan

Waktu	Acara	Narasumber	PJ
07.00-08.00 WIB	Registrasi peserta		Indah dan Umi
08.00-08.30 WIB	Pembukaan	MC	Amara dan Intan
10.30-10.45 WIB	Coffee break	MC	Amara dan Intan
08.30-10.30 WIB	Materi 1	Prof. Hasturi	Moderator
10.30-10.45 WIB	Coffee break	MC	Amara dan Intan
10.45-12.30 WIB	Materi 2	Dr. Imasho	Moderator
12.30-13.00 WIB	Ishoma
13.00-14.30 WIB	Materi 3	Drs. Agyra	Moderator
14.30-14.45 WIB	Penutup	MC	Amara dan Intan

Contoh rundown acara studi banding

Waktu	Kegiatan
Jumat, 19 Agustus 2022
19.30 – 20.00 WIB	Pengondisian peserta
20.00 – 20.30 WIB	Briefing
21.00 – 04.00 WIB	Perjalanan
Sabtu, 20 Agustus 2022
04.30 – 06.30 WIB	Ishoma
06.30 – 07.00 WIB	Pengondisian peserta
07.00 – 08.00 WIB	Perjalanan ke sekolah tujuan
08.00 – 11.00 WIB	Acara di sekolah tujuan
11.30 – 12.30 WIB	Perjalanan ke UNESA
12.30 – 13.00 WIB	Ishoma
13.00 – 15.00 WIB	Kunjungan ke UNESA
15.30 – 16.00 WIB	Perjalanan ke Tugu Pahlawan
16.00 – 17.00 WIB	Wisata Kota (Tugu Pahlawan)
17.00 – 22.00 WIB	Perjalanan ke Malang dan makan malam
22.00 – 04.00 WIB	Istirahat
Minggu, 21 Agustus 2022
04.30 – 05.00 WIB	Jamaah subuh
05.00 – 07.00 WIB	Mandi dan makan
07.00 – 07.30 WIB	Pengondisian peserta
07.30 – 08.30 WIB	Perjalanan ke Jatim Park
08.30 – 14.00 WIB	Wisata Jatim Park
14.00 – 14.30 WIB	Pengondisian Peserta
14.30 – 15.30 WIB	Perjalanan ke Selecta
15.30 – 17.30 WIB	Wisata Selecta
17.30 – 19.00 WIB	Perjalanan ke pusat oleh-oleh dan makanan
19.00 – 21.00 WIB	Sholat dan belanja
21.00 – selesai	Perjalanan pulang

Contoh rundown acara open house

Waktu	Acara
09.30 – 10.00 WIB	Registrasi dan coffee break
10.15 – 10.30 WIB	Pembukaan
10.30 – 10.50 WIB	Kilas balik pendirian CV. Ifatama
11.00 – 12.00 WIB	Diskusi untuk kolaborasi
12.00 – 13.00 WIB	Ishoma
13.00 – 14.00 WIB	Pameran produk CV. Ifatama
14.10 – selesai	Penutupan dan foto bersama

Contoh rundown acara wisata bersama

Waktu	Acara
06.00 – 06.30 WIB	Persiapan
06.30 – 08.00 WIB	Berangkat dari titik kumpul
08.00 – 09.30 WIB	Tiba di Masjid Agung Jawa Tengah
09.30 – 10.00 WIB	Sholat dhuha dan perjalanan keliling
10.15 – 10.30 WIB	Perjalanan ke Lawang Sewu
10.30 – 13.00 WIB	Keliling Lawang Sewu
13.00 – 13.50 WIB	Ishoma
14.00 – 15.15 WIB	Menuju Kota Lama Semarang
15.30 – 16.00 WIB	Membeli oleh-oleh
16.00 – selesai	Perjalanan pulang

Contoh rundown acara kuliah umum

Waktu	Acara	Pengisi acara	PJ
10.00-10.05 WIB	Pembukaan acara	MC	Inda dan Ochi
10.05-10.15 WIB	Menyanyikan lagu kebangsaan Indonesia Raya	Dirigen	Annas
10.15-10.25 WIB	Sambutan rektor Universitas Maju Jaya	Rektor
10.25-10.35 WIB	Pemberian plakat dan berfoto bersama	Moderator dan Rektor	Amina
10.35-11.30 WIB	Kuliah umum	Prof. Jumaidah
11.30-11.45 WIB	Tanya jawab dan pembagian doorprize	Moderator dan Prof. Jumaidah	Amina
11.45-12.00 WIB	Penutupan	MC	Inda dan Ochi

Contoh rundown acara ulang tahun

Waktu	Acara	Pengisi Acara
15.30 – 15.45 WIB	Pembukaan acara	MC
15.45 – 15.50 WIB	Sambutan orang tua	Orang tua
15.50 – 16.10 WIB	Menyanyikan lagu “ulang tahun”	Semua tamu undangan
16.10 – 16.20 WIB	Pemotongan kue	Indri dan Orang tua
16.20 – 16.35 WIB	Makan bersama	Semua tamu undangan
16.35 – 16.50 WIB	Games	Om Badut
16.50 – 17.00 WIB	Penutup dan foto bersama	MC
17.00 – Selesai	Pembagian souvenir	Pihak keluarga Indri

Contoh rundown acara milad komunitas

Waktu	Acara	Penanggung Jawab
06.00 – 06.30 WIB	Registrasi peserta	Kafita
06.30 – 07.30 WIB	Perjalanan menuju Air Terjun Cemerlang	Semua Panitia
07.30 – 08.30 WIB	Pemotongan tumpeng dan makan bersama	Oliv
08.30 – 11.00 WIB	Outbond	Pihak penyelenggara
11.00 – 12.00 WIB	Bersih-bersih	Semua Panitia
12.00 – 13.30 WIB	Ishoma	Kendra
13.30 – 14.30 WIB	Kado silang	Ilya
14.30 – Selesai	Perjalanan pulang	Semua panitia

Contoh rundown acara gathering alumni SMA

Waktu	Kegiatan	Tempat
08.00 – 08.30 WIB	Registrasi peserta Alumni setiap angkatan	Gedung Pertemuan SMA Cita Mulia
08.30 – 09.00 WIB	Pembukaan acara
09.00 – 10.00 WIB	Sharing Alumni SMA Cita Mulia
10.00 – 10.15 WIB	Hiburan dari peserta Alumni
10.15 – 10.30 WIB	Coffee break
10.30 – 12.00 WIB	Pembahasan Struktur Organisasi Alumni SMA Cita Mulia
12.00 – 13.00 WIB	Ishoma	Masjid SMA Cita Mulia
13.00 – 13.30 WIB	Pengumuman oleh perwakilan Alumni kepada pihak SMA Cita Mulia	Gedung Pertemuan SMA Cita Mulia
13.30 – 14.00 WIB	Penutup dan foto bersama	Gedung Pertemuan SMA Cita Mulia

Contoh rundown acara pelantikan komunitas

Waktu	Kegiatan	Tempat
08.00 – 08.30	Pembukaan Acara oleh MC -Pembacaan doa -Menyanyikan lagu Indonesia Raya -Sambutan Ketua Panitia -Sambutan Ketua Komunitas Bakti Alam	Markas Besar Komunitas Bakti Alam
			08.30 – 09.00	Materi dari Ketua Komunitas Bakti Alam	Markas Besar Komunitas Bakti Alam
			09.00 – 09.15	Hiburan dan Coffe break	Markas Besar Komunitas Bakti Alam
			09.15 – 11.00	Pelantikan Kepengurusan Baru Komunitas Bakti Alam	Markas Besar Komunitas Bakti Alam
11.00 – 11.15	Sambutan Ketua Kepengurusan Komunitas Bakti Alam yang baru	Markas Besar Komunitas Bakti Alam
11.15 – 11.45	Penutupan dan foto bersama	Markas Besar Komunitas Bakti Alam

Demikian pengertian rundown acara dan contohnya dalam berbagai event. Semoga informasi mengenai cara membuat susunan acara di atas dapat membantu Sedulur yang sedang bertugas sebagai bagian acara dalam suatu kepanitiaan. Semangat, ya!

Mau belanja bulanan nggak pakai ribet? Aplikasi Super solusinya! Mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga tersedia lengkap. Selain harganya murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan belanja lewat handphone. Nggak perlu keluar rumah, belanjaan pun langsung diantar.

Bagi Sedulur yang punya toko kelontong atau warung, bisa juga lho belanja grosir atau kulakan lewat Aplikasi Super. Harga dijamin lebih murah dan bikin untung makin melimpah.