Reimburse atau reimbursement merupakan istilah yang digunakan untuk menjelaskan bentuk penggantian uang dari perusahaan kepada karyawan sebagai kompensasi atas segala biaya yang sempat dikeluarkan oleh karyawan. Singkatnya, reimburse adalah uang ganti rugi atas pengeluaran pribadi karyawan yang berkaitan dengan perusahaan.
Kebijakan reimburse dapat bermacam-macam, bergantung pada setiap perusahaan. Beberapa perusahaan ada yang mengganti semua biaya yang sudah dikeluarkan, namun ada juga yang hanya mengganti biaya dengan jumlah mengikuti persentase tertentu. Dengan begitu, pastikan Sedulur memahami ketentuan mengenai reimburse di perusahaan masing-masing.
Nah, jika Sedulur masih ingin tahu mengenai apa itu reimbursement, apa saja jenis dan macamnya, serta bagaimana cara mengajukannya, berikut adalah informasi selengkapnya.
BACA JUGA: 12 Contoh Surat Lamaran Magang yang Benar
Pengertian reimbursement
Reimbursement adalah kompensasi yang harus dibayarkan oleh sebuah perusahaan kepada karyawan, pelanggan atau pihak lain terkait dengan pembayaran pengeluaran bisnis perusahaan.
Mudahnya, reimbursement adalah kompensasi moneter yang diterima untuk menutupi transaksi yang dilakukan sebelumnya, yang berkaitan dengan pengeluaran bisnis. Misalnya, uang yang dikeluarkan untuk asuransi, pajak, akomodasi, makanan, dan transportasi, serta biaya kursus profesi atau kursus di perguruan tinggi.
Dengan demikian, jika seorang karyawan suatu saat memiliki keperluan yang menyangkut kepentingan perusahaan, karyawan tersebut boleh mengajukan reimburse atas biaya pribadi yang sudah dikeluarkannya. Dengan catatan, karyawan tersebut memiliki bukti pembayaran yang jelas, invoice, atau hal lainnya dan sudah mengisi form ganti rugi yang disediakan.
Jenis-jenis reimbursement
Secara umum, jenis-jenis reimburse dibedakan menjadi tiga, sebagai berikut.
- Taxes (pembayaran pajak)
Merupakan jenis reimburse yang umumnya digunakan dalam proses pembayaran pajak. Jika seorang karyawan sudah membayar pajak namun gaji yang diberikan adalah hasil akhir setelah potongan pajak pendapatan, maka karyawan tersebut dapat mengajukan reimburse pada perusahaan.
- Insurance (asuransi)
Merupakan jenis reimburse dalam dunia asuransi. Umumnya, jenis reimburse ini diajukan oleh pemegang polis yang membutuhkan tindakan medis segera dan tidak sempat menghubungi pihak asuransi. Dengan begitu, ia harus menanggung sendiri seluruh biayanya sebelum mengajukan penggantian dana ke perusahaan asuransi.
- Legal (hukum)
Merupakan jenis reimburse yang sering disebut sebagai tunjangan reimbursement. Dalam hal ini, hakim mengungkapkan bahwa reimburse adalah suatu pembayaran pengganti waktu dan uang, yang digunakan pada prospek dan perkembangan keuangan.
BACA JUGA: Bisnis Konsultan: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawabnya
Macam-macam reimbursement
Meskipun perusahaan memiliki kewajiban untuk mengganti uang karyawan, namun perlu diperhatikan lagi bahwa tidak semua kategori pengeluaran dapat diajukan reimburse-nya. Hal ini tentu saja berkaitan dengan kebijakan setiap perusahaan.
Namun, ada beberapa macam tipe pengeluaran yang secara umum dapat diajukan proses reimburse-nya, antara lain adalah:
1. Reimburse biaya perjalanan bisnis
Dalam hal bisnis, perusahaan sering kali meminta beberapa karyawannya untuk melakukan perjalanan bisnis ke luar kota atau ke luar negeri. Nah, biaya yang dilakukan selama melakukan perjalanan bisnis inilah yang dapat diajukan reimburse-nya.
Beberapa biaya yang akan ditanggung perusahaan, umumnya seperti tiket kereta atau pesawat, akomodasi dan transportasi, hingga uang makan harian. Namun, ada juga beberapa perusahaan yang tidak memberlakukan reimburse untuk hal tersebut, melainkan menerapkan sistem tunjangan harian selama perjalanan dinas yang dilakukan.
2. Reimburse operasional bisnis
Selain perjalanan bisnis, pengeluaran dana untuk operasional bisnis juga menjadi salah satu tipe yang bisa diajukan reimburse-nya. Beberapa contohnya, seperti membeli peralatan kantor, menyewa tempat untuk meeting, menggunakan pulsa pribadi untuk menelepon konsumen, membayar program pelatihan dan pendidikan, serta mengeluarkan dana lain yang terkait bisnis.
Namun, lagi-lagi tidak semua operasional bisnis juga dapat di-reimburse. Beberapa contoh di bawah ini tidak akan dibayarkan oleh perusahaan meskipun seorang karyawan telah mengajukan penggantian dana.
- Pelatihan dengan biaya langganan non-bisnis.
- Pertemuan dengan klien tanpa adanya izin dari perusahaan.
- Mendapatkan denda saat menggunakan mobil perusahaan.
- Perjalanan pribadi yang tidak terkait bisnis.
Nah, dalam hal pengajuan penggantian dana ini, jangan lupa untuk memberikan informasi selengkap-lengkapnya. Seperti total biaya yang dikeluarkan, kegiatan yang dilakukan, tanggal kegiatan pengeluaran, dan keterangan terkait pengeluaran tersebut.
3. Penggantian biaya kesehatan
Macam reimburse yang ketiga adalah penggantian biaya kesehatan. Sistem ini biasanya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang belum menyediakan tunjangan BPJS kepada karyawannya. Dengan begitu, ketika karyawan melakukan transaksi kesehatan, maka perusahaan akan mengganti biaya yang mereka keluarkan.
Contoh biaya kesehatan yang biasanya akan diganti oleh perusahaan, yaitu biaya konsultasi dokter, biaya obat, biaya perawatan, biaya kacamata, dan biaya medical check up. Namun, semua contoh ini tidak bisa diterapkan sama rata, karena setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri-sendiri.
Contoh form reimburse
Selain menyediakan bukti untuk mengajukan reimburse, karyawan juga harus mengisi form penggantian dana yang menyangkut data-data pengeluaran biaya. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah dua contoh form reimbursement yang diterapkan oleh perusahaan, yang mana form ini akan berbeda-beda di tiap perusahaan.
Contoh pertama
Contoh kedua
BACA JUGA: 9 Cara Melamar Pekerjaan via Email agar Lolos Fase Berikutnya
Cara mengajukan reimbursement
Jika Sedulur ingin mengajukan reimburse namun tidak tahu bagaimana caranya, berikut adalah beberapa langkah yang bisa Sedulur ikuti supaya bisa mengajukan penggantian dana kepada perusahaan tempat Sedulur bekerja. Simak dengan baik, ya!
1. Memahami semua persyaratannya
Sebelum mengajukan penggantian dana, pemahaman yang baik akan syarat harus Sedulur lakukan. Hal ini karena setiap perusahaan akan memiliki syarat yang berbeda-beda dalam proses reimbursement. Jika tidak sesuai, bisa saja penggantian dana akan telat diterima, bahkan pengajuannya ditolak karena tidak memenuhi syarat yang sudah ditentukan.
2. Melengkapi seluruh dokumen
Setelah memahami dengan baik semua persyaratan untuk melakukan reimburse, langkah berikutnya adalah melengkapi seluruh dokumen yang dibutuhkan. Dokumen ini akan menjadi bukti yang sah, yang menyatakan bahwa Sedulur memang benar-benar menggunakan uang pribadi untuk melakukan suatu hal yang berkaitan dengan perusahaan.
Nah, beberapa dokumen yang secara umum dibutuhkan dalam proses ini, antara lain kwitansi, surat dokter, invoice, bukti pembayaran, resep obat, dan lain sebagainya. Penting diingat bahwa semua dokumen harus asli, bukan salinan atau fotocopy.
3. Ajukan reimbursement segera
Jika dua langkah di atas sudah Sedulur lakukan, langkah berikutnya adalah segera mengajukan reimburse setelah melakukan transaksi yang terkait bisnis perusahaan. Hal ini karena beberapa perusahaan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memproses pengajuan penggantian dana ini. Segera mengajukan reimburse juga bisa menghindari kehilangan bukti transaksi.
4. Cek kembali sebelum pengajuan
Langkah berikutnya adalah melakukan pengecekan kembali sebelum mengajukan reimburse. Jangan sampai, Sedulur mengajukan pembayaran yang tidak berkaitan dengan keperluan perusahaan, sehingga nantinya dianggap curang oleh perusahaan.
5. Hitung lagi uang pengembalian
Langkah terakhir yang seringkali diabaikan oleh karyawan adalah menghitung ulang uang hasil reimburse. Pada beberapa kasus, uang reimburse bisa jadi kurang, sehingga karyawan masih memiliki hak yang belum dibayarkan. Dengan begitu, Sedulur bisa mengajukan kembali kekurangan dengan bukti yang sah.
Nah, itulah penjelasan mengenai reimbursement beserta jenis, macam, contoh, dan cara pengajuannya. Semoga informasi ini dapat membantu Sedulur dalam mengajukan proses penggantian dana yang sudah dikeluarkan untuk kepentingan perusahaan.
Mau belanja bulanan nggak pakai ribet? Aplikasi Super solusinya! Mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga tersedia lengkap. Selain harganya murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan belanja lewat handphone. Nggak perlu keluar rumah, belanjaan pun langsung diantar.
Bagi Sedulur yang punya toko kelontong atau warung, bisa juga lho belanja grosir atau kulakan lewat Aplikasi Super. Harga dijamin lebih murah dan bikin untung makin melimpah.
