Sedulur tentu sudah tidak asing dengan posisi purchasing staff dalam sebuah perusahaan. Purchasing staff adalah pegawai yang bertanggung jawab menangani pembelian barang baku untuk produksi perusahaan. Hampir semua perusahaan membutuhkan posisi ini sehingga purchasing staff menjadi salah satu profesi yang cukup menjanjikan untuk beberapa tahun ke depan.
Jika berminat dengan posisi ini, Sedulur tentu harus menguasai skill dan juga tanggung jawab seorang purcahing staff. Berikut pengertian, keahlian beserta jenjang karir purchasing staff yang perlu Sedulur pahami.
BACA JUGA : Helper: Pengertian, Tugas, Jenis, Gaji dan Syaratnya
Purchasing staff adalah
Secara umum, purchasing merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk melakukan proses pembelian barang. Sedangkan purchasing staff adalah pegawai yang bertanggungjawab untuk membeli bahan baku, barang maupun jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis perusahaan.
Sedangkan secara pengertian bebas, purchasing staff merupakan pegawai yang berperan untuk membeli bahan baku atau barang yang akan diolah menjadi produk yang bernilai ekonomi. Purcashing staff secara umum didefinisikan sebagai karyawan yang ditunjuk untuk membeli barang atau bahan baku dari pemasok atau supplier yang akan mendukung operasional perusahaan dan menghasilkan keuntungan ekonomi.
BACA JUGA : Contoh Application Letter Bahasa Inggris, Dijamin Dilirik HRD!
Skill yang dibutuhkan purchasing staff
Purchasing staff tentunya tidak dapat diisi dengan orang sembarang, melainkan harus ditempati orang memiliki beberapa skill yang memang dibutuhkan dalam posisi ini. Berikut beberapa skill yang harus dimiliki puchasinh staff.
1. Komunikasi
Staff purchasing tentunya harus memiliki skil komunikasi yang baik. Hal ini karena mereka akan selalu berkomunikasi dan bernegosiasi dengan supplier, mitra bisnis, pelanggan dan juga antar divisi perusahaan seperti inventaris dan akuntansi. Agar setiap proyek yang dijalankan dapat berjalan dengan lancar, skill komunikasi merupakan hal yang wajib dimiliki oleh staff purchasing.
2. Networking
Skill lainnya yang harus dimiliki staff purchasing adalah networking. Setidaknya staff perchusaing harus mempunyai banyak kenalan dari industry bahan baku, jasa ekspor- impor bahkan sampai digital agensi. Networking ini nantinya akan sangat bermanfaat untuk membanu kinerja purchasing staff, terlih pada proses pembelian agar dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya hambatan yang berarti.
Jika butuh bahan baku atau barang tertentu, kemungkinan yang bisa dilakukan Purchasing Staff adalah menghubungi kenalan atau networking yang dimilikinya agar bisa mendapatkan harga terbaik bagi perusahaan.
3. Mengorganisir arsip
Pesatnya perkembangan teknologi, berkas dan juga arsip yang dibutuhkan dalam proses pembelian barang sudah dapat disimpan segara digital melalui kompuer maupun Cloud. Untuk itu, skill mengorganisir arsip ini sangat dibutuhkan oleh purchasing staff agar dapat mampu mengorganisir berkas baik secara digital maupun manual. Dokumen staff merupakan termasuk aset yang terkadang bersifat confidential yang harus disusun, disimpan dan diorganisir dengan rapi dan efisien.
4. Perpajakan
Skill selanjutnya adalag pengetahuan tentang perpajakan. Hal ini tentu sangat penting untuk dapat membantu perhitungan biaya saat pembelian barang. Tak hanya itu, keahlian dalam bernegoisasai juga sangat dibutuhkan agar perusahaan mendapatkan barang berkualitas dari supplier.
BACA JUGA : 9 Cara Melamar Pekerjaan via Email agar Lolos Fase Berikutnya
Tugas purchasing staff
Adapun tugas dari purchasing staff adalah sebagai berikut ini.
- Mengurus pembelian barang, termasuk bahan baku untuk produksi dan keperluan kantor
- Bertanggung jawab untuk manajer pembelian dan kepala bagian
- Mencari pemasok atau supplier untuk memberikan harga dan kualitas yang sesuai standar perusahaan
- Komunikasi yang baik untuk negosiasi mendapatkan harga
- Memesan barang yang sudah disepakati dan membuat berkas PO (Purchase Order)
- Memastikan kualitas barang yang sudah dipesan
- Membuat daftar kategori pembelian seperti waktu pembelian dan jenis purchasing order
- Melakukan persetujuan pada divisi keuangan untuk membeli bahan atau barang
- Melakukan monitor pesanan apakah barang sudah dikirim sesuai formulir permintaan barang
- Membuat laporan yang dikirimkan ke manajer pembelian tentang barang yang sudah dibeli, sesuai formulir permintaan barang
Tanggung jawab
Selain bertugas untuk mengurusi proses pembelian barang, purchasing staff juga memiliki tanggung tertentu. Berikut tanggung jawab dari purchasing staff.
- Menangani pembelian kebutuhan perusahaan
Tanggung jawab purchasing staff yang pertama yaitu membuat rencana pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Misalnya, kebutuhan bulanan, maupun kebutuhan insidentil, seperti membeli laptop/komputer baru, membeli mesin peralatan, pembelian bahan baku, dll.
- Mengajukan approval PO pada perusahaan
Setelah membuat berkas PO, tanggung jawab selanjutnya dari purchasing staff adalah meminta approval atau persetujuan kepada divisi keuangan. Jika disetujui, baru akan dilanjutkan pada proses pemesanan ke pihak supplier.
- Memantau kondisi barang yang dibeli
Setelah itu, purchasing staff perlu memeriksa kembali kondisi barang yang dipesan. Apakah sudah sesuai dengan spesifikasi yang dipesan apa belum dan apakah ada keterlambatan dalam proses pengiriman? Apakah sesuai dengan harga yang disepakati? Serta kriteria yang lainnya. Tugas purchasing staff yaitu memastikan kualitas barang, ketepatan waktu pengiriman, harga barang yang dipesan, semua sudah memenuhi kebutuhan perusahaan.
- Melakukan pencatatan faktur/PO (purchasing order)
Salah satu tanggung jawab purchasing staff adalah membuat pencatatan faktur purchasing order. Terkhusus yang berkaitan dengan divisi akuntansi dan juga keuangan.
BACA JUGA : Project Management: Definisi, Tujuan, Pendekatan & Tahapannya
Jenjang karir
Gaji purchasing staff awalnya hanya kisaran 3- 5 jutaan saja. Akan tetapi, hal ini tergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing perusahaan terkait. Untuk jenjang karir sendiri, purchasing staff cukup menjanjikan. Pada dasarnya setelah menduduki posisi ini selama 5 tahun, Sedulur sudah bisa meduduki karir sebagai purchasing supervisor.
Purchasing supervisor memiliki tugas untuk mengkoordinir pembelian atau pengadaan komoditas dan jasa yang diperlukan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Selain itu supervisor purchasing juga memiliki tanggung jawab melakukan inspeksi staf karyawan dan monitoring barang pembelian di bawah divisinya.
Untuk gajinya sendiri, purchasing supervisior tentunya akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan purchasing staff biasa. Biasanya, gaji purchasing supervisior kisaran 10 jutaan. Umumnya, setelah 3 hingga 4 tahun menduduki posisi sebagai purchasing supervisor, kamu bisa menduduki posisi yang lebih tinggi yaitu purchasing manager. Purchasing manager memiliki tugas mulai dari melakukan riset serta mencari barang dan supplier baru.
Posisi ini juga memiliki tanggung jawab untuk menjaga sekaligus mengawasi arus pembelian barang bahan baku dan jasa agar berjalan dengan lancar sesuai rencana. Sedangkan untuk gaji yang akan didapatkan, ketika menduduki posisi ini, berada di angka Rp16 hingga Rp27 jutaan per bulan.
Gaji yang diperoleh saat berada di posisi ini memang cukup besar, akan tetapi hal tersebut juga dibarengi dengan tanggung jawab yang yang besar pula. Karena seluruh kebutuhan belanja perusahaan berada di bawah tanggung jawab dari purchasing supervisior.
Jurusan terkait
Umumnya, perusahaan tidak menjadikan salah satu jurusan sebagai syarat lowongan purchasing staff. Akan tetapi, karena profesi purchasing staff ini sangat erat kaitannya dengan pembelian bahan baku dan hal-hal yang berkaitan dengan stok bisnis, jurusan yang lebih cocok untuk melamar posisi ini adalah jurusan ekonomi, jurusan manajemen bisnis, jurusan akuntansi, dan jurusan public relations. Nah bagi Sedulur yang ingin menjadi purchasing staff dapat mengambil jurusan yang sudah disebutkan sebelumya.
Kesalahan yang harus dihindari purchasing staff
Ketika menjadi purchasing staff, Sedulur harus menghindari beberapa kesalah berikut ini.
- Membayar barang tanpa approval
Kesalahan pertama purchasing staff adalah membayar barang namun tanpa ada approval dari divisi keuangan. Hal ini bisa berujung pidana karena pembelian barang tidak dilengkapi berkas atau dokumen resmi dari perusahaan.
- Terlambat membayar barang
Kesalahan yang harus dihindari selanjutnya adalah terlambat membayar barang. Jika purchasing staff terlambat membayar barang, maka bahan baku atau barang juga dikirim terlambat. Akibatnya, operasional produksi perusahaan jadi terhambat atau bahkan berhenti. Hal ini tentunya akan berdampak pada kerugian perusahaan.
- Membayar barang terlalu lama atau terlalu cepat
Pembayaran dikatakan terlalu cepat jika barang belum sampai tapi uang sudah dibayarkan ke supplier. Atau sebaliknya, pembayaran melewati jatuh tempo, meskipun barang sudah masuk ke pabrik. Pada dasarnya, bila ada pihak yang melanggar kesepakatan maka akan sangat mengganggu proses purchasing order, sekaligus menunjukkan bahwa purchasing staff kurang profesional.
- Melakukan pembayaran ganda
Meskipun wajar jika manusia melakukan kesalahan, namun apabila terjadi pembayaran ganda, tentunya akan merugikan perusahaan. Terlebih lagi, jika produk yang dipesan harganya relatif cukup tinggi. Salah satu kesalahan purchasing staff biasanya adalah membayar produk sampai dua kali akibat tidak teliti.
Demikianlah rangkuman informasi tentang pengertian purchasing staff, tugas berserta jenjang karirnya. Jika Sedulur berminat untuk menjadi purchasing staff, Sedulur dapat mengambil jurusan yang berhubungan dengan ekonomi, seperti akuntansi, manajemen atau public relations.
