Salah satu pekerjaan yang didambakan saat ini yaitu menjadi seorang account payable. Tugas seorang account payable staff di perusahaan pasti berkaitan dengan pencatatan berbagai macam transaksi. Maka dari itu, pekerjaan ini memiliki peran yang sangat vital.
Karena pekerjaannya sangat penting, maka dari itu gaji account payable staff terbilang sangat tinggi. Dalam kesempatan kali ini, kita akan bahas bersama tentang gaji account payable beserta dengan tugas dan lain sebagainya.
Lantas berapa gaji account payable beserta dengan tugas dan tanggung jawabnya? Yuk, mari langsung kita simak penjelasannya di bawah ini!
BACA JUGA: Mengintip Besaran Gaji Pegawai XXI Tahun 2023
Mengenal Account Payable
Accounts payable merupakan sebuah kewajiban (utang) yang dimiliki oleh perusahaan dimana harus segera dilunasi sebelum jatuh tempo sesuai dengan perjanjian antara pihak kreditur dengan perusahaan.
Singkatnya, accounts payable adalah istilah yang sering digunakan ketika perusahaan melakukan pembelian produk atau jasa secara kredit. Pembayaran atau pelunasan akan dipenuhi saat barang sudah diterima oleh perusahaan.
Nah, agar segala hal yang berhubungan dengan utang dagang perusahaan ini dapat terselesaikan dengan baik diperlukan seseorang yang mampu untuk mengelola atau menanganinya, yaitu accounts payable specialist.
Profesi ini harus memastikan perusahaan telah melunasi tanggungan utangnya. Sebab, utang yang menumpuk akan membuat perusahaan mengalami kerugian. Tidak hanya itu saja, proses bisnis dengan klien pun juga menjadi terganggu dan tidak akan berjalan lancar.
Biasanya, account payable akan dilakukan oleh perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan atas pembelian barang. Jarang ada perusahaan kecil yang mempekerjakan seorang staff account payable untuk mengelola urusan utang dagang perusahaan. Sebab, sebagian besar tugas account payable akan dikerjakan oleh staf akuntan saja.
Peran Account Payable
Account payable mempunyai peran penting dalam aktivitas bisnis perusahaan. Sehingga, perlu adanya seseorang yang ahli dalam mengurus hal ini agar segala hal yang berkaitan dengan account payable dapat berjalan dengan baik.
Seorang account payable specialist wajib untuk melakukan pengecekan secara berkala terhadap akun ini agar perusahaan dapat memenuhi kewajibannya membayar maupun melunasi utang. Jadi dapat dikatakan bahwa account payable merupakan pengingat bagi perusahaan untuk membayar utang agar tidak menjadi menumpuk dan membuat beban perusahaan semakin besar.
Selain dapat mengurangi beban perusahaan, account payable ini juga mampu menghemat waktu. Saat ini perusahaan tidak perlu menunggu persetujuan faktur, karena account payable dapat dilakukan secara otomatis sehingga tidak ada lagi penundaan proses persetujuan dan menjadi lebih hemat waktu.
BACA JUGA: 10 Cara Mengatur Gaji 2 Juta, Lengkap dan Efektif
Tugas dan Tanggung Jawab Account Payable Specialist
Beberapa tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh Account payable specialist adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa semua pembayaran dan pengeluaran perusahaan
Account payable specialist mempunyai tanggung jawab untuk memeriksa semua pembayaran dan pengeluaran yang telah dilakukan oleh perusahaan. Hal ini meliputi pembayaran kepada distributor, upah pegawai, biaya perjalanan bisnis, faktur, hingga laporan keuangan.
Account payable specialist harus memastikan bahwa semua pembayaran dan pengeluaran ini sesuai dengan keadaan sebenarnya. Jika terdapat kesalahan atau perbedaan harus segera dilacak dan diperbaiki kembali.
2. Berkoordinasi dengan bagian supply chain
Secara umum, semua transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan pihak luar akan melibatkan banyak orang seperti divisi penjualan, purchasing, produksi, distributor, hingga pergudangan. Sehingga, account payable specialist harus berkoordinasi atau bekerja sama dengan pihak tersebut secara tepat.
Di samping itu, wajib bagi seorang account payable specialist untuk mengerti alur supply chain perusahaan. Hal ini bertujuan agar account payable specialist dapat memastikan bahwa barang yang sudah dibeli oleh perusahaan tiba di lokasi tujuan dengan kondisi yang baik.
3. Pencatatan transaksi pembelian
Salah satu tugas yang harus dilakukan oleh seorang account payable specialist adalah mencatat seluruh transaksi atau kegiatan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Tujuannya adalah untuk memverifikasi apabila terdapat kesalahan antara data dengan fakta di lapangan.
Selain verifikasi data, account payable specialist juga harus menghitung semua ekstensi dan total faktur, menyiapkan cek gaji untuk karyawan, serta memeriksa harga atau tanda tangan pada faktur yang meragukan.
4. Menganalisis kegiatan pembelian
Tugas selanjutnya yang harus account payable specialist lakukan yaitu menganalisis seluruh kegiatan pembelian yang telah tercatat di dokumen perusahaan. Sebab, terkadang masih terdapat kesalahan dalam pencatatan dokumen tersebut. Maka dari itu, account payable specialist harus selalu mengecek dokumen pembelian dan jika terdapat kesalahan segera untuk dianalisis penyebabnya.
Dalam menganalisis, account payable specialist akan mengumpulkan data-data penting yang berkaitan dengan pembelian terlebih dahulu. Kemudian barulah memeriksa kejelasan serta kelengkapan antara data tersebut dengan dokumen yang dianalisis.
Dengan begitu, account payable specialist akan mudah menemukan penyebab dari kesalahan dan segera memperbaikinya agar tidak merugikan banyak pihak.
5. Membuat laporan dan neraca pembelian
Tidak hanya mencatat transaksi saja, namun seorang account payable specialist juga harus menyusun laporan pembelian dan menyerahkannya kepada atasannya. Untuk membuat laporan ini, account payable specialist harus mengetahui seluruh informasi mengenai pembelian yang telah dilakukan oleh perusahaan. Misalnya detail barang, waktu pembelian barang, tempat membeli, serta harga dari barang tersebut.
Selain itu, informasi transaksi pembelian pada laporan bisa digunakan bahan negosiasi ketika melakukan tawar menawar harga pada pembelian selanjutnya. Sehingga, account payable specialist harus teliti dan akurat dalam mencatat historis pembelian.
6. Memantau segala aktivitas pembelian
Setelah Purchase Order (PO) disetujui, maka account payable specialist harus melakukan pengecekan kembali dokumen tersebut sebelum diteruskan ke proses purchasing. Dengan begitu, account payable specialist dapat meminimalisir terjadinya kesalahan yang dapat membuat rugi perusahaan.
Beberapa hal yang biasanya diperiksa oleh account payable specialist yaitu detail informasi mengenai pembeli maupun penjual seperti alamat, nomor handphone, dan email, nomor Purchase Order (PO), tanggal pemesanan, hingga rincian barang.
7. Melakukan tugas-tugas keuangan lainnya
Seorang account payable specialist juga mempunyai tugas-tugas keuangan lainnya seperti memberikan dukungan pemeriksaan serta persiapan pajak, menyimpan semua salinan faktur dan data korespondensi yang diperlukan, hingga rekonsiliasi pembayaran yang diproses melalui verifikasi entri ke saldo perusahaan.
Tidak lupa, account payable specialist juga selalu melakukan perbaikan dan evaluasi dari setiap pembayaran maupun tugas-tugasnya. Dengan begitu, kesalahan dan kesulitan dalam pekerjaan dapat diketahui yang kemudian bisa diperbaiki atau ditingkatkan kembali.
BACA JUGA: Kisaran Gaji Kontraktor Rumah Terbaru 2023
Gaji Account Payable
Kali ini kita masuk ke pembahasan utama terkait dengan gaji account payable. Dari penjelasan terkait tugas dan tanggung jawab di atas, tentu Sedulur bertanya berapa gaji pekerjaan ini? Ditambah lagi pekerjaan ini merupakan pekerjaan vital bagi perusahaan.
Ditelusuri dari berbagai sumber, secara rata-rata, gaji pokoknya sebesar Rp 4,6 juta, namun bisa lebih dari Rp 5 juta di Jakarta. Tentu ada kesempatan angkanya lebih tinggi ketika pengalaman semakin banyak atau naik jabatan.
Informasi lain sebagai bandingan, rata-rata gaji seorang account payable specialist di Indonesia adalah sebesar Rp 4.873.398 per bulan. Gaji tertinggi posisi ini bisa Sedulur dapatkan di Jakarta dengan jumlah sebesar Rp 5.313.487 per bulan. Jumlah ini biasanya untuk level junior atau tahun pertama.
Kualifikasi Menjadi Account Payable Specialist
Jika Sedulur ingin berkarir di bidang akuntansi dan tertarik untuk mencoba bekerja sebagai account payable specialist, Sedulur harus memenuhi kualifikasi umum di bawah ini terlebih dahulu:
- Lulusan D3/S1 jurusan akuntansi, ekonomi, keuangan, atau bisnis.
- Mempunyai pengalaman kerja di bidang account payable minimal satu tahun.
- Mampu berkomunikasi dalam bahasa asing atau minimal bahasa inggris.
- Mempunyai ketelitian yang tinggi.
- Memahami tentang dasar pembukuan dan akuntansi.
- Mampu mengoperasikan aplikasi atau software seperti Microsoft Excel dan software akuntansi lainnya.
BACA JUGA: Gaji Operator Crane di Indonesia dan Tanggung Jawabnya
Kemampuan Wajib Account Payable Specialist
Berkarir sebagai account payable specialist tentunya harus mempunyai keterampilan yang mumpuni. Sebab, keterampilan ini akan sangat berguna dalam melakukan pekerjaan maupun mengembangkan diri.
Maka dari itu, untuk menjadi seorang account payable specialist yang profesional, Sedulur harus menguasai beberapa kemampuan di bawah ini:
1. Kemampuan analisis
Untuk menjadi seorang account payable specialist, Sedulur harus mempunyai kemampuan analisis yang kuat. Sebab, kemampuan ini sangat diperlukan ketika Sedulur harus meninjau catatan transaksi pembelian untuk menemukan perbedaan dan mengetahui mana aktivitas bisnis yang dapat mengurangi biaya serta meningkatkan arus kasnya.
Cobalah untuk melakukan riset terlebih dahulu dengan mengumpulkan dan memahami jenis akun atau dokumen terkait. Kemudian, Sedulur bisa menyesuaikan dokumen tersebut dengan fakta di lapangan. Barulah selanjutnya Sedulur bisa membuat kesimpulan atau menetapkan solusi yang tepat untuk dokumen yang dianalisis.
2. Keterampilan komputer
Dalam berbagai tugas, seorang account payable specialist memerlukan bantuan komputer seperti membuat laporan pembelian, mencatat transaksi pembelian, atau memproses faktur. Setiap perusahaan menggunakan aplikasi atau software tertentu untuk memudahkan pekerjaan.
Umumnya, aplikasi yang sering digunakan yaitu Microsoft Excel, Spreadsheet, MYOB, dan lain sebagainya. Maka dari itu, perlu bagi Sedulur untuk menguasai keterampilan ini sebelum melamar pekerjaan.
Sehingga, ketika Sedulur diterima di suatu perusahaan Sedulur sudah mahir dan bisa mengoperasikannya. Jika belum menguasai secara mendalam, Sedulur bisa mengikuti pelatihan atau kursus online yang saat ini banyak beredar. Pelajari berbagai hal yang mungkin akan digunakan ketika bekerja.
3. Keterampilan dasar matematika
Tentu bekerja di bidang keuangan mengharuskan seseorang untuk menguasai ilmu dasar matematika seperti hitungan, logika, dan lain sebagainya. Sebab, hampir sebagian besar pekerjaan account payable specialist berhubungan dengan angka.
Contohnya saat melacak dan memantau proses faktur, menghitung transaksi bisnis, hingga memastikan keseimbangan arus kas perusahaan. Sebenarnya keterampilan ini sudah Sedulur dapatkan dari bangku sekolah maupun kuliah.
Namun, Sedulur harus tetap melatihnya dengan cara sering mengerjakan laporan akuntansi. Dengan begitu, Sedulur akan terbiasa dan lebih cepat mengerjakan pekerjaan yang berbentuk angka.
4. Komunikasi
Jika bekerja sebagai account payable specialist Sedulur akan berinteraksi dengan banyak orang mulai dari klien, manajer, vendor, supplier, hingga rekan satu divisi. Maka dari itu, Sedulur harus mampu mendengarkan, menanggapi, dan menyampaikan sesuatu dengan baik.
Dengan begitu, Sedulur akan terhindar dari kesalahpahaman atau miskomunikasi yang dapat mempengaruhi hasil kerja. Sedulur bisa melatih kemampuan ini dengan menjadi pendengar yang baik. Hal ini akan membantu Sedulur untuk memahami informasi yang disampaikan orang lain.
Tidak hanya itu saja, Sedulur juga harus melatih cara menyampaikan informasi kepada orang lain. Berbicaralah dengan intonasi yang jelas dan kata-kata yang mudah dimengerti oleh lawan bicara. Jika lawan bicara Sedulur dapat menanggapinya dengan baik maka Sedulur sudah berhasil menyampaikan informasi dengan baik.
5. Detail dan ketelitian yang tinggi
Bekerja di bidang akuntansi dan keuangan tentu membutuhkan ketelitian yang tinggi. Sebab, jika Sedulur melakukan kesalahan walaupun kecil akan mempengaruhi pekerjaan lainnya. Bahkan dengan kesalahan tersebut Sedulur bisa membuat perusahaan mengalami kerugian.
Maka dari itu, Sedulur perlu ketelitian yang tinggi jika ingin berkarir di bidang ini, terutama account payable. Selain itu, Sedulur juga harus selalu detail dan rinci ketika mengerjakan tugas atau pekerjaan.
Hal ini karena hampir seluruh pekerjaan account payable specialist berhubungan dengan angka, sehingga Sedulur harus benar-benar memastikan kembali bahwa pekerjaan Sedulur sudah benar dan tepat.
6. Kemampuan beradaptasi
Hampir semua pekerjaan pasti akan menuntut Sedulur untuk bisa beradaptasi dengan cepat. Sebab, jika Sedulur sulit menyesuaikan diri dengan sesuatu atau lingkungan yang baru maka pekerjaan pun menjadi terhambat. Salah satu pekerjaan yang mengharuskan Sedulur untuk mempunyai kemampuan ini adalah account payable specialist.
Dengan berbagai tugas yang begitu banyak, seringnya berinteraksi dengan pihak luar, serta kegiatan bisnis perusahaan yang selalu baru tiap harinya membuat Sedulur harus bisa menyesuaikan diri dengan cepat.
Cobalah untuk mempelajari budaya, aturan, dan alur kerja perusahaan sebelum mulai bekerja sebagai account payable specialist. Hal ini akan membuat Sedulur lebih siap dengan segala kondisi serta situasi di tempat kerja baru.
7. Problem solving
Kemampuan yang satu ini akan sering digunakan ketika Sedulur mengalami suatu kendala atau permasalahan dalam bekerja. Misalnya ketika Sedulur menganalisis kegiatan pembelian dan menemukan sebuah ketidakcocokan antara data pada dokumen dengan kondisi di lapangan.
Maka Sedulur harus segera menyelesaikan permasalahan tersebut sebelum berakibat pada keuangan perusahaan. Nah, dengan kemampuan problem solving Sedulur akan menggunakan lebih bisa menemukan solusi yang tepat untuk permasalahan tersebut dengan cepat.
Sebab, Sedulur mempunyai metode atau cara yang baik untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Latihlah kemampuan ini dengan menemukan suatu permasalahan lalu cobalah untuk memecahkannya.
Sedulur bisa mulai dengan melakukan riset untuk menemukan sumber masalahnya, lalu selanjutnya analisa penyebabnya dan pilih beberapa solusi yang mungkin untuk masalah tersebut. Terakhir, tentukan solusi yang paling tepat. Dengan begitu, masalah yang Sedulur hadapi pun akan lebih cepat terselesaikan.
Nah itulah penjelasan terkait gaji account payable beserta dengan penjelasan pendukung lainnya, seperti tugas dan tanggung jawab dan kualifikasi yang dibutuhkan. Semoga penjelasan di atas membantu Sedulur, ya!
