Pernahkah Sedulur mendengar istilah profesi corporate secretary atau sekretaris perusahaan? Dalam sebuah perusahaan atau organisasi, biasanya ada satu orang utama yang ditunjuk untuk mengatur seluruh arsip, dokumen, hingga catatan compliance perusahaan. Urusan arsip dan dokumen tersebut lazim diserahkan kepada sekretaris perusahaan.
Seorang corporate secretary akan bertanggung jawab terhadap seluruh kepentingan administrasi perusahaan. Tanpa dirinya, bisa jadi urusan terkait arsip dan dokumen tersebut akan berantakan.
Nah, pada kesempatan kali ini, Sedulur akan diajak untuk sedikit mengulas seluk-beluk terkait profesi tersebut. Yuk, cari tahu apa pengertian, fungsi, dan kualifikasi yang dibutuhkan oleh seorang corporate secretary!
BACA JUGA: Jenis Pekerjaan Berdasarkan Bidang dan Keterampilannya
Pengertian corporate secretary
Sebelum kita masuk ke dalam pembahasan fungsi dan kualifikasi yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris perusahaan, ada baiknya Sedulur memahami dengan benar apa definisi dari profesi tersebut.
Dari sudut pandang bahasa, kata ‘sekretaris’ menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah orang (pegawai, anggota pengurus) yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat, dan sebagainya. Jadi, sekretaris perusahaan adalah orang yang diserahi pekerjaan administrasi di dalam sebuah perusahaan.
Sedangkan jika merujuk pada istilah corporate secretary, Company Secretary Australia menjelaskan bahwa jabatan tersebut diberikan kepada orang yang bertanggung jawab atas administrasi perusahaan secara efisien. Tanggung jawab yang diemban terutama berkaitan pada memastikan kepatuhan perusahaan atas undang-undang dan peraturan, sekaligus memastikan bahwa keputusan dewan direksi perusahaan sudah dilaksanakan dengan benar.
BACA JUGA: 18 Rekomendasi Situs Freelance Terbaik dan Terpercaya
Fungsi corporate secretary
Nah, setelah Sedulur memahami definisi singkat dari corporate secretary, pada poin ini kita akan sedikit mengulas mengenai empat fungsi yang sekretaris perusahaan lakukan dalam pekerjaan kesehariannya. Empat fungsi tersebut adalah fungsi office of the board, compliance, investor relations, dan corporate communications.
BACA JUGA: Fantastis! Daftar 16 Gaji Freelance Berdasarkan Jenisnya
1. Fungsi office of the board
Dalam tugas seorang sekretaris perusahaan, ada yang dinamakan fungsi office of the board. Fungsi tersebut merujuk pada memastikan ketersediaan informasi dalam pengambilan keputusan oleh dewan komisaris dan direksi perusahaan.
Dalam proses pengambilan keputusan tersebut, seorang sekretaris akan memastikan bahwa setiap peserta hadir supaya suara yang diambil bisa tercapai. Dari situ, dewan komisaris dan direksi perusahaan dapat menghasilkan keputusan yang valid, sah, dan kredibel.
Selain memastikan kehadiran setiap peserta rapat pengambilan keputusan, sekretaris perusahaan juga bertanggung jawab terhadap pendokumentasian hasil-hasil rapat. Hasil tersebut bisa menjadi bukti pendukung atau arsip jika suatu saat perusahaan membutuhkannya di masa mendatang.
2. Fungsi compliance
Dalam tugas seorang sekretaris perusahaan, ada yang dinamakan fungsi compliance. Fungsi tersebut merujuk pada kepatuhan perusahaan terhadap setiap peraturan atau undang-undang yang berlaku. Kepatuhan ini sangat penting agar perusahaan mampu menjalankan misinya dalam good corporate governance. Maka dari itu, seorang corporate secretary harus terus up to date terkait setiap informasi perihal peraturan atau regulasi yang berlaku.
Selain fungsi compliance kepada perusahaan, seorang sekretaris perusahaan juga menjalankan fungsi compliance-nya kepada regulator (di negara kita, posisi regulator ditempati oleh pihak Otoritas Jasa Keuangan [OJK]).
Nah, dari fungsi compliance kepada dua belah pihak tersebut, dapat disimpulkan bahwa seorang sekretaris perusahaan juga harus mampu menjadi penghubung yang baik antara perusahaan dan regulator. Tujuan utamanya adalah untuk menciptakan niat yang baik di antara keduanya.
3. Fungsi investor relations
Dalam tugas seorang sekretaris perusahaan, ada yang dinamakan fungsi investor relations. Fungsi tersebut merujuk pada hubungan perusahaan dengan para investor atau stakeholders.
Sebagai investor, tentunya mereka akan memantau perkembangan perusahaan secara real time. Mereka pastinya juga ingin mendapatkan setiap informasi terkait operasional perusahaan. Alhasil, yang menjembatani informasi tersebut adalah sekretaris perusahaan.
4. Fungsi corporate communications
Dalam tugas seorang sekretaris perusahaan, ada yang dinamakan fungsi corporate communications. Fungsi tersebut merujuk pada pelaksanaan program strategi komunikasi perusahaan. Interaksi yang baik antara perusahaan dengan para stakeholders akan memberi kontribusi bagi kinerja bisnis perusahaan.
Kualifikasi corporate secretary
Berdasarkan keempat fungsi yang telah dijelaskan sebelumnya, mulai dari fungsi office of the board, compliance, investor relations, dan corporate communications, tentunya seorang corporate secretary harus cakap akan banyak hal. Kecakapan tersebutlah yang membuat perusahaan biasanya tidak akan sembarangan mengangkat seseorang untuk menjadi posisi itu.
Perusahaan lazimnya akan mencari individu yang memiliki beberapa kualifikasi seperti di bawah ini.
BACA JUGA: Gaji Tertinggi Bank BCA Berdasarkan Posisi, Ada Fresh Graduate!
1. Kualifikasi corporate secretary berdasarkan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan
Tahukah Sedulur bahwasanya seorang corporate secretary sudah ditentukan kualifikasi minimalnya oleh pemerintah? Ya, pemerintah melalui Otoritas Jasa Keuangan telah membahas kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang sekretaris perusahaan.
Aturan tersebut tercantum di dalam Pasal 9, Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 35 Tahun 2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik. Pasal tersebut berbunyi sebagai berikut.
(1) Sekretaris Perusahaan harus memenuhi persyaratan paling kurang:
- Cakap melakukan perbuatan hukum;
- Memiliki pengetahuan dan pemahaman di bidang hukum, keuangan, dan tata kelola perusahaan;
- Memahami kegiatan usaha Emiten atau Perusahaan Publik;
- Dapat berkomunikasi dengan baik;
- Berdomisili di Indonesia.
(2) Persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dipenuhi Sekretaris Perusahaan selama menjabat.
2. Kemampuan diri seorang corporate secretary
Nah, jika berbicara mengenai kemampuan diri yang harus dimiliki oleh seorang corporate secretary, maka ia perlu mempunyai beberapa skills di bawah ini.
- Lulusan jurusan bisnis, hukum, administrasi perkantoran, atau sekolah sekretaris.
- Keterampilan pengambilan keputusan yang mumpuni.
- Kemampuan komunikasi yang efektif.
- Teliti terhadap detail.
- Keterampilan perencanaan.
- Pengetahuan organisasi.
- Keterampilan multitasking.
Sedulur, demikian ulasan singkat mengenai pengertian corporate secretary, fungsi-fungsi, serta kualifikasi yang harus dia miliki. Secara singkat, sekretaris perusahaan adalah orang bertanggung jawab terhadap seluruh kepentingan administrasi perusahaan.
Dalam menjalani profesi tersebut, ia harus mampu menerapkan empat fungsi, mulai dari fungsi office of the board, compliance, investor relations, dan corporate communications. Untuk kualifikasinya sendiri, biasanya seorang sekretaris perusahaan harus memiliki keahlian di dalam melakukan perbuatan hukum, memahami kegiatan usaha Emiten atau Perusahaan Publik, serta komunikasi yang efektif.
Semoga informasi yang disajikan di atas dapat bermanfaat bagi Sedulur yang ingin menempuh profesi ini, ya!
