Dalam membangun karir atau bekerja, tentu Sedulur akan berhubungan dengan HRD. Dalam melamar pekerjaan, Sedulur akan mengirimkan lamaran ke pihak tersebut dengan berkas yang sesuai dengan persyaratan. Contoh cara membalas email HRD untuk mengirim berkas pun sudah cukup banyak sehingga memudahkan.
Tapi terkadang ketika HRD sudah memberi respon emailmu, Sedulur menjadi kebingungan untuk memilih kata dan bahasa yang tepat sebagai balasan. Padahal ini merupakan momen krusial karena bisa menentukan mendapatkan pekerjaan atau tidak. Apalagi kalau Sedulur baru pertama kali memiliki pengalaman untuk melamar pekerjaan.
BACA JUGA: 18 Kerja Online Mengetik yang Digaji Menggiurkan!
Pentingnya Memahami Email dari HRD
Membalas email HRD adalah langkah pertama yang signifikan dalam proses rekrutmen. Meresponsnya dengan baik dapat membuat perbedaan besar dalam bagaimana Sedulur dipandang oleh para rekruter. Membalas email atas tawaran kerja yang masuk memang harus dilakukan. Tidak hanya untuk menjaga sopan santun, tetapi juga untuk menjaga hubungan serta memperluas networking.
Selain itu, Sedulur juga perlu memahami mengapa email dari HRD memiliki peran penting dalam proses rekrutmen. Pasalnya email ini menjadi semacam pintu gerbang bagi Sedulur menuju kesempatan pekerjaan yang diinginkan.
Cara Sedulur meresponsnya dapat mencerminkan profesionalisme dan komitmen Sedulur dalam bekerja. Itulah kenapa, Sedulur nggak boleh membalasnya sembarangan dan harus menjadi citra dirimu dengan baik. untuk itu Sedulur bisa menyimak ulasannya selanjutnya.
BACA JUGA: 10 Situs Website Cari Kerja Luar Negeri Terbaik
Cara Membalas Email HRD Sesuai Etika Kerja
Pada prinsipnya tidak ada yang perlu dibingungkan atau Sedulur takutkan dari cara membalas email HRD terkait penawaran kerja. Sedulur hanya cukup mengetahui apa yang Sedulur inginkan untuk membalasnya, apakah menerima tawaran atau menolaknya.
Namun, memang harus ada detail yang perlu diperhatikan supaya tetap sopan dan sesuai dengan etika. Untuk itu, Sedulur bisa menyimak beberapa penjelasannya di bawah ini.
1. Membaca dengan teliti
Saat Sedulur menerima email dari HRD, pastikan untuk membacanya dengan teliti. Perhatikan setiap detail, termasuk instruksi dan informasi yang diberikan. Hal ini untuk mencegah miskomunikasi. Jadi, dengan memahami isinya dengan baik, Sedulur akan tahu langkah apa yang harus diambil.
2. Balas tepat waktu
Cara membalas email HRD selanjutnya adalah cepat waktu, maksimal 1 x 24 jam. Semakin cepat Sedulur membalas, maka HRD akan segera memproses berkas Sedulur ke tahap berikutnya. Sebab, HRD pada umumnya tidak menghubungi satu atau dua kandidat saja, tetapi banyak. Jadi, mereka harus menyiapkan jadwal untuk mengaturnya serta memprioritaskan orang-orang yang merespon mereka.
3. Gunakan tata bahasa yang sopan dan formal
Tata bahasa yang sopan itu yang seperti apa sih? Pastikan bahasamu jangan disingkat-singkat, jangan menggunakan bahasa kekinian, dan jangan menggunakan huruf kecil-kapital tanpa aturan seperti bahasa chat yang Sedulur gunakan untuk saat mengirim pesan WA/SMS sehari-hari. Selain itu, gunakan bahasa yang formal sesuai standar bahasa Indonesia yang baik dan benar.
4. Perhatikan subjek email balasan
Memang saat kita membalas email akan secara otomatis menggunakan subjek email sebelumnya. Namun, akan lebih baik Sedulur ganti. Sesuaikan dengan konteks balasan email Sedulur. Misalnya seperti ini, “Konfirmasi Kehadiran Wawancara (Nama Kandidat) untuk Posisi (Nama Posisi) di (nama perusahaan).”
5. Jangan lupa ucapkan salam
Saat Sedulur mendapati email dari HRD lalu memastikan subjek sudah tertulis dengan benar, saatnya masuk ke body email. Di body email inilah Sedulur harus mengetikkan balasan dengan bahasa sopan dan formal tersebut.
Pertama, awali dengan salam. Salam ini menandakan Sedulur paham bagaimana penyapaan yang baik. Beberapa contoh salam yang bisa Sedulur gunakan untuk memulai email balasan untuk HRD misalnya seperti di bawah ini:
- Selamat pagi/siang/sore, dst.
- Dengan hormat…
- Greetings,
- Yang terhormat Bapak/Ibu (sebutkan nama HRD)…
- Salam sejahtera…
- dan sebagainya.
6. Ucapkan terima kasih
Setelah salam pembuka, ucapkan terima kasih. Terima kasih ini untuk memberikan indikasi bahwa Sedulur bersyukur karena HRD telah melakukan reach out terhadap Sedulur. Artinya, berkas lamaran Sedulur memberikan kesan yang baik untuk mereka.
7. Berikan apresiasi
Selanjutnya dalam cara membalas email HRD adalah memberikan apresiasi. Apresiasi ini untuk apa? Tujuannya untuk ucapan terima kasih di tingkat yang lebih tinggi. Berterima kasih kepada HRD karena telah bekerja keras dan meluangkan waktu mempelajari CV dan portofolio Sedulur, sehingga mereka menghubungi Sedulur untuk proses rekrutmen selanjutnya.
8. Tunjukkan ucapan antusiasme
Apakah Sedulur senang karena terpilih menjadi salah satu kandidat untuk lolos ke tahap seleksi berikutnya? Ekspresikan kegembiraan Sedulur dengan baik dan sopan lewat ucapan yang antusias. Berikan kesan bahwa email dari HRD ini membuat Sedulur bersyukur.
9. Langsung to the point
Setelah itu, email Sedulur harus to the point. Jika ingin menerima tawaran pekerjaan tersebut, sampaikan bahwa Sedulur akan datang wawancara atau bisa menerima offering letter. Sampaikan dengan jelas tanpa bertele-tele ya.
10. Cantumkan informasi kontak
Terakhir, cantumkan informasi kontak di bagian akhir email Sedulur. Kenapa? Hal ini pada umumnya untuk memudahkan HRD tanpa perlu membuka berkas Sedulur di CV atau portofolio. Kontak yang biasanya dicantumkan adalah email dan nomor telepon.
11. Pilih jadwal yang sesuai
Beberapa HRD akan memberikan alternatif waktu jika menawarkan sebuah wawancara untuk kandidat. Nah, Sedulur bisa memilih jadwal yang paling sesuai dengan waktu Sedulur.
12. Jangan ragu meminta reschedule jika berhalangan
Poin ini masih terkait dengan poin nomor 8, yaitu to the point. Jika jadwal wawancara yang diberikan HRD tidak sesuai dengan waktu atau jadwal, bisa menjelaskannya lalu meminta reschedule. Penjadwalan ulang ini bisa dimulai dengan Sedulur memberikan alternatif waktu ya. Ini hal yang wajar dilakukan saat membalas email HRD.
13. Tidak masalah jika ingin menolak
Sudah mendapatkan tawaran kerja dari perusahaan lain yang lebih Sedulur impikan? Jangan gantungkan email HRD tersebut ya. Sedulur tetap balas pada saat itu juga dan jangan ragu untuk menyampaikan terima kasih dan apresiasi karena telah memilihmu. Setelah itu, jelaskan bahwa Sedulur tidak bisa menerima tawaran tersebut dengan baik dan sopan.
14. Mengakhiri dengan sapaan hormat
Selesaikan email dengan sapaan hormat seperti “Hormat saya, [Nama Sedulur]”. Pastikan untuk memberikan tanda tangan elektronik jika memungkinkan. Hal ini akan memberi kesan bahwa ini merupakan email resmi dan profesional.
15. Periksa sebelum dikirim
Cara yang terakhir adalah mengecek ulang seluruh kalimat sebelum mengirim. Tidak jarang, akan ada kesalahan ketikan dan bisa jadi akan terbaca tidak sopan. Jadi, pastikan tidak ada typo sebelum Sedulur kirimkan email balasan tersebut ya.
BACA JUGA: 12 Tips dan Langkah Menjadi Pengusaha Muda yang Sukses
Cara Balas Email HRD untuk Mengirim Berkas
Setelah tahu cara membalas email HRD, kini Sedulur juga perlu tahu bagaimana cara membalasnya untuk mengirimkan berkas. Berikut merupakan cara membalas email HRD untuk mengirim berkas dengan sopan dan profesional.
1. Balas email secepat mungkin
Hal pertama yang harus diperhatikan jika mendapat email dari HRD yaitu membalasnya sesegera mungkin. Jangan menunda-nunda supaya dapat segera diproses. Namun, pastikan untuk membalas email tersebut tetap di waktu jam kerja.
2. Awali dengan salam pembuka
Ketika akan membalas email HRD, jangan lupa untuk memberikan salam pembuka secara resmi seperti yang sudah dijelaskan di poin di atas. Sebagai contoh seperti di bawah ini.
- Yth, Bapak/Ibu [nama recruiter]
- Dear, [nama recruiter]
Apabila tidak mengetahui nama perekrut, maka bisa menuliskan dengan:
- Yth, HRD [nama perusahaan]
- Dear hiring manager
- Dear HRD of [nama perusahaan]
3. Ucapkan terima kasih
Setelah salam pembuka, hal yang penting untuk dituliskan ketika akan membalas email HRD yaitu ucapan terima kasih. Namun, ucapan terima kasih yang dibuat tidak perlu terlalu panjang, cukup singkat dan jelas saja.
4. Berkas dijadikan dalam satu PDF
Ketika akan mengirim berkas lamaran pekerjaan kepada HRD, usahakan berkas dijadikan satu dalam format PDF. Hal ini bertujuan untuk memudahkan para HRD ketika akan melihat beberapa informasi penting pada pelamar pekerjaan. Jadi sebaliknya semua dokumen dijadikan satu biar berkas Sedulur nantinya tidak terpencar.
5. Akhiri email dengan sopan
Selanjutnya akhiri email dengan sopan kepada HRD. Sampaikan apresiasi serta tunjukkan rasa antusias kepada perusahaan yang sedang dilamar. Umumnya penutup email balasan kepada HRD tidak berbeda jauh dengan email resmi lainnya.
6. Cantumkan subjek email
Hal penting yang harus diperhatikan yaitu subjek email. Pastikan untuk menuliskan subjek ini sesuai dengan ketentuan yang berlaku, agar email yang dikirimkan kepada HRD tidak tertumpuk dengan email penting lainnya.
BACA JUGA: Tugas Staff Admin di Sekolah yang Perlu Kamu Ketahui!
Contoh Balasan Email HRD Sesuai Kebutuhan
Sudah tahu langkah-langkah tentang cara membalas email HRD, sekarang Sedulur juga perlu tahu bagaimana contoh emailnya. Berikut selengkapnya beberapa contoh cara membalas email HRD untuk mengirim berkas sesuai situasi dan kondisimu.
1. Bersedia hadir dalam interview
Halo, Tim HRD PT KitaLulus Internasional
Terima kasih atas berita baik ini. Saya sangat bersyukur bisa lolos di seleksi administrasi sebelumnya.
Baik, saya bersedia untuk menghadiri wawancara untuk posisi sebagai Junior Graphic Designer pada Jumat, 12 Agustus 2022 pukul 11:00 WIB.
Terima kasih.
Best regards,
Davin Winarga
Email: davinwinarga@gmail.com
2. Contoh email menolak offering letter HRD
Terima kasih banyak untuk email yang Bapak kirimkan. Saya sangat menikmati proses wawancara sebelumnya dengan Bapak dan Tim PT Harap-Harap Cemas dua pekan lalu.
Namun, mohon maaf sekali, pekan lalu saya mendapatkan tawaran dari perusahaan lain dengan posisi serupa dan saya menerimanya. Jadi, saya dengan terpaksa tidak bisa melanjutkan penawaran yang Pak Hanan berikan ini.
Semoga, di lain waktu kita bisa bekerja sama ya. Baik secara personal maupun antar perusahaan.
Terima kasih.
Best regards,
Tiara Scholastika
3. Contoh balasan email HRD untuk reschedule
Selamat siang, Ibu Jeanne.
Terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Saya sangat senang menerima kabar ini dan bersyukur bisa menjadi salah satu kandidat yang sesuai kualifikasi. Saya bersedia untuk mengikuti tahap rekrutmen berikutnya.
Akan tetapi, mohon maaf, saya memiliki kegiatan urgent lain untuk datang di jadwal wawancara di atas. Saya harus menghadiri pernikahan kakak saya dan tidak bisa saya tinggalkan. Jika berkenan, apakah saya boleh meminta penjadwalan ulang? Saya dapat melakukan wawancara di tanggal 19 dan 20 Januari 2024.
Terima kasih.
Best regards,
Shareena Danis
4. Contoh email balasan HRD untuk kelanjutan proses
Halo, Pak Matteo
Sebelumnya, saya ingin mengucapkan terima kasih atas ketersediaan Bapak dan Tim HRD PT Yang Maju Berkembang atas waktunya wawancara dengan saya untuk posisi Account Executive dua pekan lalu. Saya sangat bersyukur bisa belajar banyak dari wawancara tersebut.
Sudah dua pekan berlalu, apakah saya boleh tahu bagaimana progresnya? Apakah saya lolos atau tidak ya, Pak? Jika lolos, saya bisa mempersiapkan diri untuk proses rekrutmen berikutnya. Namun, jika tidak lolos, Bapak tidak perlu ragu untuk memberitahu saya.
Terima kasih untuk waktunya.
Best regards,
Kinan Yuninda
5. Contoh cara menerima job offer melalui email
Selamat pagi juga, Pak Dimitri Muhammad
Terimakasih sekali atas kesempatan yang diberikan pada saya untuk mengisi posisi Marketing Executive di perusahaan Bapak. Sesuai job offer yang Bapak kirim tempo hari, saya bersedia memulai hari pertama pada tanggal tersebut.
Sekali lagi, terimakasih untuk kepercayaan yang Bapak dan perusahaan berikan. Saya akan bekerja keras untuk memberikan kontribusi semaksimal mungkin untuk tim.
Warm regards,
Hera Sasmitha
Itulah tadi beberapa contoh cara membalas email HRD untuk mengirim berkas. Semoga artikel ini bisa membantu ya!
