Seringkali, Sedulur harus menghadapi berbagai jenis email dari atasan ketika bekerja dalam sebuah perusahaan atau perkantoran. Pekerjaan ini ternyata tidak sepele karena membutuhkan kemampuan untuk merespons secara profesional. Apalagi membalas email atasan bisa berdampak besar pada efektivitas alur pekerjaan. Sayangnya, belum banyak orang yang mengetahui cara membalas email atasan dengan baik dan benar.
Sebagai seorang karyawan, Sedulur tentu perlu memahami perbedaan cara merespons berbagai jenis email yang umumnya diterima dari atasan, seperti email ucapan terima kasih, email umpan balik, dan email penugasan. Agar tidak salah dan berdampak buruk pada kinerja, mari simak beberapa cara untuk merespons email dari atasan dengan tepat di bawah ini!
BACA JUGA: Etika Mengirim Email yang Harus Diketahui Oleh Professional
Cara membalas email atasan
Untuk membalas email dari atasan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menciptakan kesan profesional dan terjaga hubungan baik dengan atasan. Berikut ini adalah beberapa tips yang dapat Sedulur terapkan dalam membalas email dari atasanmu.
1. Pahami email atasan
Sebelum membalas email dari atasanmu, pastikan Sedulur membaca dan memahami isi email dengan baik.
Jangan buru-buru memberikan jawaban tanpa memahami tujuan dan harapan yang ingin disampaikan oleh atasanmu. Jika perlu, Sedulur bisa bertanya untuk meminta penjelasan lebih lanjut sebelum memberikan jawaban.
2. Balaslah email dari atasanmu dengan cepat dan tepat
Jangan biarkan email tersebut terlalu lama tidak dibalas, karena atasanmu mungkin memiliki banyak tugas yang harus diselesaikan. Pastikan jawaban yang Sedulur berikan sudah sesuai dengan topik yang dibahas di email.
3. Sopan dan profesional
Gunakanlah bahasa yang sopan dan profesional dalam membalas email dari atasanmu. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu santai atau tidak sesuai dengan konteks. Cara membalas email atasan ini akan membantu menciptakan kesan profesional dan menunjukkan bahwa Sedulur menghargai atasanmu.
4. Balas dengan singkat namun jelas
Berikanlah jawaban yang jelas dan singkat. Hindari memberikan informasi yang tidak relevan dan membuat email terlalu panjang atau berbelit-belit. Ingat, atasanmu mungkin sibuk, sehingga pastikan jawaban yang Sedulur berikan sudah mencakup informasi yang diperlukan.
5. Tunjukkan rasa terima kasih
Jangan lupa untuk menunjukkan rasa terima kasih ketika atasanmu memberikan informasi atau memberi tugas melalui email. Hal ini akan membantu membangun hubungan yang baik dengan atasanmu dan menunjukkan bahwa Sedulur menghargai waktu dan perhatian mereka.
6. Tanyakan bila ada yang bingung
Jangan ragu untuk bertanya jika Sedulur tidak yakin tentang sesuatu yang dikatakan oleh atasanmu dalam email. Jangan asumsikan atau menafsirkan sendiri informasi yang diberikan, karena ini dapat menyebabkan kesalahpahaman.
7. Cek kembali balasan
Pastikan Sedulur memeriksa ejaan dan tata bahasa sebelum mengirimkan email kepada atasanmu. Ejaan atau tata bahasa yang salah dapat memberikan kesan yang kurang baik tentang dirimu. Sehingga, periksalah emailmu sebelum mengirimkan balasan.
Dengan menerapkan cara membalas email atasan, Sedulur dapat menciptakan kesan profesional dan menjaga hubungan yang baik dengan atasanmu melalui email. Ingat, membalas email dari atasanmu dengan baik dan tepat waktu sangat penting untuk meningkatkan efektivitas komunikasi di kantor dan membangun hubungan yang baik dengan atasanmu.
BACA JUGA: 8 Cara Membalas Email Offering Letter Beserta Contohnya
Contoh cara membalas email atasan
Agar Sedulur tidak bingung, berikut ini beberapa contoh balasan email yang bisa Sedulur tiru untuk beberapa kebutuhan:
1. Email balasan untuk konfirmasi interview
Sebelum Sedulur menyetujui jadwal panggilan interview tersebut, tidak ada salahnya Sedulur konfirmasi kembali kehadiranmu dan tanyakan data-data atau berkas yang mungkin perlu Sedulur bawa.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak Arga
HR Department PT. Makmur
Assalamu’alaikum Pak Arga,
Terima kasih atas undangan interviewnya untuk posisi Content Writer di PT. Makmur. Saya senang mendapat kesempatan ini.
Saya dengan senang hati akan hadir pada tanggal 20 Mei 2023, pukul 13.00 WIB di Tower A sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Sehubungan dengan itu, apakah ada informasi tambahan atau persyaratan khusus yang perlu saya bawa atau persiapkan sebelum interview, Pak? Jika ada, mohon beritahu saya agar saya bisa mempersiapkannya dengan baik.
Sekali lagi, terima kasih banyak atas undangannya dan saya sangat berharap bisa bertemu dengan Bapak di interview nanti.
Salam Hormat,
Sari
2. Email balasan untuk menolak interview
Apabila Sedulur tidak ingin datang panggilan interview, sebaiknya tetap balas pesan tersebut dengan baik. Contoh cara membalas email atasan dalam hal tersebut sebagai berikut ini.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak Arga
HR Department PT. ABCD
Assalamu’alaikum Pak Arga,
Terima kasih atas undangan interviewnya untuk posisi Content Writer di PT. ABCD.
Setelah mempertimbangkan dengan matang, saya memutuskan untuk tidak melanjutkan proses lamaran di perusahaan ini dan menolak undangan interview. Meskipun begitu, saya tetap menghargai kesempatan yang diberikan oleh PT. ABCD.
Sekali lagi, terima kasih atas waktu dan kesempatan yang telah diberikan. Saya berharap semoga perusahaan ini terus berkembang dan sukses di masa depan.
Salam Hormat,
Sari
3. Email balasan untuk mengganti jadwal panggilan interview
Namun sangat mungkin juga Sedulur harus mengganti jadwal. Bila hal ini terjadi Sedulur bisa memohon perganti jadwal dengan email seperti berikut ini:
Contoh:
Kepada Yth. Bapak Arga
HR Department PT. XYZ
Selamat siang Pak Arga,
Saya mengucapkan terima kasih atas undangan interview untuk posisi Content Writer di PT. XYZ. Namun, saya ingin meminta maaf karena pada tanggal yang telah dijadwalkan, saya berhalangan hadir karena ada keperluan mendadak yang harus saya hadapi.
Apakah mungkin untuk menjadwalkan ulang interview ke Hari Kamis, 26 Juli 2022 atau hari lain pada minggu itu? Saya sangat menghargai kesempatan ini dan ingin memastikan bahwa saya hadir dalam kondisi yang siap dan terbaik. Terima kasih atas pengertiannya dan harapannya untuk bisa menjadwalkan ulang interview.
Salam Hormat,
Lila
4. Email balasan saat kamu terlambat membalas panggilan interview
Sangat mungkin Sedulur pernah melewatkan email begitu saja karena menumpuk di folder spam. Bila hal iini terjadi saat atasan kirim email kepada Sedulur, sebaiknya konfirmasikan hal ini kepada mereka.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak Arga
HR Department PT. XYZ
Salam sejahtera, Pak Arga.
Saya ingin menyampaikan permintaan maaf saya atas keterlambatan dalam membalas email undangan interview yang Bapak kirimkan pada tanggal 20 Juli 2022 lalu. Email tersebut tidak sengaja masuk ke dalam folder spam email dan baru saya temukan belakangan ini.
Saya sangat berharap masih ada kesempatan bagi saya untuk mengikuti proses interview di PT. XYZ sebagai Content Writer. Saya memiliki keinginan besar untuk bergabung dengan perusahaan ini dan berkontribusi di dalamnya.
Sekali lagi, mohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah terjadi dan terima kasih atas pengertian dan kesempatan yang Bapak berikan.
Salam hormat,
Keira
Buat Sedulur yang akhirnya mendapatkan tawaran kerja, selamat ya! Apapun keputusanmu, balas email penerimaan kerja tersebut dengan sopan dan ungkapkan rasa terima kasihmu.
Bila pihak rekruter sudah menginformasikan besaran gaji atau detail benefit yang akan Sedulur terima, respon informasi tersebut dalam balasanmu. Ungkapkan apakah Sedulur menerimanya atau membutuhkan negosiasi lebih lanjut.
5. Email balasan untuk menerima tawaran kerja
Jika Sedulur telah memutuskan untuk menerima tawaran kerja yang diberikan beserta gaji dan benefit yang dijanjikan, pastikan Sedulur memberikan konfirmasi melalui email balasan. Berikut adalah contoh email balasan yang dapat Sedulur gunakan sebagai referensi:
Kepada Yth. Bapak Kris
HR Department PT. 1234
Halo Pak Kris,
Terima kasih banyak atas kabar baiknya dan kesempatan kerja yang diberikan di PT. 1234. Saya dengan senang hati menyatakan kesediaan saya untuk bergabung dengan perusahaan Anda sebagai Digital Marketer.
Sehubungan dengan hal tersebut, saya ingin mengkonfirmasi bahwa saya akan menerima tawaran kerja tersebut dan akan memulai pekerjaan pada tanggal 1 Agustus. Saya juga memahami dan menyetujui gaji serta benefit yang telah dijelaskan pada surat penawaran kerja. Saya akan menerima gaji pokok sebesar Rp. X.XXX.XXX dan benefit asuransi kesehatan.
Sekali lagi, saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang diberikan dan tidak sabar untuk bergabung di PT. 1234. Jika ada informasi tambahan yang perlu saya ketahui, silakan beri tahu saya.
Salam Hormat,
Alex
6. Email balasan saat menolak tawaran kerja
Jika Sedulur memutuskan untuk menolak tawaran kerja yang diberikan, pastikan Sedulur memberikan balasan email yang sopan beserta alasanmu untuk tidak bergabung dengan perusahaan tersebut.
Berikut adalah contoh email balasan yang dapat Sedulur gunakan sebagai referensi:
Kepada Yth. Bapak Kris
HR Department PT. 1234
Halo Pak Kris,
Saya ingin mengucapkan terima kasih atas tawaran kerja sebagai Digital Marketer di PT. 1234. Saya menghargai waktu dan usaha yang Bapak dan tim HR Department telah berikan selama proses rekrutmen.
Namun, setelah pertimbangan yang matang, saya memutuskan untuk tidak menerima tawaran tersebut. Saya telah menerima tawaran di perusahaan lain untuk posisi yang sama dan saya merasa bahwa kesempatan itu lebih sesuai dengan tujuan karir saya saat ini.
Sekali lagi, terima kasih banyak atas kesempatan yang diberikan dan saya harap Anda memahami keputusan saya. Saya sangat menghargai pengalaman positif selama proses rekrutmen ini dan berharap semoga kita bisa berkesempatan untuk bekerja sama di masa depan.
Terima kasih lagi dan salam hormat,
Alex
BACA JUGA: Contoh dan Tips Menulis Body Email Lamaran Kerja yang Baik
7. Email balasan untuk negosiasi ulang
Jika setelah membaca surat penawaran kerja terdapat hal yang belum jelas atau membutuhkan negosiasi ulang seperti mengenai besaran gaji atau benefit tambahan, penting untuk mengkomunikasikan keinginan atau pertanyaan dengan sopan.
Berikut adalah cara membalas email atasan untuk menegosiasikan ulang besaran gaji dan memastikan benefit tambahan yang akan diterima:
Kepada Yth. Bapak Kris
HR Department PT. 1234
Selamat pagi, Pak Kris.
Terima kasih atas surat penawaran kerja sebagai Digital Marketer di PT. 1234 yang telah Bapak kirimkan kepada saya. Saya sangat antusias dengan kesempatan ini dan ingin membicarakan beberapa hal terkait dengan penawaran yang telah diberikan.
Saya telah melakukan pengecekan pasar terbaru dan berdasarkan pengalaman saya selama XX tahun di bidang yang sama, saya berharap dapat menegosiasikan ulang besaran gaji pokok yang ditawarkan. Saya percaya bahwa kontribusi yang saya dapat berikan akan sebanding dengan nilai yang saya harapkan.
Selain itu, saya ingin memastikan tentang adanya asuransi kesehatan sebagai bagian dari benefit yang ditawarkan. Apakah ini termasuk dalam paket penawaran yang diberikan?
Saya sangat berharap dapat berdiskusi dengan Bapak segera mengenai hal-hal ini. Terima kasih atas perhatian dan waktu yang telah diberikan.
Hormat saya,
Alex
Nah itulah beberapa cara membalas email atasan yang bisa Sedulur ikuti. Dilengkapi dengan contohnya langsung, agar Sedulur tidak perlu lagi kebingungan membalas email atas. Semoga artikel di atas bermanfaat, ya!
