8 Cara Membalas Email Offering Letter Beserta Contohnya

Apa itu Offering Letter?

Offering letter merupakan surat yang berisi penawaran kerja. Surat ini keluar ketika perusahaan memutuskan untuk memilih seseorang untuk menjadi karyawannya. Offering letter akan dikeluarkan setelah seorang kandidat berhasil melalui berbagai tahapan.

Tahapan yang telah dilalui merupakan tahapan yang menjadi bagian dari prosedur penerimaan karyawan baru. Bentuk offering letter bisa dalam format pesan singkat, email, dan lain-lain yang bentuknya pemberitahuan langsung kepada kandidat penerima kerja.

Intinya, isi dari surat tersebut adalah menawarkan sebuah posisi yang nanti akan dilanjutkan dan biasanya akan dilanjutkan dengan berdiskusi secara lisan dan pertemuan langsung. Untuk membahas hal lebih detail dan lebih teknis lagi.

Dalam diskusi itu, bahasan kurang lebih mencakup jenis pekerjaan yang akan dilakukan, besaran gaji, peraturan, hingga benefit yang ada dalam perusahaan. Dalam diskusi dan pertemuan langsung tersebut, Sedulur diperbolehkan bernegosiasi hingga mencapai kesepakatan.

Yang harus dilakukan sebelum membalas Offering Letter

Meski Sedulur senang ketika mendapatkan offering letter, jangan sampai Sedulur melewatkan cara menerima offer kerja. Tak hanya itu, sebaiknya Sedulur juga mengetahui hal yang harus dilakukan sebelum membalas offering letter tersebut. 

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah memahami dulu setiap detail penawaran pekerjaan yang diberikan. Karena bahasan offering akan seputar hak dan kewajiban, maka Sedulur wajib survei terkait hak dan kewajiban di perusahaan yang menawarkan pekerjaan untuk Sedulur.

Diantaranya adalah deskripsi pekerjaan, upah, fasilitas, dan tunjangan lainnya. Dengan demikian, ketika nanti berdiskusi, Sedulur akan bisa menyesuaikan penawaran dengan hasil survei. Berikutnya, kita bahas cara menerima offer kerja melalui email agar Sedulur tak melakukan kesalahan!

1. Perhatikan subjek email

Saat Sedulur menerima email penawaran kerja, upayakan agar Sedulur segera membalas email tersebut. Hal itu berkenaan dengan attitude dan antusiasme yang akan perusahaan lihat dari Sedulur.

Namun, jangan karena terlalu antusias, akhirnya email yang dikirim menjadi terlihat tidak profesional. Terdapat beberapa hal yang perlu Sedulur lakukan dan ubah bagian email agar email balasan Sedulur terlihat profesional.

Maka, pastikan gunakan subjek dengan tulisan yang jelas. Misalnya, subjek dapat ditulis dengan contoh berikut:

1. Accepting (or Rejecting) [Job Title] Offering Letter at [Company Name]
2. Menerima (atau Menolak) Tawaran Pekerjaan Sebagai [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]

2. Gunakan bahasa yang lugas dan to the point

Pastikan untuk menghindari bahasa yang bertele-tele. Walaupun Sedulur menulis isi surat dengan panjang, ada kemungkinan HRD akan lebih tertuju pada jawaban dari Sedulur, apakah menerima atau tidak. Meski to the point, tetap gunakan bahasa yang baik dan profesional ya.

Berikut ini hal-hal yang harus ada dalam email penerimaan offering letter:

• Ucapan terima kasih atas penawaran yang diberikan;
• Isi keputusan atas penawaran yang diberikan, apakah menolak, menerima, atau meminta waktu untuk berpikir;
• Persetujuan terhadap ketentuan dan syarat kerja yang diberikan perusahaan, seperti upah, benefit, deskripsi pekerjaan, dan lain-lain;
• Jika ada, Sedulur juga bisa menambahkan poin-poin yang menurutmu masih ingin dinegosiasikan;

Memberikan jawaban terkait tanggal bisa mulai efektif bekerja jika perusahaan menanyakan terkait hal tersebut, atau menanyakan tanggal bisa mulai efektif bekerja jika tidak ada keterangan terkait hal itu.

3. Ucapkan terima kasih

Dalam cara menerima offer kerja, jangan lupa untuk menyertakan ucapan terima kasih di awal surat. Ini berkaitan dengan kesempatan dan kepercayaan perusahaan untuk menerima Sedulur bekerja di perusahaan mereka.

Berikut ini contoh ucapan terima kasih yang bisa Sedulur gunakan:

• Thank you for offering the [Position Name] position at your company.
• Thank you for giving me the opportunity. I am looking forward to applying my skills in this position.
• Terima kasih telah menawarkan saya posisi [nama posisi] di perusahaan Anda.
• Terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan. Saya menantikan untuk bisa mulai bekerja sebagai [nama posisi].
• I thank you for the opportunity, and I look forward to applying my skills to the position. (Terima kasih atas kesempatan ini dan saya menantikan untuk bisa mulai bekerja sebagai [nama posisi])
• I would like to thank you for offering me a position at your company. (Saya ingin berterima kasih telah menawarkan saya posisi di perusahaan Anda)
• Many thanks for offering the role of (title of the role) and your help throughout the process. (Terima kasih banyak atas tawaran bekerja sebagai [posisi] juga atas bantuan Anda selama proses ini)
• I want to thank you for offering me this exciting opportunity. (Saya ingin berterima kasih pada Anda telah menawarkan saya kesempatan yang menyenangkan ini).

Sebagai penjelasan pendukung dan untuk lebih menghargai penawaran yang Sedulur dapatkan, di bagian akhir Sedulur bisa sedikit menjelaskan tentang mengapa Sedulur terlihat begitu bersemangat dan exicited terhadap kesempatan yang didapat.

Jelaskan juga jika Sedulur tidak sabar ingin segera mulai bekerja di sana. Jika ingin menjelaskan lebih detail, Sedulur juga bisa menjelaskan tentang aspek yang paling dinantikan dalam pekerjaan tersebut. Apa yang ingin segera Sedulur kerjakan.

Seperti misalkan, jika Sedulur mendapatkan posisi sebagai content writer, Sedulur bisa menjelaskan tentang rasa antusias Sedulur untuk menulis konten tentang perusahaan dan konsumen atau klien. Atau jika Sedulur sebagai PR, Sedulur bisa menjelaskan bahwa Sedulur tidak sabar untuk menyampaikan segala hal baik dan bermanfaat dari perusahaan kepada masyarakat umum.

4. Berikan jawaban atas penawaran

Poin ini adalah inti dari surat yang dinantikan oleh rekruter. Berikan jawaban yang jelas agar proses kerja sama bisa bekerja dengan lancar. Sedulur bisa menggunakan kalimat berikut ini untuk memberikan jawaban atas penawaran kerja yang diterima.

• Saya sangat senang untuk menerima posisi [nama posisi] di perusahaan Anda dan siap untuk mulai bekerja mulai tanggal [tanggal bisa mulai bekerja].
• I am excited to accept the [position name] position with your company and would be happy to work from [start date].

• I’m thrilled to accept this job offer. I will be able to start to work on May 30 as we have agreed beforehand. (Saya senang menerima penawaran kerja ini. Saya bisa memulai kerja tanggal 30 Mei sesuai dengan kesepakatan yang sudah dibuat sebelumnya.)
• I am excited to accept the position of [position name] with your company. (Saya senang untuk menerima posisi [nama posisi] di perusahaan Anda.)
• I would be delighted to accept the role of (title of the role) within (the company) (Saya senang untuk menerima posisi [nama posisi] di perusahaan Anda.)
• I am eager to make positive contributions to the company and looking forward to starting working on May 30. (Saya sangat ingin membuat kontribusi positif untuk perusahaan dan tidak sabar untuk mulai bekerja tanggal 30 Mei)
• I have always wanted to work for your company. Therefore, I am thrilled to accept the offer. My start date will be May 30 as we discussed. (Saya selalu ingin bekerja di perusahaan Anda. Untuk itu, saya senang untuk menerima tawaran kerja ini. Saya akan mulai bekerja tanggal 30 Mei seperti yang telah kita diskusikan.)

5. Sertakan respons atas offering letter

Offering letter umumnya akan menyertakan informasi terkait segala informasi mengenai pekerjaan yang ditawarkan. Di dalamnya termasuk deskripsi pekerjaan, benefit, serta segala detail informasi mengenai hak dan kewajiban selama bekerja di perusahaan tersebut.

Jika Sedulur sudah merasa cocok dengan penawaran dan ketentuan yang diberikan, Sedulur bisa memberikan persetujuan dengan memberikan informasi bahwa Sedulur memahami apa yang ditulis dalam offering letter untuk kemudian menyepakatinya.

Pastikan bahwa kesepakatan itu meliputi hal-hal berikut:

• Jabatan yang ditawarkan
• Jobdesk atau deskripsi pekerjaan
• Penempatan
• Penawaran gaji beserta tunjangan lainnya
• Fasilitas dan benefit lain yang didapat
• Jatah cuti
• Tanggal mulai bekerja
• Tenggat waktu untuk mengembalikan Offering Letter

Jangan lupa juga, pastikan email balasan Sedulur telah menyertakan informasi kunci yang dibutuhkan, sebagai penekanan bahwa Sedulur memahami apa yang telah disepakati, terutama gaji, tunjangan, jumlah cuti hingga tanggal mulai bekerja.

Contoh kalimat yang bisa Sedulur gunakan adalah sebagai berikut:

“I fully understand the terms of employment in the offer letter. As the offer letter displays and as we previously discussed on the phone, I accept the starting salary of (offered salary) and (benefit/another important point). As we have also discussed, I can start on (agreed start date).”

“Saya sepenuhnya memahami dan menerima syarat serta ketentuan kerja yang tertera dalam surat penawaran. Seperti yang telah kita diskusikan, saya menerima gaji sebesar (nominal gaji) dan (manfaat/poin penting lainnya). Saya bisa mulai bekerja pada (tanggal mulai yang disepakati).”

6. Perjelas jika ada negosiasi

Jika berkemungkinan akan ada negosiasi, Sedulur bisa lebih jelas melakukan penawaran. Saat proses negosiasi, Sedulur bisa menyampaikan segala halnya dengan jelas. Proses negosiasi merupakan bagian penting di mana Sedulur harus menyampaikan segala hal yang Sedulur butuhkan. 

Sedulur boleh membalas offering letter sebagai cara bernegosiasi untuk mengusulkan perubahan atau penyesuaian jika ada poin yang menurut Sedulur kurang berkenan. Sebagai contoh, Sedulur bisa bernegosiasi untuk menyesuaikan tanggal mulai bekerja.

Jelaskan juga mengapa Sedulur perlu lebih banyak waktu untuk memproses kepindahan kerja. Sedulur juga bisa meminta kejelasan dari keuntungan yang mungkin tidak tertera atau belum dibicarakan sebelumnya. 

Berikut contoh cara membalas email offering letter jika ingin bernegosiasi atau bertanya poin-poin yang kurang jelas:

• “I understand the terms of offer. I am overall pleased with the conditions stated, but I think further negotiation is needed for certain conditions.”
• “Saya mengerti dan puas dengan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam surat penawaran. Akan tetapi, saya pikir negosiasi lebih lanjut dibutuhkan untuk poin-poin tertentu sebagai berikut:”
• “I understand the terms of offer. However, I did not see any [benefit name] mentioned in the offer. I would like to know if this is included in my employment package.”
• “Saya paham atas ketentuan-ketentuan penawarannya. Namun, saya tidak melihat [jenis tunjangan] disebutkan dalam penawarannya. Saya ingin tahu jika itu termasuk dalam tunjangan saya?”

BACA JUGA: Langkah Tepat Memulai Karir Sebagai Freelancer Profesional

8. Contoh offering letter

Agar Sedulur bisa memahami cara menerima offer kerja melalui email, berikut ini beberapa contoh offering letter untuk referensi Sedulur.

1. Contoh Cara Menerima Offering Letter Bahasa Indonesia

Yth. Ibu Linda Annisa

Terimakasih atas tawaran kerja yang Bapak berikan sebagai Marketing Staff di Merah Delima Company.

Saya sangat senang menerima tawaran pekerjaan sebagai Marketing Staff dan akan mulai bekerja pada tanggal 13 Mei 2023 sebagaimana yang telah disepakati sebelumnya.

Saya sepakat dan memahami syarat dan ketentuan kerja yang tertera di dalam surat penawaran kerja. Sebagaimana dituliskan, saya menerima gaji di angka Rp 10.000.000 dengan benefit pelatihan kerja dan coaching selama satu tahun.

Saya sangat menantikan untuk bekerja dan menjadi bagian dari perusahaan Bapak secepatnya.

Hormat saya,

Budiman
budiman@email.com
0823 0123 4567

2. Contoh Cara Menerima Offering Letter dalam Bahasa Inggris

Dear Ms. Clara, 

Thank you very much for offering me the position of  Marketing Communication at Olala Group. I am very happy to receive a job offer as a copywriter and will start working on 13 May 2023 as previously agreed.

I agree and understand the terms and conditions of employment stated in the job offer letter. As written, I received a salary of IDR 8000.000.

I really look forward to working and being a part of your company. 

Sincerely, 

Ilman
ilman@email.com
0821 2345 6789

Demikian cara menerima offer kerja ketika Sedulur mendapatkan surat penawaran dari sebuah perusahaan. Semoga tips dan contoh di atas bermanfaat dan memudahkan Sedulur untuk mendapatkan pekerjaan terbaik. Selamat mencoba!