Dalam menyelenggarakan suatu acara, salah satu elemen penting yang harus dipenuhi adalah membuat rundown acara. Rundown atau susunan acara ini sangat penting karena akan mempengaruhi waktu berjalannya acara.
Dalam membuat rundown dibutuhkan perencanaan yang matang, rinci, dan sudah didiskusikan bersama tim lainnya. Susunan acara ini biasanya digunakan pada acara-acara yang diikuti oleh banyak orang, seperti pelatihan, kuliah umum, webinar, dan rapat tahunan. Berikut adalah pengertian rundown acara, contoh, dan cara membuatnya. Simak dengan baik, ya!
BACA JUGA: Syarat dan Cara Membuat Kartu Kuning Pencari Kerja
Rundown acara adalah
Rundown dalam bahasa Indonesia juga sering disebut sebagai susunan acara. Rundown acara adalah sebuah rangkaian acara yang dibuat secara sistematis yang mana berisi susunan kegiatan yang dibatasi oleh durasi waktu tertentu.
Susunan acara ini biasanya digunakan pada kegiatan yang melibatkan banyak orang dan bersifat formal. Beberapa acara yang menggunakan rundown adalah acara seminar, upacara keagamaan, konser musik, acara pernikahan, acara lomba, dan reuni sekolah.
Rundown dibuat atau disusun oleh pihak terkait, seperti seksi acara dalam suatu kepanitiaan ataupun event organizer yang dipilih dalam suatu kegiatan. Seperti di organisasi mahasiswa atau kepemudaan, susunan acara dibuat oleh panitia pelaksana bagian acara dan sekretaris.
Sedangkan di instansi pemerintahan, tugas dan kewenangan tersebut berada di bagian protokoler (staff protokol) di Divisi Hubungan Internasional. Sementara itu, di perusahaan swasta, tugas pembuatan susunan acara dilakukan oleh sekretaris dan divisi public relation.
Cara membuat rundown acara
Cara membuat rundown tentunya melibatkan banyak pihak. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika sedang membuat susunan acara.
- Susunan acara harus selalu berjalan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
- Pembuat susunan acara harus berkoordinasi dengan bagian perlengkapan dan bagian lain untuk menghindari miskomunikasi.
- Semua panitia yang terlibat harus melakukan gladi bersih sebelum hari acara terselenggara sehingga semua pihak yang terlibat dapat berjalan sesuai fungsinya.
- Panitia atau jasa event organizer memiliki tanggung jawab sebagai peninjau dan penanggung jawab selama acara berlangsung.
Cara membuat susunan acara tersebut adalah sebagai berikut.
- Bagian acara membuat dan mengatur secara runtut kegiatan yang akan dilakukan berdasarkan tema acara.
- Bagian acara melakukan koordinasi bersama tim terkait tamu undangan, narasumber, atau peserta penting yang akan datang pada acara.
- Susun semua aktivitas dengan durasi waktu tertentu yang akan dilakukan pada hari pelaksanaan acara.
- Tambahkan penentuan tempat acara berlangsung, jika acara dilakukan di lebih dari satu ruang.
- Bagian acara mengkomunikasikan susunan acara yang sudah dibuat pada rapat koordinasi bersama seluruh anggota.
- Jika ada revisi pada saat rapat, lakukan revisi sesegera mungkin.
- Jika sudah tidak ada lagi revisi, bagian acara dapat melakukan briefing dengan panitia yang bertugas pada acara terkait semua hal yang penting.
BACA JUGA: Pengertian Diagram Konteks Beserta Manfaat & Cara Membuat
Contoh rundown acara rapat perusahaan
|
Waktu |
Kegiatan |
Tempat |
|
08.00-08.30 WIB |
Pembukaan rapat oleh MC |
Ruang Rapat Direksi PT. Amwa Indo Jaya |
|
||
|
08.30-09.00 WIB |
Pembacaan laporan singkat dari masing-masing divisi beserta pengecekan daftar hadir dari setiap perwakilan bagian |
|
|
09.00-09.15 WIB |
Coffee Break |
|
|
09.15-10.30 WIB |
Pembahasan inti acara rapat mengenai evaluasi kinerja karyawan |
|
|
10.30-11.00 WIB |
Diskusi dan tanya jawab bersama pihak atasan |
|
|
10.30-11.00 WIB |
Pengambilan keputusan dan pembacaan kesimpulan rapat |
|
|
12.00 WIB |
Penutupan rapat |
Contoh rundown acara lomba anak
|
Hari/Tanggal |
Waktu |
Kegiatan |
Tempat |
Perlengkapan |
PJ |
|
Sabtu, 16 Mei |
07.30 – 08.00 WIB |
Registrasi peserta |
Depan Masjid |
1. Lembar registrasi 2. Meja & taplak |
1. Astri dan Inda 2. Bona & Ratih |
|
08.00 – 08.05 WIB |
Pengkondisian peserta |
Ruang Masjid |
1. Sound masjid 2. Kamera |
1. MC (Alify) 2. Sound (Aoka) |
|
|
08.05 – 08.15 WIB |
Sambutan: Ketua Panitia Ketua Ramadhan |
1. Penjemputan Ketua (Zidin) 2. Publikasi (Otiva & Muria) 3. LO: a. Menggambar (Bina) b. Adzan (Hutama) c. MHQ (Rafif) d. CCA (Dita) |
|||
|
Penjemputan Juri |
1. Juri Menggambar (Ihza) 2. Juri Adzan (Adi) 3. Juri MHQ (Nuriah) 4. Juri CCA (Yusfi) |
||||
|
08.20 – 10.20 WIB |
Lomba |
Serambi Masjid (Menggambar) Sekretariat (Adzan) Aula TK (MHQ) Ruang Masjid (CCA) |
1. Fotocopy materi 2. Daftar urut registrasi 3. Daftar nilai 4. Ballpoint |
1. Juri a. Menggambar (Pak Romli & Pak Dondi) b. Adzan (Pak Anang) c. MHQ (Sdr. Dinna Isma) d. CCA (Pak Shaufik & Yutof) 2. Asisten Juri a. Menggambar (Ihza & Adi) b. Adzan (Zain) c. MHQ (Nira & Lasiya) d. CCA (Anif & Dila) |
|
|
10.20 – 10.50 WIB |
Rekap Nilai |
Sekretariat MBBH |
1. Team Juri 2. Asila, Lana, Nurohimah & Yusfi |
||
|
Pembagian Doorprize |
Serambi Masjid |
1. Hadiah Doorprize 2. Mic Wireless 3. Kamera |
1. Pengisi (Bintang 2. Hadiah (Bertia & Sufika) 3. Sound (Andoni) 4. Publikasi (Baskara & Otiva) |
||
|
10.50 – 11.15 WIB |
Pengumuman Pemenang |
1. Trophy 2. Sertifikat 3. Uang Pembinaan 4. Nampan |
1. Pembagi Trophy (Pak Romli, Pak Dondi, Pak Shaufik, Pak Anang, Bu Dinna) 2. Petugas trophy (Yusfi, Alifa, Laita, Sudafi) |
||
|
11.15 – 11.20 WIB |
Penutup |
BACA JUGA: Contoh Saran Dalam Makalah Beserta Cara Membuatnya
Contoh rundown acara webinar
|
Waktu |
Kegiatan |
Pembicara |
PJ |
|
09.30-10.00 WIB |
Registrasi |
– |
Anita |
|
10.00-10.15 WIB |
Pembukaan |
– |
Lita |
|
10.15.-11.00 WIB |
Materi 1 |
Indira |
Moderator |
|
11.00-12.00 WIB |
Sesi tanya jawab |
Peserta dan Indira |
Moderator |
|
12.00-13.00 WIB |
Istirahat |
– |
Moderator |
|
13.00-14.30 WIB |
Materi 2 |
Ochia |
Moderator |
|
14.30-15.15 WIB |
Sesi tanya jawab |
Peserta dan Ochia |
Moderator |
|
15.15-15.45 WIB |
Quiz dan penutup |
Pipit |
Contoh rundown acara pelatihan
|
Waktu |
Acara |
Narasumber |
PJ |
|
07.00-08.00 WIB |
Registrasi peserta |
Indah dan Umi |
|
|
08.00-08.30 WIB |
Pembukaan |
MC |
Amara dan Intan |
|
10.30-10.45 WIB |
Coffee break |
MC |
Amara dan Intan |
|
08.30-10.30 WIB |
Materi 1 |
Prof. Hasturi |
Moderator |
|
10.30-10.45 WIB |
Coffee break |
MC |
Amara dan Intan |
|
10.45-12.30 WIB |
Materi 2 |
Dr. Imasho |
Moderator |
|
12.30-13.00 WIB |
Ishoma |
||
|
13.00-14.30 WIB |
Materi 3 |
Drs. Agyra |
Moderator |
|
14.30-14.45 WIB |
Penutup |
MC |
Amara dan Intan |
Contoh rundown acara studi banding
|
Waktu |
Kegiatan |
|
Jumat, 19 Agustus 2022 |
|
|
19.30 – 20.00 WIB |
Pengondisian peserta |
|
20.00 – 20.30 WIB |
Briefing |
|
21.00 – 04.00 WIB |
Perjalanan |
|
Sabtu, 20 Agustus 2022 |
|
|
04.30 – 06.30 WIB |
Ishoma |
|
06.30 – 07.00 WIB |
Pengondisian peserta |
|
07.00 – 08.00 WIB |
Perjalanan ke sekolah tujuan |
|
08.00 – 11.00 WIB |
Acara di sekolah tujuan |
|
11.30 – 12.30 WIB |
Perjalanan ke UNESA |
|
12.30 – 13.00 WIB |
Ishoma |
|
13.00 – 15.00 WIB |
Kunjungan ke UNESA |
|
15.30 – 16.00 WIB |
Perjalanan ke Tugu Pahlawan |
|
16.00 – 17.00 WIB |
Wisata Kota (Tugu Pahlawan) |
|
17.00 – 22.00 WIB |
Perjalanan ke Malang dan makan malam |
|
22.00 – 04.00 WIB |
Istirahat |
|
Minggu, 21 Agustus 2022 |
|
|
04.30 – 05.00 WIB |
Jamaah subuh |
|
05.00 – 07.00 WIB |
Mandi dan makan |
|
07.00 – 07.30 WIB |
Pengondisian peserta |
|
07.30 – 08.30 WIB |
Perjalanan ke Jatim Park |
|
08.30 – 14.00 WIB |
Wisata Jatim Park |
|
14.00 – 14.30 WIB |
Pengondisian Peserta |
|
14.30 – 15.30 WIB |
Perjalanan ke Selecta |
|
15.30 – 17.30 WIB |
Wisata Selecta |
|
17.30 – 19.00 WIB |
Perjalanan ke pusat oleh-oleh dan makanan |
|
19.00 – 21.00 WIB |
Sholat dan belanja |
|
21.00 – selesai |
Perjalanan pulang |
BACA JUGA: Carousel: Pengertian, Jenis, Manfaat & Cara Membuatnya
Contoh rundown acara open house
|
Waktu |
Acara |
|
09.30 – 10.00 WIB |
Registrasi dan coffee break |
|
10.15 – 10.30 WIB |
Pembukaan |
|
10.30 – 10.50 WIB |
Kilas balik pendirian CV. Ifatama |
|
11.00 – 12.00 WIB |
Diskusi untuk kolaborasi |
|
12.00 – 13.00 WIB |
Ishoma |
|
13.00 – 14.00 WIB |
Pameran produk CV. Ifatama |
|
14.10 – selesai |
Penutupan dan foto bersama |
Contoh rundown acara wisata bersama
|
Waktu |
Acara |
|
06.00 – 06.30 WIB |
Persiapan |
|
06.30 – 08.00 WIB |
Berangkat dari titik kumpul |
|
08.00 – 09.30 WIB |
Tiba di Masjid Agung Jawa Tengah |
|
09.30 – 10.00 WIB |
Sholat dhuha dan perjalanan keliling |
|
10.15 – 10.30 WIB |
Perjalanan ke Lawang Sewu |
|
10.30 – 13.00 WIB |
Keliling Lawang Sewu |
|
13.00 – 13.50 WIB |
Ishoma |
|
14.00 – 15.15 WIB |
Menuju Kota Lama Semarang |
|
15.30 – 16.00 WIB |
Membeli oleh-oleh |
|
16.00 – selesai |
Perjalanan pulang |
Contoh rundown acara kuliah umum
|
Waktu |
Acara |
Pengisi acara |
PJ |
|
10.00-10.05 WIB |
Pembukaan acara |
MC |
Inda dan Ochi |
|
10.05-10.15 WIB |
Menyanyikan lagu kebangsaan Indonesia Raya |
Dirigen |
Annas |
|
10.15-10.25 WIB |
Sambutan rektor Universitas Maju Jaya |
Rektor |
|
|
10.25-10.35 WIB |
Pemberian plakat dan berfoto bersama |
Moderator dan Rektor |
Amina |
|
10.35-11.30 WIB |
Kuliah umum |
Prof. Jumaidah |
|
|
11.30-11.45 WIB |
Tanya jawab dan pembagian doorprize |
Moderator dan Prof. Jumaidah |
Amina |
|
11.45-12.00 WIB |
Penutupan |
MC |
Inda dan Ochi |
Contoh rundown acara ulang tahun
|
Waktu |
Acara |
Pengisi Acara |
|
15.30 – 15.45 WIB |
Pembukaan acara |
MC |
|
15.45 – 15.50 WIB |
Sambutan orang tua |
Orang tua |
|
15.50 – 16.10 WIB |
Menyanyikan lagu “ulang tahun” |
Semua tamu undangan |
|
16.10 – 16.20 WIB |
Pemotongan kue |
Indri dan Orang tua |
|
16.20 – 16.35 WIB |
Makan bersama |
Semua tamu undangan |
|
16.35 – 16.50 WIB |
Games |
Om Badut |
|
16.50 – 17.00 WIB |
Penutup dan foto bersama |
MC |
|
17.00 – Selesai |
Pembagian souvenir |
Pihak keluarga Indri |
Contoh rundown acara milad komunitas
|
Waktu |
Acara |
Penanggung Jawab |
|
06.00 – 06.30 WIB |
Registrasi peserta |
Kafita |
|
06.30 – 07.30 WIB |
Perjalanan menuju Air Terjun Cemerlang |
Semua Panitia |
|
07.30 – 08.30 WIB |
Pemotongan tumpeng dan makan bersama |
Oliv |
|
08.30 – 11.00 WIB |
Outbond |
Pihak penyelenggara |
|
11.00 – 12.00 WIB |
Bersih-bersih |
Semua Panitia |
|
12.00 – 13.30 WIB |
Ishoma |
Kendra |
|
13.30 – 14.30 WIB |
Kado silang |
Ilya |
|
14.30 – Selesai |
Perjalanan pulang |
Semua panitia |
Contoh rundown acara gathering alumni SMA
|
Waktu |
Kegiatan |
Tempat |
|
08.00 – 08.30 WIB |
Registrasi peserta Alumni setiap angkatan |
Gedung Pertemuan SMA Cita Mulia |
|
08.30 – 09.00 WIB |
Pembukaan acara |
|
|
09.00 – 10.00 WIB |
Sharing Alumni SMA Cita Mulia |
|
|
10.00 – 10.15 WIB |
Hiburan dari peserta Alumni |
|
|
10.15 – 10.30 WIB |
Coffee break |
|
|
10.30 – 12.00 WIB |
Pembahasan Struktur Organisasi Alumni SMA Cita Mulia |
|
|
12.00 – 13.00 WIB |
Ishoma |
Masjid SMA Cita Mulia |
|
13.00 – 13.30 WIB |
Pengumuman oleh perwakilan Alumni kepada pihak SMA Cita Mulia |
Gedung Pertemuan SMA Cita Mulia |
|
13.30 – 14.00 WIB |
Penutup dan foto bersama |
Contoh rundown acara pelantikan komunitas
|
Waktu |
Kegiatan |
Tempat |
|
08.00 – 08.30 |
Pembukaan Acara oleh MC -Pembacaan doa -Menyanyikan lagu Indonesia Raya -Sambutan Ketua Panitia -Sambutan Ketua Komunitas Bakti Alam |
Markas Besar Komunitas Bakti Alam |
|
08.30 – 09.00 |
Materi dari Ketua Komunitas Bakti Alam |
Markas Besar Komunitas Bakti Alam |
|
09.00 – 09.15 |
Hiburan dan Coffe break |
Markas Besar Komunitas Bakti Alam |
|
09.15 – 11.00 |
Pelantikan Kepengurusan Baru Komunitas Bakti Alam |
Markas Besar Komunitas Bakti Alam |
|
11.00 – 11.15 |
Sambutan Ketua Kepengurusan Komunitas Bakti Alam yang baru |
Markas Besar Komunitas Bakti Alam |
|
11.15 – 11.45 |
Penutupan dan foto bersama |
Markas Besar Komunitas Bakti Alam |
Demikian pengertian rundown acara dan contohnya dalam berbagai event. Semoga informasi mengenai cara membuat susunan acara di atas dapat membantu Sedulur yang sedang bertugas sebagai bagian acara dalam suatu kepanitiaan. Semangat, ya!
Mau belanja bulanan nggak pakai ribet? Aplikasi Super solusinya! Mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga tersedia lengkap. Selain harganya murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan belanja lewat handphone. Nggak perlu keluar rumah, belanjaan pun langsung diantar.
Bagi Sedulur yang punya toko kelontong atau warung, bisa juga lho belanja grosir atau kulakan lewat Aplikasi Super. Harga dijamin lebih murah dan bikin untung makin melimpah.
