Dalam pengelolaan administrasi dan operasional kantor, sekretaris memegang peranan yang sangat penting. Jenis-jenis sekretaris sendiri cukup beragam, tergantung pada jenis kantor atau tempat usaha dimana sekretaris tersebut bekerja.
Sekretaris memang harus bisa mengandalkan berbagai macam skill untuk membantu berjalannya perusahaan atau organisasi. Ketika posisi sekretaris kosong, tentu saja akan berpengaruh pada bagian atau jobdesk yang lainnya.
Nah, di dalam artikel yang satu ini, kita akan membahas mengenai tugas-tugas umum sekretaris dan juga beberapa tanggung jawab tambahan yang menjadi bagian dari pekerjaan seorang sekretaris.
BACA JUGA: Supervisor Trainee: Pengertian, Tugas, Gaji dan Jenjang Karirnya
Apa itu Sekretaris?
Sekretaris adalah seseorang yang bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif dan dukungan untuk memastikan kelancaran operasional dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Peran seorang sekretaris juga cukup banyak.
Pada umumnya, mencakup berbagai tugas seperti mengelola komunikasi, menyusun jadwal, administrasi umum, persiapan rapat, menangani korespondensi, menerima tamu, dukungan proyek, dan juga koordinasi perjalanan.
Sekretaris biasanya menjadi tulang punggung dalam menjaga kelancaran operasional suatu organisasi dengan menyediakan dukungan administratif yang penting bagi manajemen dan tim kerja.
Dengan begitu, maka seorang sekretaris wajib memiliki keterampilan komunikasi yang baik, kemampuan organisasi yang kuat, serta kemampuan multitasking untuk menangani berbagai macam tugas dengan lebih baik dan efisien.
BACA JUGA: Wow! Ini Besaran Gaji Ahli K3 Umum di Berbagai Bidang Profesi
Jenis-Jenis Sekretaris
Seperti yang telah dibilang sebelumnya, jika ada banyak jenis dari sekretaris itu sendiri. Tiap jenis pastinya memiliki peranan utama masing-masing. Nah, untuk lebih jelasnya lagi, berikut ini jenis-jenis sekretaris lengkap dengan pengertiannya.
1. Sekretaris administrasi
Sekretaris administrasi adalah individu yang bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif umum dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Peran dari jenis sekretaris ini mencakup tugas-tugas yang berkaitan dengan administrasi.
Misalnya saja seperti pengelolaan komunikasi, penyusunan jadwal, administrasi umum, pengarsipan dokumen, serta dukungan administratif lainnya yang diperlukan untuk menjaga kelancaran operasional sehari-hari.
Mereka bekerja di bawah manajer atau departemen tertentu untuk membantu memastikan bahwa semua tugas administratif dilakukan dengan efisien dan efektif. Keterampilan komunikasi yang baik, kemampuan organisasi yang kuat, dan kemampuan multitasking seringkali sangat penting dalam peran ini.
2. Sekretaris eksekutif
Sekretaris eksekutif merupakan individu yang memberikan dukungan administratif khusus kepada eksekutif senior atau manajemen tingkat tinggi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Peran seorang sekretaris eksekutif seringkali meliputi beberapa tugas yang penting.
Seperti penyusunan jadwal, persiapan rapat dan presentasi, manajemen komunikasi, koordinasi perjalanan, serta pengelolaan informasi rahasia dan sensitif. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa eksekutif yang mereka dukung dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan lancar dan efisien.
Hal itu harus dilakukan sambil menjaga kerahasiaan informasi dan mengelola tugas-tugas administratif yang penting. Ya, keterampilan komunikasi yang baik, kemampuan organisasi yang kuat, dan juga kemampuan mengelola waktu dengan efisien sangat penting dalam peran ini.
3. Sekretaris hukum
Sekretaris hukum adalah orang yang memberikan dukungan administratif kepada praktisi hukum atau departemen hukum dalam sebuah organisasi atau firma hukum. Peran seorang sekretaris hukum seperti penyusunan jadwal serta manajemen komunikasi dengan klien atau pihak lain yang terlibat.
Selain itu, mereka juga memiliki tugas yang berkaitan dengan administrasi umum, pengelolaan dokumen hukum, persiapan dokumen hukum, dan dukungan administratif lainnya yang diperlukan dalam proses hukum.
Umumnya jenis-jenis sekretaris yang bergerak di bidang hukum bekerja di bawah arahan langsung dari seorang pengacara atau praktisi hukum senior untuk membantu memastikan bahwa semua tugas administratif terkait dengan kasus atau kegiatan hukum dilakukan dengan efisien dan tepat waktu.
4. Sekretaris kantor
Seorang sekretaris kantor bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif dan dukungan dalam sebuah kantor atau lingkungan kerja. Peran dari sekretaris kantor yakni mengelola komunikasi, menerima telepon dan menyaring panggilan, serta menjadwalkan pertemuan dan janji.
Mereka juga memiliki peranan penting yang lain, seperti halnya menyusun dan mengelola dokumen dan catatan kantor, serta menyediakan dukungan administratif lainnya yang diperlukan untuk menjaga kelancaran operasional kantor.
Sekretaris kantor juga bertanggung jawab untuk menyambut tamu yang datang, mengatur perjalanan bisnis, mengelola inventaris kantor, dan menyediakan dukungan administratif kepada anggota tim atau manajemen kantor lainnya.
5. Sekretaris sekolah
Sesuai namanya, sekretaris sekolah bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif dan dukungan di sebuah sekolah. Peranan dari jenis-jenis sekretaris ini juga tidak bisa dianggap sepele, walaupun hanya dalam lingkungan sekolah.
Tugas-tugas mereka seperti mengelola komunikasi, menyambut tamu, menjawab telepon, mengatur pertemuan dan janji, menyusun dan mengelola dokumen dan catatan sekolah, serta menyediakan dukungan administratif lainnya yang diperlukan untuk menjaga kelancaran operasional sekolah.
Sekretaris sekolah juga dapat bertanggung jawab untuk mengelola data siswa, mengurus pendaftaran siswa baru, membantu dalam proses administrasi ujian, mengatur jadwal guru, mengelola inventaris sekolah, dan menyediakan dukungan administratif kepada staf pengajar dan manajemen sekolah lainnya.
6. Sekretaris litigasi
Jenis-jenis sekretaris litigasi adalah individu yang memberikan dukungan administratif kepada praktisi hukum atau departemen litigasi dalam sebuah firma hukum atau perusahaan. Peran dari seorang sekretaris litigasi juga mencakup tugas-tugas amat penting.
Di antaranya seperti mengatur dan memelihara dokumen hukum, menyusun jadwal, mengelola komunikasi dengan klien dan pengadilan, serta menyediakan dukungan administratif lainnya yang diperlukan selama proses litigasi.
Sekretaris litigasi biasanya bekerja di bawah arahan langsung dari pengacara litigasi atau pengacara senior dalam sebuah firma hukum. Tugas-tugas mereka dapat meliputi mempersiapkan dokumen-dokumen hukum, menyusun bukti-bukti, merapihkan file-file kasus, dan menyediakan dukungan administratif lainnya.
7. Sekretaris medis
Sekretaris medis adalah individu yang memberikan dukungan administratif kepada tenaga medis dan staf kesehatan dalam lingkungan medis. Lingkungan medis yang dimaksud, seperti halnya rumah sakit, klinik, atau praktek dokter.
Peran seorang sekretaris medis seringkali mencakup berbagai tugas administratif yang berkaitan dengan manajemen dokumen medis, administrasi pasien, dan koordinasi layanan kesehatan dalam lingkungan medis yang berkaitan.
Keterampilan yang diperlukan untuk menjadi sekretaris medis meliputi pengetahuan tentang terminologi medis, kemampuan organisasi yang kuat, kemampuan komunikasi yang baik, serta keahlian dalam penggunaan perangkat lunak kantor dan sistem manajemen dokumen medis.
8. Sekretaris real estate
Sekretaris real estate adalah orang yang memberikan dukungan administratif kepada agen real estate atau perusahaan real estate dalam berbagai hal terkait administrasi, pemasaran, dan koordinasi dalam industri properti.
Peran seorang sekretaris real estate melibatkan berbagai tugas administratif yang mendukung proses penjualan, pembelian, atau penyewaan properti. Keterampilan yang diperlukan untuk menjadi sekretaris real estate juga cukup banyak.
Hal ini meliputi kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan organisasi, pengetahuan tentang industri real estate dan terminologi yang terkait, serta kemampuan untuk bekerja dengan cepat dan efisien dalam lingkungan yang sering kali sibuk dan dinamis. Jenis-jenis sekretaris di bidang ini biasanya juga sangat diminati.
9. Sekretaris unit
Jenis-jenis sekretaris yang terakhir adalah sekretaris unit. Profesi ini merujuk pada seseorang yang bertanggung jawab atas administrasi dan koordinasi dalam sebuah unit atau departemen di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Peran seorang Sekretaris Unit bervariasi tergantung pada jenis unit atau departemen di mana mereka bekerja.
Akan tetapi, umumnya meliputi berbagai tugas administratif yang mendukung operasi sehari-hari dan pencapaian tujuan unit tersebut. Nah, keterampilan yang diperlukan untuk menjadi Sekretaris Unit seperti kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan organisasi yang kuat dan kemampuan multitasking.
Di samping itu, mereka juga harus punya keahlian dalam menggunakan perangkat lunak kantor dan sistem manajemen dokumen. Mereka harus mampu bekerja secara efektif dalam lingkungan yang dinamis dan berkolaborasi dengan berbagai pihak di dalam dan di luar unit tersebut.
BACA JUGA: Segini Gaji Kurir di Semua Perusahaan Logistik Indonesia
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
Selain membahas jenis-jenis sekretaris, Sedulur tentu membutuhkan wawasan tentang tugas dan tanggung jawab pekerjaan ini. Dimana seorang sekretaris tentu saja cukup banyak tugas, tergantung dari jenis perusahaan serta lingkungan mereka bekerja. Nah, secara umum, tugas dan tanggung jawab dari seorang sekretaris adalah sebagai berikut ini.
1. Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon
Panggilan telepon adalah salah satu saluran komunikasi utama yang digunakan oleh pihak internal dan eksternal suatu organisasi untuk berkomunikasi. Sekretaris bertugas menjawab panggilan telepon untuk memastikan bahwa setiap panggilan yang masuk direspon secara cepat dan efisien.
Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk mengarahkan panggilan tersebut ke orang atau departemen yang tepat, sehingga memastikan bahwa penelepon mendapatkan jawaban atau bantuan yang mereka butuhkan.
2. Mengatur dan mendistribusikan pesan
Pesan-pesan yang masuk, baik melalui surat, faksimili, atau email, perlu diatur dan didistribusikan dengan tepat agar informasi yang terkandung dalam pesan tersebut dapat diakses oleh staf yang bersangkutan dengan cepat dan efisien.
Sekretaris juga bertugas untuk mengelola dan menyusun pesan-pesan tersebut agar mudah diakses dan didistribusikan kepada penerima yang tepat sesuai dengan kepentingan dan kebutuhan mereka. Dengan begitu, operasional kantor yang berkaitan dengan perpesanan bisa berjalan dengan lancar.
3. Menjaga dan mengatur jadwal perusahaan
Jadwal perusahaan mencakup berbagai macam kegiatan, pertemuan, dan acara yang perlu diatur dan dijadwalkan dengan baik agar operasional perusahaan berjalan lancar. Sekretaris bertugas untuk menjaga dan mengatur jadwal perusahaan.
Hal ini bisa dilakukan dengan mencatat semua kegiatan yang dijadwalkan, mengatur pertemuan, dan memastikan bahwa jadwal tersebut disusun secara efisien. Dengan melakukan ini, sekretaris membantu memastikan bahwa waktu dan sumber daya perusahaan dimanfaatkan secara optimal.
4. Mengatur dokumen dan file
Dokumen dan file adalah aset penting dalam setiap organisasi, dan pengelolaan dokumen yang efisien menjadi kunci untuk menjaga informasi tetap teratur dan mudah diakses. Sekretaris bertugas untuk mengatur dokumen dan file perusahaan dengan cara yang sistematis.
Mereka juga bertanggung jawab untuk mencari dan mengambil dokumen yang diperlukan ketika diperlukan. Dengan melakukan hal ini, sekretaris membantu memastikan bahwa informasi perusahaan tersimpan dengan aman dan mudah diakses oleh staf yang bersangkutan.
5. Menyambut klien bisnis dan tamu
Sekretaris sering kali menjadi orang pertama yang ditemui oleh klien bisnis dan tamu ketika mereka mengunjungi kantor. Menyambut mereka dengan ramah dan memberikan sambutan yang baik merupakan bagian penting dari menciptakan kesan yang positif tentang perusahaan.
Sekretaris bertugas untuk menyambut klien bisnis dan tamu dengan sopan, membimbing mereka ke ruang pertemuan yang sesuai, atau memberikan arahan yang diperlukan. Dengan melakukan hal ini, sekretaris membantu menciptakan lingkungan yang profesional dan ramah bagi pengunjung.
6. Mendokumentasikan informasi keuangan
Pengelolaan informasi keuangan adalah hal yang krusial dalam menjalankan bisnis. Sekretaris bertugas untuk mendokumentasikan informasi keuangan perusahaan, seperti pembayaran, penerimaan, dan transaksi lainnya.
Mereka dapat mencatat informasi keuangan yang relevan dalam buku catatan atau sistem akuntansi perusahaan, memastikan bahwa informasi tersebut tersimpan dengan aman. Dengan melakukan hal ini, sekretaris membantu memastikan bahwa informasi keuangan perusahaan tercatat dengan akurat.
7. Memelihara dan memesan perlengkapan kantor
Perlengkapan kantor, seperti peralatan, perabotan, dan persediaan kantor lainnya, adalah hal yang penting untuk menjaga kelancaran operasional kantor. Sekretaris bertugas untuk memelihara dan memesan perlengkapan kantor yang dibutuhkan oleh staf.
Hal ini meliputi melakukan inventarisasi persediaan, memesan perlengkapan yang diperlukan, dan mengkoordinasikan pengiriman dengan pemasok. Dengan melakukannya, seorang sekretaris dapat membantu memastikan bahwa staf memiliki semua alat yang diperlukan untuk bekerja dengan efisien.
8. Mengatur dan menyelenggarakan pertemuan
Pertemuan adalah cara yang penting untuk berkomunikasi dan berkolaborasi di dalam perusahaan. Sekretaris bertugas untuk mengatur dan menyelenggarakan pertemuan, termasuk menentukan jadwal, menyusun agenda, dan menyediakan semua materi yang diperlukan untuk pertemuan.
Mereka juga dapat bertindak sebagai moderator atau pencatat pertemuan jika diperlukan. Dengan melakukan tugas yang satu ini, sekretaris akan membantu memastikan bahwa pertemuan perusahaan berjalan dengan lancar dan efisien.
9. Membantu para eksekutif dengan berbagai tugas proyek
Para eksekutif sering memiliki banyak tugas proyek dan tanggung jawab yang membutuhkan bantuan administratif. Sekretaris bertugas untuk membantu para eksekutif dengan mengorganisir dan mengelola berbagai tugas proyek, seperti menyusun laporan, menyusun presentasi, dan mengatur jadwal pertemuan.
Mereka juga dapat membantu dalam mengelola komunikasi antara eksekutif dan pihak lain yang terlibat dalam proyek tersebut. Dengan melaksanakan tugas ini, sekretaris akan membantu memastikan jika proyek-proyek tersebut berjalan dengan lancar dan efisien.
10. Mengawasi staf dan karyawan baru
Saat perusahaan mengalami pertumbuhan atau perubahan, mungkin ada kebutuhan untuk merekrut dan mempekerjakan staf dan karyawan baru. Sekretaris bertugas untuk mengawasi proses perekrutan dan onboard staf baru, seperti menyediakan informasi dan bantuan yang diperlukan selama periode orientasi.
Mereka juga dapat membantu dalam mengelola administrasi terkait dengan staf dan karyawan, seperti mengurus dokumen kepegawaian dan mengkoordinasikan pelatihan atau pengembangan karyawan. Sekretaris harus memastikan bahwa staf dan karyawan baru dapat beradaptasi dengan cepat dan efektif.
11. Berkoordinasi dengan organisasi lain
Sebuah perusahaan tidak berdiri sendiri. Mereka sering berinteraksi dengan organisasi lain, seperti vendor, klien, atau mitra bisnis. Dalam hal ini, sekretaris bertugas untuk menjaga komunikasi yang efektif dengan organisasi-organisasi tersebut.
Mereka bertugas untuk membantu menyelaraskan jadwal pertemuan atau acara, mengatur pertemuan atau konferensi, dan menindaklanjuti komunikasi yang masuk dan keluar. Secara tidak langsung, mereka juga memastikan bahwa kolaborasi antara perusahaan dan organisasi lain berjalan dengan lancar dan efisien.
12. Menerapkan prosedur administrasi
Prosedur administrasi yang baik sangat penting dalam menjalankan operasi sehari-hari perusahaan secara efisien. Sekretaris bertugas untuk menerapkan prosedur administrasi, seperti mengelola dokumen, mengatur dan menyusun data, dan mengkoordinasikan proses perizinan atau persetujuan.
Mereka juga memiliki tugas dalam memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur perusahaan. Dengan melakukan tugas-tugas ini, sekretaris dapat membantu memastikan bahwa operasi perusahaan berjalan dengan lancar dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
BACA JUGA: 10 Pekerjaan dan Website Kerja Online Untuk Pelajar
Berapa Gaji Seorang Sekretaris?
Melihat beberapa tugas dan tanggung jawab dari sekretaris yang ada di atas, tentu Sedulur merasa penasaran berapa besaran gaji dari seorang sekretaris. Nah, secara rata-rata, gaji untuk sekretaris yakni sekitar Rp4.782.486 per bulan di Indonesia.
Namun tentu saja besaran gaji tersebut bisa berbeda, tergantung dari tingkatan sekretaris, skala perusahaan, dan juga jenis perusahaan tempat dimana mereka bekerja.
Keahlian Apa yang Dibutuhkan Seorang Sekretaris?
Seperti yang telah diketahui, meski memiliki jenis-jenis sekretaris yang cukup beragam, tugas sekretaris cukup jelas untuk dikerjakan. Supaya bisa berhasil dalam menyelesaikan tugas-tugas tersebut, seorang sekretaris harus mengembangkan beberapa keterampilan seperti yang ada di bawah ini.
- Atensi terhadap detail
- Diplomasi dan kebijaksanaan
- Fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi
- Kepemimpinan yang baik
- Keterampilan administratif, komputer dan teknis
- Keterampilan analitis
- Keterampilan interpersonal yang kuat
- Keterampilan organisasi
- Komunikasi verbal dan nonverbal yang baik
- Layanan pelanggan yang kuat
- Loyalitas
- Manajemen waktu
- Problem-solving (Pemecahan masalah)
- Teamwork Skills (Keterampilan kerja sama tim)
BACA JUGA: Segini Gaji Business Development Officer dan Prospek Kerjanya
Apa yang Menjadikan Seorang Sekretaris Berkualitas?
Seorang sekretaris yang baik, tentu saja mempunyai kualitas, baik itu dari segi hard skill maupun soft skill. Hal ini akan membantu mereka mencapai keberhasilan dalam menjalankan suatu pekerjaan. Nah, kualitas tersebut bisa dipelajari dan juga dikembangkan dengan dedikasi.
Untuk bisa menjadi seorang sekretaris yang berkualitas, pastikan Sedulur mempunyai beberapa kemampuan atau kualitas seperti berikut ini!
1. Proaktif
Seorang sekretaris yang proaktif akan belajar mengenali pola dan kebutuhan perusahaan serta timnya. Dengan memahami hal ini, mereka dapat mengambil tindakan yang diperlukan sebelum diminta untuk melakukannya.
Berkomunikasi dengan jelas dan terbuka dengan rekan kerja dan atasan tentang kemajuan pekerjaan, tantangan yang dihadapi, dan saran untuk perbaikan dapat membantu mencegah masalah dan menyelesaikan masalah dengan cepat.
2. Teliti dan terorganisir
Seorang sekretaris yang teliti akan melakukan pekerjaannya dengan akurat dan tepat waktu. Mereka akan memeriksa detail dengan cermat dan menghindari kesalahan yang dapat mengganggu jalannya operasi perusahaan.
Seorang sekretaris yang terorganisir akan dapat mengatur jadwal dengan baik, mengkoordinasikan pertemuan, dan menyediakan peringatan untuk jadwal penting. Ini membantu memastikan bahwa waktu dan sumber daya digunakan dengan efisien.
3. Teliti dalam membuat catatan
Dengan menjadi teliti, seorang sekretaris akan memastikan bahwa setiap detail dan informasi yang dicatatnya adalah akurat dan tepat. Hal ini penting untuk memastikan bahwa informasi yang disediakan kepada rekan kerja atau atasan adalah yang sesuai dan dapat diandalkan.
Catatan yang teliti biasanya lebih mudah dipahami oleh orang lain. Seorang sekretaris yang teliti akan menggunakan bahasa yang jelas dan terstruktur, serta menyusun catatan dengan rapi dan terorganisir, sehingga memudahkan orang lain untuk mengerti dan menggunakan informasi yang terdapat di dalamnya.
4. Komunikatif
Seorang sekretaris berinteraksi dengan berbagai anggota tim dan departemen di perusahaan. Kemampuan komunikasi yang baik memungkinkan mereka untuk berinteraksi dengan lancar, menyampaikan informasi dengan jelas, dan berkolaborasi secara efektif dengan semua orang di tempat kerja.
Seorang sekretaris harus mampu mendengarkan dengan baik dan memahami instruksi, permintaan, atau kebutuhan dari atasan atau rekan kerja lainnya. Kemampuan komunikasi yang baik memungkinkan mereka untuk menerima informasi dengan benar dan memastikan bahwa pesan dipahami dengan tepat.
BACA JUGA: 20 Macam Kerja Online Mengetik yang Menghasilkan
Hal yang Dapat Dipelajari untuk Menjadi Seorang Sekretaris
Bisa dibilang jika sebenarnya ada banyak hal yang dapat dipelajari untuk menjadi seorang sekretaris yang berkualitas. Namun dari sekian banyak hal yang ada, ada dua hal penting yang dapat menjadi fokus utama untuk menjadi seorang sekretaris.
1. Kemampuan komunikasi yang baik
Seorang sekretaris perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis. Mereka harus dapat berinteraksi dengan berbagai pihak, baik itu atasan, rekan kerja, atau klien, dengan jelas, sopan, dan efektif.
Kemampuan mendengarkan yang baik juga sangat penting, karena seringkali seorang sekretaris akan bertindak sebagai perantara komunikasi di antara berbagai pihak. Dengan begitu, maka sekretaris bisa menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan lebih baik.
2. Kemampuan manajemen waktu dan pengaturan prioritas
Seorang sekretaris sering memiliki banyak tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang terbatas. Oleh karena itu, mereka perlu memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik dan dapat mengatur prioritas dengan bijaksana.
Hal ini termasuk kemampuan untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang paling penting dan mendesain jadwal kerja yang efisien. Dengan menguasai keterampilan ini, seorang sekretaris dapat memastikan bahwa semua tugasnya diselesaikan dengan tepat waktu dan tanpa mengorbankan kualitas kerja.
Demikian tadi informasi lengkap terkait pengertian, gaji, keahlian yang dibutuhkan, hal yang perlu dipelajari, dan juga jenis-jenis sekretaris. Peranan dari seorang sekretaris dalam sebuah perusahaan atau organisasi benar-benar penting dan tidak bisa dilupakan begitu saja.
Dan menjadi sekretaris yang baik melibatkan kombinasi keterampilan, sikap, dan pengetahuan yang memungkinkan Sedulur untuk menjadi efektif dalam mendukung operasi perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.
