10 Contoh Surat Dinas Resmi & Cara Membuatnya yang Benar

1. Surat Dinas Resmi Pemerintah

Pertama adalah contoh surat perjalanan dinas resmi pemerintah. Surat dinas dari instansi pemerintah bertujuan untuk memberi informasi. Secara mudah dapat diartikan bahwa instansi pemerintah berkomunikasi satu sama lain berdasarkan surat dinas yang dikeluarkan.

Informasi yang disampaikan yaitu seputar informasi kedinasan dan agenda yang akan dilakukan. Surat harus dibuat oleh pejabat atau kepala instansi pemerintah tersebut. Tidak bisa asal sembarangan membuat surat tugas dan mengeluarkan sembarangan surat dinas. Terutama jika hal tersebut berkaitan dengan pemerintah.

2. Surat Dinas Universitas

Berikutnya adalah contoh surat dinas kampus, biasanya surat ini dikeluarkan oleh universitas yang berfugnsi sebagai alat perizinan dan juga pengumuman resmi terkait kegiatan yang dilakukan oleh universitas. Surat yang dikeluarkan terkait proses belajar mengajar dan juga informasi teknis lainnya.

Seperti menyampaikan tentang hari libur, tanggal ujian dan juga tenggat pembayaran uang kuliah tunggal. Sama seperti dinas pemerintah, surat bagi universitas juga merupakan cara komunikasi terhadap dosen, pegawai dan juga mahasiswa dan civitas akademika universitas tersebut.

3. Surat Dinas Sekolah

Selain universitas, terdapat juga contoh surat dinas sekolah. Isi dari surat dinas sekolah kurang lebih sama dengan universitas. Namun biasanya, surat yang dikeluarkan sekolah tidak serumit universitas. Dan surat yang dikeluarkan lebih kepada pengumuman yang bersifat teknis.

Semisal pemberitahuan kepada orangtua siswa terkait proses pembelajaran. Sebagaimana yang baru-baru ini terjadi, setiap sekolah di Indonesia pasti mengeluarkan surat permintaan izin kepada orangtua agar anaknya diberi izin untuk vaksinasi. Karena hal tersebut merupakan himbauan nasional.

BACA JUGA: Daftar Contoh Pertanyaan Truth or Dare

4. Surat Dinas Rumah Sakit

Contoh surat dinas pendek selanjutnya adalah surat dinas rumah sakit. Pihak rumah sakit mengeluarkan surat sebagai bagian dari kegiatan birokrasi mereka. Baik surat berupa perizinan dan pengumuman. Namun rumah sakit juga mengeluarkan surat untuk penambahan karyawan atau ruangan.

Selain itu juga terdapat surat dinas tentang kegiatan rumah sakit, surat dinas obat-obatan, sosialisasi rekam medis, dan berbagai keperluan rumah sakit lainnya. Tentunya surat dinas yang dikeluarkan, selain berurusan dengan rumah sakit, juga berhubungan dengan pasien.

5. Surat Dinas Kesehatan

Sama-sama terkait kesehatan, dinas kesehatan biasanya menaungi rumah sakit-rumah sakit. Biasanya contoh surat dinas dan surat pribadi dari dinas kesehatan berisi tentang penentuan surat tugas kesehatan, penentuan akreditasi sekolah kesehatan, surat penyuluhan puskesmas, perizinan dan pengumuman dan kesehatan. Dinas kesehatan juga mengeluarkan surat terkait perizinan operasi rumah sakit dan surat penilaian kinerja rumah sakit.

6. Surat Dinas Perjanjian Kerjasama

Selanjutnya adalah contoh surat dinas kantor yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk bekerjasama. Surat ini bisanya dikeluarkan oleh perusahaan yang hendak melakukan kerjasama. Biasanya kerjasama yang terjadi berkaitan dengan program kerja yang akan dilaksanakan.

Selain bekerja sama, surat perjanjian dari perusahaan juga dikeluarkan untuk menawarkan bantuan dana dan bantuan lainnya. Biasanya dalam surat kerjasama dari perusahaan akan dilengkapi dengan tanda tangan dan cap basah perusahaan. Umumnya, surat-menyurat pasti disediakan dengan tanda-tangan dan cap basah.

BACA JUGA: Contoh dan Cara Membuat Klipping

7. Surat Dinas Undangan Rapat

Selanjutnya adalah contoh surat pribadi dan surat dinas dengan undangan rapat. Biasnaya sebuah perusahaan dan instansi akan melakukan rapat dan mengundang karyawan dan pekerja. Biasanya surat ini berisi tentang judul rapat, tujuan, lokasi dan waktu penyelenggaraan rapat.

8. Surat Dinas Penugasan Karyawan

Biasnya instansi dan perusahaan selalu memberikan tugas kepada karyawannya. Penugasan yang diberikan berdasarkan surat dinas yang keluar. Berikut ini adalah contoh surat dinas yang dikeluarkan untuk penugasan karyawan. Penting bagi Sedulur untuk mengetahui surat ini, terutama yang bekerja di posisi HRD.

9. Surat Dinas Pelaksanaan Sidang

Contoh surat dinas ini biasanya dikeluarkan oleh Mahkamah Agung atau Kejaksaan yang sering melaksanakan kegiatan persidangan. Surat dinas pelaksanaan sidang penting dilakukan, sebagai bagian dari arsip yang ditulis secara resmi. Selain mahkamah dan kejaksaan, kampus juga biasanya mengeluarkan surat pelaksanaan sidang, terutama untuk sidang skripsi dan sidang tesis atau disertasi.

10. Surat Dinas Pengantar Pemerintah

Berikut ini adalah contoh surat dinas pengantar pemerintah. Biasanya surat pengantar ini diperlukan dalam perjalanan dinas. Dalam contoh di atas, kita bisa melihat kop surat dari Dinas Pendidikan, Sekolah Dasar Negeri 15 Napabaloan. Berisi tentang surat pengantar kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Muna, tempat SDN 15 Napabaloan bernaung. Surat pengantar diperlukan selain untuk perjalanan juga untuk kepentingan usulan rapat dan kondisi yang terjadi.

BACA JUGA: 30+ Contoh Usaha Kecil-Kecilan Yang Menghasilkan Dari Rumah

Cara membuat surat dinas

Setelah mengetahui contoh surat di atas, lantas seperti apa cara membuatnya yang benar? Setidaknya surat dinas harus ditulis dengan bahasa baku dan jelas, hindari penulisan typo dan hurus yang salah. Usahakan menggunakan bahasa sesuai KKBI dan sesuai kaidah yang berlaku. Adapun struktur penulisan surat yaitu sebagai berikut:

• Kop surat: merupakan identitas yang berfungsi sebagai identitas, dan informasi terkait pengirim surat.
• Waktu penulisan surat: titi mangsa saat mengeluarkan surat:
• Nomor penulisan surat: penomoran surat biasanya dikeluarkan untuk memudahkan instansi dan perusahaan.
• Lampiran: menjelaskan tentang dokumen pendukung yang dilampirkan sebagai penunjang informasi.
• Hal atau perihal: berisi tentang tujuang dan hal yang disampaikan dalam surat.
• Alamat: hal ini menunjukan kepada siapa surat ditujukan, maka dari itu hal ini sangat penting.
• Salam pembuka surat
• Isi surat: menyampaikan isi surat, yaitu tujuan dan maksud.
• Salam penutup
• Identitas pengirim surat: identitas pengirim surat merupakan hal penting, ditujukan dengan cap dan tanda tangan.
• Tebusan: tembusan digunakan ketika jika terdapat pihak yang di anggap perlu mengetahui isi surat itu.

Catatan penting, Sedulur perlu mengatahui bahwa nomor surat memiliki peran penting. Peran dan fungsi dari nomor surat itu sendiri adalah sebagai berikut:

• Memudahkan pencarian kalau surat dibutuhkan.
• Memudahkan penyimpanan administratif.
• Membantu dalam pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat tersebut.
• Memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat.

Sedulur juga wajib mengetahui beberapa hal yang harus diperhatikan saat membuat nomor surat, berikut beberapa hal tersebut:

• Bulan dan tahun pembuatan surat
• Kode tujuan surat, contoh UR (Undangan Rapat)
• Kode kedudukan surat, contoh KEI = Surat
• Keluar Nomor surat yang dikeluarkan harus sesuai dengan urutan surat, dihitung mulai nomor akhir pembuatan surat.

Selain itu, Sedulur perlu tahu fungsi dari surat dinas itu sendiri. Super melansir beberapa hal yang menjadi fungsi dari surat dinas itu sendiri. Di antaranya yaitu:

• Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama dalam surat-surat perjanjian.
• Surat resmi atau surat dinas sebagai alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
• Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat–surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
• Surat resmi atau surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat instruksi.
• Surat resmi atau surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

Dengan mengetahui fungsinya, Sedulur akan dapat lebih mudah lagi membuat surat dinas. Ditambah dengan cara membuat dan langkahnya, serta beberapa contoh di atas yang bisa jadi rujukan Sedulur. Sedulur juga harus mengetahui perbedaan surat resmi dan tidak resmi. Biasanya perbedaan terletak pada gaya bahasa dan penulisan dengan EYD. Berikut ini juga terdapat beberapa jenis surat resmi, yaitu:

• Surat pemberitahuan
• Surat perintah
• Surat permintaan atau permohonan
• Surat peringatan dan teguran
• Surat susulan
• Surat panggilan
• Surat pengantar
• Surat keputusan
• Surat perjanjian
• Surat penawaran, pesanan, dan sebagainya.

Sekian penjelasan terkait contoh surat dinas resmi beserta dengan cara membuatnya. Semoga penjelasan di atas bisa membantu Sedulur dalam memandu membuat surat dinas sendiri. Melalui tips dan cara membuatnya di atas, Sedulur bisa menyesuaikan sambil melihat contoh-contohnya.

Saat perjalanan dinas, jangan lupa juga untuk menyiapkan segala dokumen yang diperlukan. Agar perjalanan dinas yang Sedulur lakukan tidak sia-sia dan kekurangan satu hal apapun. Karena biasanya, dalam perjalanan dinas ada sesuatu yang dituju dan terdapat beberapa patokan yang menjadi acuannya. Selamat bertugas dan semoga lancar segalanya!