Struktur Organisasi: Pengertian, Fungsi, Jenis & Cara Menyusun

Pengertian struktur organisasi

Struktur organisasi bisa dibilang sebagai sebuah garis hirarki yang mendeskripsikan berbagai macam komponen yang menyusun sebuah perusahaan, dimana setiap individu atau SDM dalam lingkup perusahaan tersebut ditempatkan pada suatu posisi dengan fungsinya masing-masing.

Struktur organisasi sendiri dibuat untuk kepentingan perusahaan, dengan menempatkan orang-orang yang kompeten sesuai dengan bidang dan juga keahliannya. Kemudian bagi HRD sendiri, dengan adanya struktur ini kita bisa tahu peran serta tanggung jawab para karyawan-karyawannya.

Dengan menempatkan seseorang dalam suatu posisi pada struktur sesuai dengan kemampuannya, maka akan menjadi patokan HRD untuk menentukan jumlah gaji dari karyawan bersangkutan.

Fungsi struktur organisasi

Sebagai sebuah hierarki (jenjang atau garis bertingkat), struktur organisasi berisikan berbagai komponen dimana pendiri dan penyusun perusahaan, lalu menggambarkan pembagian kerja, serta bagaimana aktivitas di dalam perusahaan yang saling terkoordinasi.

Struktur ini nantinya akan menunjukkan adanya spesialisasi untuk masing-masing fungsi pekerjaan, ataupun penyampaian melalui sebuah laporan.

Struktur ini merupakan sistem yang digunakan untuk mendefinisikan hierarki di dalam sebuah organisasi dengan tujuan menetapkan metode atau cara organisasi tersebut beroperasi, dan juga membantu organisasi untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan kedepannya.

Nah, beberapa hal yang membuat keberadaan dari struktur organisasi di dalam sebuah perusahaan menjadi sangatlah penting, adalah karena berbagai fungsinya, yakni sebagai berikut:

1. Memberi kejelasan tanggung jawab

Setiap anggota dalam hierarki struktur organisasi dalam perusahaan, mempunyai tanggung jawab untuk tugas-tugas serta segala kewajiban yang perlu untuk dipertanggungjawabkan pada atasannya secara langsung yang sudah memberikan wewenang kepadanya.

Ya, itulah pentingnya mempunyai struktur organisasi di dalam perusahaan, yakni dapat memberikan kejelasan tentang pelaksanaan atau implementasi atas kewenangan yang harus dipertanggungjawabkan oleh masing-masing anggota yang ada di dalam struktur organisasi tersebut.

2. Menjelaskan kedudukan dan koordinasi penyusun perusahaan

Seorang karyawan yang namanya dicantumkan di dalam hierarki struktur organisasi dalam sebuah perusahaan, sebenarnya akan lebih mempermudah dalam mengkoordinasikan kedudukan serta hubungannya dengan fungsi pekerjaan yang sudah dipercayakan kepadanya.

Hal ini sangat diperlukan untuk menghindari adanya kesalahan informasi maupun komunikasi (missed communication) yang berdampak negatif dalam bisnis atau perusahaan, terutama perusahaan yang sedang berkembang.

Selain itu, struktur ini juga bisa digunakan sebagai landasan dalam menyelesaikan pekerjaan yang membutuhkan komunikasi serta diskusi antar jenjang atau jabatan yang ada di dalam organisasi atau perusahaan. Setiap SDM tentunya sudah tahu jabatan dan juga peranannya masing-masing.

3. Menjelaskan bagaimana jalur hubungan antara tiap hierarki

Di dalam sebuah organisasi, kejelasan hubungan yang tergambar secara hierarki atau jenjang struktur sangatlah sangat dibutuhkan. Hal ini karena adanya struktur akan membuat jalur penyelesaian sebuah pekerjaan bisa lebih efektif.

Sehingga dalam masing-masing anggota yang ada di dalam struktur organisasi tersebut, bisa saling memberikan keuntungan.

4. Memberikan uraian tugas yang dibebankan secara jelas

Setiap tugas atau deskripsi pekerjaan yang ada di dalam sebuah struktur organisasi pada sebuah perusahaan, tentu saja akan sangat membantu semua pihak yang terkait di dalamnya. Entah itu atasan, ataupun bawahannya yang ada dalam struktur tersebut.

Untuk seorang atasan, setiap deskripsi pekerjaan bawahannya akan membantu mereka untuk melakukan pengendalian dan pengawasan, jika terdapat uraian pekerjaan yang tidak sesuai dengan jobdesk dari bawhannya tersebut.

Sedangkan untuk seorang bawahan, setiap deskripsi pekerjaan yang jelas bisa membantu mereka untuk lebih berkonsentrasi dan fokus dalam melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan kepadanya.

Jenis-jenis struktur organisasi perusahaan

Ada 6 jenis struktur organisasi yang dikenal dan biasa digunakan dalam sebuah perusahaan. Nah, berikut ini beberapa diantaranya :

1. Struktur organisasi fungsional (functional structure organization)

Dapat dikatakan jika jenis struktur organisasi ini adalah yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Di dalam struktur fungsional tersebut, pembagian kerjanya akan dilakukan berdasarkan pada fungsi dari masing-masing manajemen.

Diantaranya seperti Manajemen Pemasaran dan Sumber Daya Manusia, Manajemen Keuangan, Manajemen Produksi, dan lain sebagainya. Setiap karyawan yang mempunyai skill serta keterampilan yang sama, akan dikelompokkan menjadi satu unit kerja.

Ya, inilah yang membuat jenis struktur organisasi tersebut sangat tepat untuk diterapkan dalam sebuah organisasi maupun perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jasa layanan atau jenis produk.

Kelebihan dari jenis struktur ini, yakni bisa menekan biaya operasional perusahaan, dan memudahkan tim manajerial untuk melakukan pengawasan serta evaluasi pada kinerja tiap karyawan.

2. Struktur organisasi divisional (divisional structure organization)

Struktur divisional merupakan jenis struktur organisasi yang melakukan pengelompokan berdasarkan pada jasa/servis/layanan, kesamaan produk, letak geografis, dan juga pasarnya.

Untuk jenis struktur yang satu ini, lazimnya diterapkan dalam sebuah perusahaan dengan skala menengah sampai dengan perusahaan besar. Hal ini karena umumnya operasional yang dikeluarkan akan lebih tinggi apabila dibandingkan dengan jenis struktur fungsional.

Nah, dengan menerapkan struktur divisional ini, maka berarti perusahaan yang bersangkutan lebih mempunyai kemudahan dalam pengelolaan. Karena dapat memecah divisi-divisi di dalam sebuah perusahaan hingga menjadi bagian yang lebih kecil lagi.

Namun, struktur ini memiliki kelemahan yang terletak pada masalah alokasi sumber daya. Selain itu, perusahaan juga harus menyiapkan distribusi biaya-biaya yang diperlukan.

3. Struktur organisasi lini

Jenis struktur organisasi yang selanjutnya adalah struktur organisasi lini. Di dalam struktur yang satu ini, membuat hubungan antara atasan dengan bawahan terjadi secara langsung serta vertikal.

Dimana sejak dari pimpinan yang paling tinggi hingga dengan karyawan dengan jabatan terendah pun, dalam struktur ini dihubungkan dengan menggunakan garis wewenang atau yang sering disebut sebagai garis komando.

Itulah mengapa jenis struktur ini juga lebih dikenal dengan struktur organisasi militer. Kelebihan dari struktur yakni adanya kesatuan dari pimpinan yang terletak pada satu orang.

Sedangkan untuk kelemahannya, yaitu adanya ketergantungan pada satu orang di dalam struktur hirarkinya. Jenis organisasi ini memang sangat tepat apabila diterapkan dalam organisasi kecil seperti kedai nasi, bengkel, warung tegal, hingga rukun tetangga.

4. Struktur organisasi lini dan staff

Jenis struktur organisasi yang satu ini merupakan penggabungan antara beberapa kombinasi dari struktur organisasi lini dengan asas komando, namun tugas pimpinannya dibantu oleh beberapa staff.

Dalam struktur ini, setiap staff mempunyai peranan untuk memberikan saran, bantuan pikiran, masukan, ide-ide, gagasan baru, dan juga data-data informasi yang dibutuhkan oleh pimpinannya.

Struktur lini dan staff memang sangat cocok untuk diterapkan di dalam perusahaan berskala kecil, karena mempunyai kelebihan yakni pada tingginya kedisiplinan moral para karyawan yang sesuai dengan deskripsi tugasnya masing-masing.

Akan tetapi, solidaritas dari para karyawannya biasnya masih kurang, karena banyak dari mereka yang mungkin tidak saling mengenal antara satu dengan yang lainnya.

5. Struktur organisasi matriks (matrix structure organization)

Struktur organisasi matriks merupakan bentuk dari struktur yang menggabungkan antara struktur fungsional dengan struktur divisional. Hal ini dilakukan dengan tujuan, agar bisa saling melengkapi dan juga menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat di dalam kedua struktur tersebut.

Jenis struktur yang satu ini juga sering disebut dengan nama struktur proyek, karena setiap karyawan di dalam unit kerja struktur tersebut bertugas untuk mengerjakan berbagai proyek organisasi yang diberikan dan dibebankan kepadanya.

Penerapan jenis struktur ini membuat terjadinya suatu sistem komando dimana seorang karyawan diharuskan memberikan laporan pada dua orang pimpinan, yakni pimpinan pada unit kerja divisional serta pimpinan secara fungsional.

Struktur matriks ini sangatlah cocok diterapkan di dalam perusahaan berskala besar sampai perusahaan-perusahaan tingkat multinasional, karena kemampuannya dalam mencapai tingkat koordinasi yang sangat diperlukan untuk menjawab berbagai tuntutan ganda yang ada pada lingkungan perusahaan.

6. Struktur organisasi komite atau proyek

Jenis struktur organisasi yang terakhir dan juga lazim digunakan oleh banyak perusahaan adalah struktur komite. Di dalam struktur organisasi ini, setiap tugas kepemimpinan serta tugas-tugas khusus yang lainnya harus dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan oleh sekelompok pejabat yang berupa dewan atau komite secara kolektif.

Organisasi di dalam Komite, umumnya terdiri dari pimpinan komite (Executive Committee) yang merupakan pimpinan dengan kewenangan lini, serta staff committee yang merupakan karyawan dengan kewenangan sebagai staff.

Kelebihan dari jenis struktur ini yakni pelaksanaan pengambilan keputusan dapat berlangsung dengan baik, karena dilakukan melalui musyawarah bersama antara dewan dengan pemegang saham. Sedangkan untuk kelemahannya, ada pada penghindaran tanggung jawab apabila terjadi suatu masalah.

Faktor yang mempengaruhi struktur organisasi

• Ukuran Organisasi

Small Business Administration mendefinisikan rata-rata perusahaan kecil di dunia mampu yang menghasilkan $ 750.000 sampai $ 35 juta per tahun, serta mempunyai 100 hingga 1.500 karyawan. Nah, ukuran organisasi memiliki peran penting dalam pemilihan struktural yang akan dibuat.

Misalnya bisnis yang dimiliki hanya punya 10 karyawan. Maka paling baik adalah membuat struktur yang sederhana, di mana Sedulur dapat membuat serta menerapkan semua strategi dan proses, dengan sedikit keterlibatan dari manajemen menengah.

• Tahap pengembangan bisnis

Dalam banyak kasus, perusahaan yang ada di tahap awal perkembangan, maka cenderung akan memusatkan kekuasaan serta otoritas di tangan pendiri, ataupun pada sekelompok kecil berupa penasihat terpercaya.

Dalam tahap ini, banyak perusahaan yang belum memiliki desain formal. Hal ini karena pemilik belum menguasai faktor-faktor yang mempengaruhi struktur tersebut. Tetapi saat perusahaan memasuki fase pertumbuhan, maka kendali sering bergeser dari manajemen tingkat atas ke struktur yang lebih menyerupai piramida.

• Jenis strategi bisnis

Sedulur perlu mempertimbangkan cara dalam memposisikan perusahaan di pasar. Misalnya, jika Sedulur mengejar strategi diferensiasi untuk menjadi perusahaan yang merilis produk atau layanan terbaik, maka Sedulur harus punya struktur yang gesit dan juga merespons perubahan dengan cepat.

Struktur datar akan terasa sangat ideal, karena karyawan akan diberdayakan untuk membuat keputusan cepat tanpa adanya persetujuan dari para pengawas.

BACA JUGA: CEO: Pengertian, Tugas, Cara Menjadi & Tanggung Jawabnya

Contoh jabatan dalam struktur organisasi

Ada beberapa nama jabatan yang setidaknya akan selalu muncul dan terpampang di dalam sebuah struktur organisasi. Walaupun begitu, tidak ada batasan hanya untuk jabatan-jabatan tersebut.

Sekali lagi, semuanya tergantung pada industri, jenis, skala, serta kebutuhan perusahaan. Nah, berikut ini struktur organisasi contoh jabatan yang ada di dalamnya.

1. Direksi

Direksi adalah orang yang bertanggung jawab dan juga mempunyai wewenang dalam mengurus perseroan terbatas. Ya, jajaran direksi merupakan salah satu bagian yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Posisi dari direksi ini berada di paling atas dari semua jabatan dalam perusahaan.

Pada umumnya, suatu perseroan mempunyai satu orang direktur utama, tiga wakil direktur utama, dan juga enam direktur. Akan tetapi, hal ini bisa saja mengikuti atau sesuai jenis perusahaan serta kebutuhannya. Jajaran direksi memiliki wewenang dalam mengambil keputusan terhadap perseroan.

Direksi juga merupakan jabatan yang harus dapat mempertanggungjawabkan atas setiap keputusan yang diambil oleh perusahaan. Fungsi dari jajaran direksi sendiri, yakni sebagai penentu arah kemana perusahaan tersebut akan berjalan.

Misalnya saja, seperti jenis bisnis apa yang akan dikembangkan, atau jenis produk apa yang perlu diproduksi. Direksi juga menjadi jabatan yang mengatur jadwal kegiatan yang akan dilakukan oleh perusahaan kedepannya.

2. Manajer

Manajer merupakan sebuah jabatan yang bertanggung jawab atas integrasi dari berbagai macam variabel dan juga karakteristik dari pegawainya dalam mencapai tujuan dari perusahaan. Keberadaan dari manajer ini tentu saja sangat penting, terkait dengan tugasnya.

Nah, tugas dari manajer sendiri adalah membuat pengarahan dan keputusan, supervisi, kebijakan, dan juga mengembangkan potensi dari para karyawan supaya bisa membuat perusahaan menjadi lebih maju.

Biasanya, manajer tersebut diposisikan dalam tiap departemen atau divisi dan juga menjadi pengelola utama. Misalnya saja seperti manajer HRD, manajer pemasaran, manajer produksi, dan posisi manager yang lainnya.

Pihak manajer akan menerima laporan dari team leader dan juga anggota yang lain. Kemudian menyampaikannya laporan tersebut kepada jajaran yang lebih tinggi, untuk menentukan tindakan yang harus diambil selanjutnya.

3. Divisi atau departemen

Untuk bagian yang berikutnya, ada bagian divisi atau yang juga sering disebut sebagai departemen. Bagian yang satu ini, dipimpin oleh seseorang dengan jabatan kepala divisi (atau bisa juga disebut dengan kepala departemen) yang mempunyai tugas untuk memimpin orang bidang tugas di dalam departemennya.

Terdapat berbagai jenis departemen atau divisi yang ada di dalam sebuah struktur organisasi perusahaan, sesuai dengan karakteristik dari perusahaan itu sendiri. Di antaranya seperti departemen HRD & GA, departemen pemasaran dan penjualan, departemen produksi, dan masih banyak lagi.

Setiap departemen tentu saja memiliki tugas, dan juga peranannya masing-masing. Dan semua kegiatan yang dilakukan dalam departemen tersebut, akan menjadi tanggungjawab dari kepala divisi atau kepala departemen.

4. Administrasi dan Gudang

Untuk jabatan yang berikutnya ini, terdiri dari beberapa bagian yang meliputi CMT, accounting, dan kasir. Tugasnya dari bagian adalah untuk mengatur keuangan perusahaan dan juga mencatat setiap pemasukan serta pengeluaran, bahkan juga mengurus hal-hal yang berhubungan erat dengan outsourcing.

Tips dalam merancang struktur organisasi

Nah, bagi Sedulur yang sedang berencana untuk membuat sebuah struktur organisasi sekolah, perusahaan, perkumpulan, ataupun organisasi, maka berikut ini beberapa saran atau tips yang perlu untuk selalu diingat.

1. Rancang struktur sesuai dengan visi dan misi

Sebelum membuat suatu susunan perusahaan yang baku, pastikan terlebih dulu jika visi, misi, dan juga tujuan atau sasaran organisasi sudah dibuat dengan jelas dan benar-benar matang. Ya, tak jarang beberapa pihak, terutama perusahaan startup yang terlalu terburu-buru dalam membuat struktur.

Mereka melakukannya tanpa memperhatikan dengan jelas tentang apa yang diharapkan dari organisasi perusahaan yang telah dibangunnya tersebut.

Maka dari itu, hindari untuk membuat bagan organisasi tanpa adanya simpulan tujuan organisasi secara jelas. Di dalam organisasi sendiri, ada dua hal penting yang perlu dicamkan, yakni mutu organisasi serta birokrasi.

2. Rancang setelah merumuskan bisnis

Tips penting yang juga harus diperhatikan dalam membuat struktur perusahaan selanjutnya, yakni mengetahui sasaran bisnis yang akan dicapai. Cobalah untuk merumuskan apa saja bisnis yang nantinya akan dijalani dan apa saja sasaran dari perusahaan tersebut.

Entah itu secara langsung atau tidak, hal ini akan sangat membantu dalam mengenal bisnis, proses maupun aktivitas apa saja yang diperlukan untuk menghasilkan produk dari organisasi perusahaan yang dijalankan. Dengan demikian, maka proses pengembangan struktur dengan kejelasan aktivitas akan lebih mudah.

3. Pertimbangkan bakat dan talenta pekerja

Langkah selanjutnya yang wajib untuk dilakukan, yakni melakukan analisis dan juga pengamatan terhadap kemungkinan tersimpannya keahlian-keahlian yang dimiliki oleh pekerja. Bisa saja selama ini organisasi mempunyai banyak talenta yang tersimpan, namun tidak ditemukan, digunakan, maupun dioptimalkan untuk pertumbuhan serta kemajuan perusahaan.

Maka dari itu, bagi pemilik perusahaan sangatlah penting untuk mengenali karakter serta kemampuan dari karyawan yang bekerja di dalamnya. Sehingga, dengan menggunakan talenta yang ada dan mengoptimalkan bakatnya, akan membuat perusahaan atau bisnis bisa maju dan berjalan dengan lebih baik lagi.

Pada hal ini, pada akhirnya akan sangat berpengaruh terhadap bagaimana sebuah organisasi berjalan dan perilaku organisasi untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.

4. Pertimbangkan usia pekerja

Di dalam jenjang karir, terdapat enam tahapan yang harus dilalui oleh seseorang. Mulai dari masa Trial, Establishment, Transition, Growth, Maintenance dan Withdrawal. Di dalam agenda pembentukan struktur organisasi perusahaan, faktor usia menjadi salah satu yang harus dipertimbangkan.

Jadi, kita mampu menempatkan mereka dalam posisi atau jabatan-jabatan yang telah dirancang. Ya, usia bisa menjadi salah satu indikator umum dari tingkat kematangan, kedewasaan, dan juga kecekatan dalam melakukan pekerjaan.

Pada umumnya, perusahaan akan menepatkan orang-orang yang lebih berpengalaman atau yang lebih tua pada posisi yang lebih tinggi daripada yang masih muda. Tidak hanya dari umur, pengalaman juga berperan penting di dalam hal ini.

5. Posisi/jabatan yang tidak sesuai dengan kompetensi karyawan

Bukan menjadi rahasia lagi, apabila di dalam sebuah perusahaan tidak akan selalu ada posisi yang terbaik bagi setiap pekerja. Sering kali talenta, background pendidikan, dan juga kemampuan yang dibutuhkan tidak selalu ada dalam diri pekerja.

Tidak hanya itu, posisi yang ditempati oleh para pekerja juga tidak selalu sesuai dengan bakat dan juga talenta yang dimiliki oleh mereka. Nah, untuk membentuk susunan organisasi yang tepat dan ideal, maka perlu juga mempertimbangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki pekerja.

Akan tetapi, ketika hal ini tidak selalu terwujud dan memberikan efek yang positif untuk perusahaan. Ada juga potensi untuk menimbulkan masalah pada saat di lapangan. Jika hal itu terjadi, maka perlu dilakukan evaluasi terhadap struktur yang sudah ada.

6. Berlakukan Self – Assessment

Pada saat operasional perusahaan sudah berjalan dalam beberapa waktu, mungkin kita harus melakukan evaluasi ulang terkait dengan penempatan posisi dari setiap pekerja. Kegiatan tersebut dinamakan sebagai self-assessment alias menilai diri sendiri.

Self-assessment itu mungkin perlu untuk dilakukan dengan tujuan memastikan jika jabatan mereka pada saat ini masih relevan dengan bakat dan juga talenta yang mereka miliki. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, hindarilah untuk menempatkan seseorang pekerja tanpa mempertimbangkan talenta dan talenta milik mereka.

Sebab, hal ini bisa dipastikan akan membuat para pekerja menunjukkan kinerja rendah. Menurut fakta, seseorang yang menjalani pekerjaan sesuai dengan bakat dan talenta, itu jauh akan lebih produktif. Dan tentu saja, hal ini akan berdampak positif bagi perusahaan.

7. Buat struktur organisasi perusahaan yang ramping

Ramping namun tetap efisien. Ya, itulah bentuk dari struktur organisasi terbaik yang sudah pasti diimpikan oleh setiap pemilik perusahaan.

Struktur tersebut, sebaiknya memang harus memperhatikan prinsip kerampingan, dengan tujuan untuk menghindari birokrasi rumit yang hanya akan memperlambat operasional.

Nah, sebagai langkah awal, mungkin kita hanya perlu membuat struktur jabatan yang dirasa cukup vital alias yang wajib dimiliki oleh perusahaan saja.

Saat perusahaan masih berkembang (belum besar) dan personil-personil yang dimiliki masih bisa menangani beberapa bidang pekerjaan, maka bisa membuat struktur organisasi perusahaan dengan bentuk yang ramping.

Selain itu, mungkin kita juga tidak perlu membuat divisi Humas, pada saat urusan tersebut masih dapat ditangani oleh divisi yang lain.

Akan tetapi, saat perusahaan sudah mulai berkembang besar dan urusan yang ditangani sudah makin kompleks, tentu sah-sah saja untuk mengembangkan struktur dari perusahaan tersebut.

BACA JUGA: Inovasi: Pengertian, Ciri ciri, Manfaat & Contohnya

Nah, itulah beberapa hal mengenai struktur organisasi yang perlu Sedulur tahu. Walaupun terkesan sederhana dan sering dikesampingkan, namun dalam sebuah perusahaan hal ini sangat penting.

Secara tidak langsung, adanya struktur ini akan menunjukkan jati diri dari seseorang yang ada di dalam perusahaan tersebut. Pekerjaan mereka juga akan jadi lebih mudah, karena pembagiannya sudah jelas.

Mau belanja bulanan nggak pakai ribet? Aplikasi Super solusinya! Mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga tersedia lengkap. Selain harganya murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan belanja lewat handphone. Nggak perlu keluar rumah, belanjaan pun langsung diantar. Yuk, unduh aplikasinya di sini sekarang!

Bagi Sedulur yang punya toko kelontong atau warung, bisa juga lho belanja grosir atau kulakan lewat Aplikasi Super. Harga dijamin lebih murah dan bikin untung makin melimpah. Langsung restok isi tokomu di sini aja!