Pesatnya perkembangan teknologi, membuat banyak pekerjaan bisa dilakukan secara remote pada saat ini. Salah satunya adalah virtual assistant atau asisten virtual. Posisi ini sama halnya dengan asisten pribadi yang bekerja jarak jauh dari seorang klien ataupun bisnis yang sedang dijalankan.
Selain menjadi asisten pribadi pada umumnya, seorang asisten virtual juga menjalankan beberapa tugas lain. Oleh karena itu, untuk bisa melakukan pekerjaan ini, Sedulur harus memiliki skills yang mumpuni. Kira-kira, apa itu virtual assistant serta bagaimana tugas dan skills yang dibutuhkan? Simak informasi di bawah ini, ya!
BACA JUGA: 12 Pekerjaan Dengan Gaji Besar di Indonesia Paling Diminati!
Virtual Assistant adalah
Asisten virtual merupakan salah satu pekerjaan yang bisa dilakukan secara jarak jauh untuk membantu klien dalam mengurusi administrasi. Posisi ini bisa dikerjakan oleh siapa saja, asalkan memiliki kemampuan manajemen dan administrasi yang baik dan teratur.
Pekerjaan ini memiliki waktu kerja yang fleksibel dan berpeluang besar mendapatkan gaji yang tinggi. Bahkan, saat ini kisaran gaji seorang virtual assistant sudah hampir mencapai sekitar Rp450 ribu/jam sesuai dengan klien dan pekerjaan yang dilakukan. Bahkan menurut data dari Business Wire, cakupan pasar dari pekerjaan ini diperkirakan mencapai Rp398 miliar di tahun 2025.
Tugas Virtual Assistant
Secara umum, tugas seorang asisten virtual adalah mengerjakan tugas administrasi yang diperlukan oleh perusahaan atau klien. Sehingga, tugas ini bisa berbeda-beda antara satu asisten virtual dengan yang lainnya. Akan tetapi, ada beberapa tugas umum yang biasanya harus dikerjakan.
Berikut adalah beberapa tugas seorang virtual assistant secara umum:
- Menjadi asisten pribadi
Tugas seorang asisten virtual yang pertama adalah menjadi seorang asisten pribadi. Dalam hal ini, tugas yang dijalankan seperti mengatur jadwal, menerima panggilan telepon, menyusun agenda dan kegiatan, serta melakukan kegiatan yang berkaitan dengan banyak hal sesuai kebutuhan.
- Entri data
Tugas umum lainnya adalah membantu klien dalam melakukan entri data. Tugas ini biasanya mencakup data yang dimiliki klien maupun perusahaan tempatnya bekerja. Dalam hal ini, seorang asisten virtual akan mengumpulkan data, memeriksa keakuratan data, hingga menghapus data yang sekiranya sudah tidak dibutuhkan lagi.
- Mengelola email
Selain melakukan entri data, seorang asisten virtual juga bertugas mengelola email, baik email perusahaan maupun email dari klien itu sendiri. Ketika ada email penting yang masuk, maka informasi tersebut harus langsung dikabarkan kepada klien dan dilengkapi dengan catatan seputar email yang dimaksud.
- Mengelola media sosial
Bukan hanya email yang bersifat pribadi, tugas seorang asisten virtual biasanya juga melakukan pengelolaan media sosial. Oleh karena permintaan terhadap tugas ini sangat tinggi, seorang asisten virtual biasanya merangkap sebagai seorang media sosial spesialis.
Dalam menjalankan tugas ini, asisten virtual harus membalas komentar maupun pesan yang masuk dari pengikut. Selain itu, mereka juga harus memantau insight yang masuk di setiap media sosial yang dimiliki klien atau perusahaan.
- Melayani pelanggan
Tugas umum yang terakhir adalah memiliki kemampuan untuk melayani pelanggan. Tugas ini biasanya diberikan kepada asisten virtual yang bekerja di perusahaan produk atau jasa. Dalam hal ini, seorang asisten virtual akan bertindak layaknya seorang customer service.
BACA JUGA: Apa itu Management Trainee? Ini Pengertian, Tugas dan Gajinya
Skills yang dibutuhkan
Banyaknya tugas yang harus dijalankan oleh seorang asisten virtual menuntut seseorang yang tertarik dengan bidang pekerjaan ini memiliki beberapa skills wajib. Berikut adalah ulasan singkat mengenai skills yang harus dimiliki seorang virtual assistant.
1. Skill Komunikasi
Kemampuan dalam membangun komunikasi yang baik menjadi syarat wajib yang harus dimiliki seorang asisten virtual. Baik dalam hal komunikasi lisan maupun tulisan, seorang asisten virtual harus menguasainya. Mulai dari menulis email, melakukan panggilan telepon, hingga melakukan presentasi. Selain itu, mereka juga harus menguasai aplikasi, seperti Google Meet, Zoom, dan Skype.
2. Kemampuan manajemen waktu dan proyek
Selain memiliki kemampuan komunikasi yang baik, seorang asisten virtual juga wajib memiliki kemampuan manajemen waktu dan proyek. Hal ini karena kemampuan tersebut akan sangat digunakan dalam pengaturan jadwal klien maupun penyelesaian proyek klien secara tepat waktu. Beberapa tools yang harus dikuasai antara lain, Notion, Trello, dan lain sebagainya.
3. Memiliki ketelitian tinggi
Ketelitian juga wajib dimiliki oleh seorang asisten virtual. Kemampuan ini sangat dibutuhkan agar pekerjaan yang dilakukan terhindar dari kesalahan-kesalahan kecil yang berdampak besar dalam pekerjaan. Misalnya saat akan mengirim email, selalu pastikan bahwa penerima sudah benar, pesan yang disampaikan sudah jelas, dan lampiran yang dimasukkan sudah tepat.
4. Kemampuan IT
Lebih dari sebelumnya, seorang asisten virtual juga wajib menguasai IT dengan baik. Hal ini karena pekerjaan dilakukan secara online, maka penguasaan terhadap internet menjadi kemampuan yang sangat mendukung pekerjaan. Misalnya dalam penggunaan Google Spreadsheet, Google Docs, Google Slides, dan tools yang berkaitan dengan IT lainnya.
5. Mampu mengelola media sosial
Telah dijelaskan sebelumnya jika tugas virtual assistant adalah mengelola media sosial. Oleh karena itu, kemampuan dalam mengelola media sosial juga wajib dimiliki. Beberapa hal yang setidaknya harus dipahami adalah melakukan riset sebelum membuat konten, membuat jadwal pengunggahan konten, membuat konten yang menarik, serta distribusi konten yang merata.
Beberapa media sosial yang saat ini sedang banyak digunakan adalah Instagram, TikTok, Facebook, dan Twitter. Untuk mengelola media sosial tersebut, biasanya asisten virtual akan menggunakan aplikasi Hootsuite yang dapat mengelola beberapa akun sekaligus.
6. Pengambilan keputusan
Kemampuan lain yang harus dimiliki seorang asisten virtual yaitu pengambilan keputusan. Kemampuan ini penting karena Sedulur pastinya akan dihadapkan dengan kondisi yang mengharuskan untuk mengambil keputusan sendiri dengan cepat. Misalnya saat klien tidak bisa dihubungi, maka Sedulur harus bisa menentukan sendiri keputusan apa yang paling bijak untuk diambil.
BACA JUGA: Desainer Grafis: Pengertian, Jenis, Tugas dan Prospek Karir
Kelebihan dan kekurangan pekerjaan
Sebelum benar-benar terjun di dunia pekerjaan ini, Sedulur sebaiknya mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan pekerjaan ini. Berikut adalah ulasan selengkapnya:
Kelebihan
- Jam dan waktu kerja yang sangat fleksibel.
- Tidak membutuhkan syarat pendidikan formal untuk memulai.
- Dapat dilakukan di mana saja atau WFA (work from anywhere).
- Bisa bekerja untuk lebih dari satu perusahaan atau kontrak.
- Peluang mendapatkan gaji tinggi, terutama bila perusahaan berada di luar negeri.
Kekurangan
- Saat awal memulai, Sedulur akan kesulitan menemukan klien pertama.
- Kemampuan bahasa asing wajib dikuasai, terutama menguasai bahasa Inggris.
- Kemampuan komunikasi dengan bahasa yang baik dan benar menjadi sebuah kewajiban.
- Harus memiliki alat kerja sendiri, antara lain komputer, laptop, dan alat-alat lain yang menunjang pekerjaan.
Itu dia pengertian virtual assistant beserta tugas yang harus dijalankan. Agar bisa memulai pekerjaan ini dengan baik, Sedulur juga harus memiliki beberapa skills wajib seperti yang sudah dijelaskan di atas. Jangan menyerah sebelum mencoba, ya. Selamat belajar!
