SOP adalah: Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Cara Membuatnya

SOP adalah sekumpulan pedoman, peraturan, atau acuan yang dimiliki oleh suatu perusahaan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab setiap individu. SOP memiliki fungsi yang sangat penting sehingga harus dimiliki oleh setiap perusahaan atau organisasi.

Tujuan pembuatan SOP salah satunya adalah untuk membantu karyawan atau anggota dalam memahami apa tugas yang harus dijalankan selama bekerja. Tujuan tersebut dapat dicapai jika dalam pembuatan SOP menggunakan prinsip yang tepat dan tidak ada satu poin yang terlewatkan.

Ingin tahu bagaimana pengertian SOP dan contohnya? Berikut adalah artikel yang akan membahas hal tersebut sekaligus rincian yang lainnya. Simak, ya!

Pengertian SOP adalah

SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure. Dalam suatu perusahaan, SOP perusahaan adalah sekumpulan pedoman, acuan atau peraturan yang dibuat oleh perusahaan untuk melaksanakan tugas dari pekerjaan sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab setiap individu.

SOP juga menjadi salah satu alat penilaian kinerja yang biasanya digunakan pada instansi pemerintah maupun non-pemerintah dan usaha maupun non-usaha yang dijalankan berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, serta prosedur yang sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Dokumen SOP secara umum bertujuan untuk memperoleh hasil pekerjaan yang paling efektif dengan biaya serendah-rendahnya. Dokumen ini biasanya terdiri dari manfaat, tanggal pembuatan atau revisi, metode penulisan yang digunakan, dan bagan flowchart.

Pengertian SOP menurut para ahli

Berikut adalah para ahli yang memberikan definisi terkait dengan SOP.

Moekijat (2008), standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Sailendra (2015:11), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
Insani (2010:1), SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.
Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Fungsi SOP adalah

SOP tentu saja memiliki fungsi yang sangat penting. Berikut adalah beberapa fungsi SOP yang perlu Sedulur ketahui.

Menjadi dasar hukum yang kuat
Memberikan informasi yang detail tentang apa yang harus dikerjakan
Menjadi acuan dalam penilaian kinerja karyawan
Menjadi pedoman pelaksanaan kerja yang baik

Tujuan SOP adalah

Sementara itu, tujuan adanya SOP adalah sebagai berikut:

Membantu setiap karyawan memahami peraturan dan tugasnya
Memudahkan pencapaian target perusahaan
Mempermudah proses adaptasi pada karyawan baru
Meminimalkan kesalahan yang dilakukan

Prinsip pembuatan SOP

Dalam pembuatan SOP, ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan, antara lain:

SOP harus bersifat efektif dan efisien.
Bisa memberikan kepastian hukum atas setiap pelanggaran yang dilakukan.
Mudah dipahami semua pihak yang berkaitan dengan SOP tersebut.
Terukur dengan jelas, sehingga bisa dievaluasi dan direvisi ketika sudah tidak relevan lagi.
Jelas dan selaras, maksudnya adalah mampu memberi informasi dengan rinci yang selaras dengan visi, misi, tujuan perusahaan dan SDM yang dipekerjakan.
Bersifat dinamis, hal ini karena seiring perkembangan waktu perusahaan tentu akan membutuhkan banyak penyesuaian, salah satunya masalah prosedur dan aturan.

Manfaat adanya SOP

Setelah mengetahui fungsi, tujuan, dan prinsip dalam pembuatan SOP, Sedulur juga perlu memahami apa saja manfaat adanya SOP sehingga sangat penting dimiliki oleh perusahaan maupun organisasi.

Menurut penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum bagi organisasi antara lain:

Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian;
SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas;
Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya;
Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik;
Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari;
Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan;
Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan; dan
Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Cara membuat SOP

Jika Sedulur ingin tahu bagaimana cara pembuatan SOP yang baik, berikut adalah beberapa informasi yang penting untuk disimak.

Menentukan anggota tim

Langkah pertama adalah menentukan anggota tim yang akan terlibat dalam pembuatan SOP. Biasanya, tim yang bertugas adalah departemen SDM atau HRD beserta masing-masing kepala departemen dan konsultan sebagai bantuan eksternal perusahaan.

Pemetaan proses bisnis

Setelah tim terbentuk, pelajari keseluruhan proses yang berlangsung dalam perusahaan. Analisa setiap departemen dengan detail untuk mendapatkan gambaran yang jelas.

Pengumpulan data dokumentasi

Jika sudah mendapatkan gambaran mengenai proses-proses yang terjadi di perusahaan, catat seluruh data dan dokumen dengan detail.

Buat flowchart dan narasi yang tepat

Langkah selanjutnya adalah memvisualisasikan data menjadi flowchart yang mudah untuk dipahami sehingga memudahkan dalam melihat hubungan antar proses/departemen. Setiap alur kerja juga harus dinarasikan dengan tepat dan jelas.

Review flowchart dan narasi

Sebelum dibagikan, flowchart dan narasi yang sudah dibuat perlu direview kembali dengan membagikannya ke masing-masing departemen untuk diperiksa. Hal ini karena mereka adalah orang yang nantinya akan bekerja sesuai dengan aturan SOP tersebut

Simulasi SOP

Setelah proses review selesai dilakukan, SOP siap diuji coba atau disimulasikan. Setiap individu akan melakukan pekerjaan sesuai SOP yang telah ditetapkan. Jika ada hal yang tidak sesuai, maka SOP harus diperbaiki lagi.

Penetapan SOP

Setelah melalui tahapan evaluasi berkali-kali dan disetujui oleh semua pihak, SOP sudah bisa ditetapkan menjadi proses baku dalam operasional perusahaan. Salinan kemudian dibagikan ke ke masing-masing departemen dan SOP bisa dijalankan sesuai waktu yang telah ditentukan.

Contoh SOP adalah

Berikut adalah dua contoh SOP yang biasanya diterapkan dalam sebuah perusahaan:

Contoh SOP mengenai seragam

Tentang: Penggunaan Seragam	Rincian peraturan
	1. Setiap karyawan wajib menggunakan seragam resmi yang telah ditentukan.
	2. Setiap karyawan wajib menggunakan ID Card selama berada di lingkungan kerja.
	3. Setiap karyawan hanya boleh menggunakan sepatu berwarna hitam atau gelap.
	4. Setiap karyawan dilarang menggunakan aksesoris yang berlebihan selama bekerja.

Contoh SOP mengenai penggunaan komputer dan internet

Judul	STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGGUNAAN KOMPUTER DAN INTERNET
Latar Belakang	1. Setiap karyawan diberikan komputer yang merupakan inventaris kantor 2. Setiap komputer terhubung dengan internet yang disediakan kantor 3. Penertiban penggunaan dan pemanfaatan komputer dan internet di lingkungan kerja selama jam kerja.
Tujuan	1. Mengoptimalkan penggunaan komputer dan internet fasilitas kantor untuk keperluan kerja. 2. Penggunaan komputer dan internet fasilitas kantor untuk hal yang benar.
Ruang lingkup	Pemakaian komputer dan internet masing-masing karyawan
Tanggung Jawab	1. IT Department 2. Spv masing-masing bagian 3. Setiap karyawan
Unit Kerja Terlibat	1. IT Department 2. Internal Audit
Prosedur Pelaksanaan	1. Setiap karyawan menggunakan komputer dan internet kantor hanya untuk keperluan kerja dan bukan untuk keperluan lain di luar pekerjaan. 2. Setiap karyawan bertanggung jawab atas komputer inventaris kantor yang masing-masing gunakan. 3. Penyimpanan file di setiap komputer ditata serapi mungkin. Menggunakan nama folder yang jelas. 4. Lakukan scan anti virus secara berkala. Gunakan anti virus yang sudah tersedia 5. Apabila ada kejanggalan ataupun kerusakan selama penggunaan maka segera hubungi IT Department. 6. Apabila merasa membutuhkan peningkatan kualitas perangkat, maka lakukan prosedur pengajuan dengan sepengetahuan pihak IT Department
Rekaman	Memo internal ke setiap divisi.

Jadi, kesimpulannya SOP adalah aturan yang dibuat oleh perusahaan untuk mengatur kinerja karyawan sesuai tugasnya masing-masing. Aturan ini dibuat dengan jelas dan dapat dipertanggungjawabkan, sehingga setiap karyawan wajib untuk mematuhinya.

Mau belanja bulanan nggak pakai ribet? Aplikasi Super solusinya! Mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga tersedia lengkap. Selain harganya murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan belanja lewat handphone. Nggak perlu keluar rumah, belanjaan pun langsung diantar.

Bagi Sedulur yang punya toko kelontong atau warung, bisa juga lho belanja grosir atau kulakan lewat Aplikasi Super. Harga dijamin lebih murah dan bikin untung makin melimpah.