Minutes atau notulen adalah sebuah rekaman tentang jalannya rapat yang dikemas berupa tulisan. Tujuannya untuk mencatat hal-hal penting seperti kesepakatan, perubahan, hingga progres sebuah proyek. Dengan adanya notulen, maka setiap peserta, baik yang hadir maupun tidak sekalipun bisa mengecek hasil rapat.
Notulen berisi tentang poin-poin penting, bisa berupa transkrip dialog selama rapat. Apa saja jenisnya dan bagaimana teknik menulis notulen yang benar? Baca selengkapnya di sini.
BACA JUGA: Administrasi: Pengertian, Tujuan, Fungsi, Jenis & Ciri-ciri
1. Jenis-jenis notulen
Setelah memahami apa arti notulen, Sedulur juga perlu tahu beberapa tipe notulen yang sering dipakai dalam berbagai kesempatan.
- Action minutes yaitu notulen yang dipakai untuk mencatat keputusan yang sudah disepakati. Isi dari rangkuman rapat ini adalah poin-poin aksi atau tindakan yang akan diambil beserta nama pihak-pihak yang bertanggung jawab.
- Discussion minutes sering dipakai dalam seminar dan debat. Isinya adalah susunan informasi dan ide penting yang muncul selama diskusi berlangsung. Tidak selalu diakhiri dengan kesimpulan tentang aksi atau keputusan yang disepakati. Namun, isinya bisa dijadikan bahan penentuan keputusan di kemudian hari.
- Verbatim minutes adalah jenis notulen berupa transkrip percakapan yang terjadi selama rapat atau diskusi. Tiap kata yang terucap harus ditulis lengkap dan tepat. Untuk mendapatkannya, biasanya petugas notulen akan merekam jalannya rapat dan baru membuat transkrip setelah rapat usai. Tipe ini panjang dan memakan tenaga serta waktu, tetapi dibutuhkan dalam persidangan, kongres, focus group discussion (FGD) untuk penelitian, dan lain sebagainya.
2. Perencanaan
Untuk membuat sebuah notulen, tentu diperlukan persiapan sebagai berikut.
- Template atau format notulen.
- Menentukan pihak yang bertanggung jawab atas notulen rapat. Petugas notulen adalah orang yang melakukan perekaman, penulisan, hingga distribusi hasil rapat. Jumlahnya bisa lebih dari satu orang tergantung kebutuhan.
- Tujuan rapat, topik yang menjadi fokus diskusi atau pertemuan.
- Agenda rapat dan time stamp sehingga rapat menjadi terarah dan efisien waktu.
- Mencatat peserta rapat yang diundang.
- Menyiapkan dokumen yang akan dipresentasikan atau dibagikan pada peserta.
3. Format notulen
Tugas notulen adalah mencatat hal-hal penting selama rapat. Berikut cakupannya.
- Topik atau agenda yang menjadi fokus utama.
- Tanggal dan waktu rapat berlangsung.
- Nama-nama peserta dan perannya dalam rapat serta peserta yang tidak hadir.
- Rangkuman dari hasil kesepakatan yang disetujui pada rapat sebelumnya (bila ada).
- Keputusan yang disepakati dalam rapat, bisa berupa tindak lanjut, hasil dari pemilu, mosi yang diterima atau ditolak, kesepakatan baru, hingga tanggal dan waktu rapat berikutnya.
Semuanya bisa dimasukkan sebagai format atau template notulen kosongan sehingga petugas bisa mengisinya selama rapat berlangsung.
BACA JUGA: Sistem Informasi: Pengertian, Fungsi, Komponen & Jenisnya
4. Teknik perekaman
Saat menulis notulen, petugas bisa menggunakan sejumlah teknik, tergantung pada jenis notulen yang dibutuhkan. Berikut beberapa cara membuat notulen rapat.
- Merekam suara dengan recorder khusus. Ini dilakukan bila notulen yang dibutuhkan dalam bentuk verbatim. Maka, petugas baru akan menuliskan hasilnya setelah rapat usai berdasarkan hasil rekaman. Namun, selama rapat, petugas bisa mencicil mencatat beberapa poin penting untuk setidaknya membuat kesimpulan dan kesepakatan krusial. Misalnya, tanggal untuk pertemuan berikutnya.
- Menuliskan poin penting yang disepakati dan dibicarakan dalam rapat. Apalagi bila rapatnya memiliki urgensi tinggi untuk mengambil keputusan cepat, maka biasanya notulen harus selesai saat rapat berakhir. Namun, dalam proses distribusinya, petugas boleh mengambil beberapa waktu untuk merapikan hasil catatannya sehingga bisa dipahami semua peserta, baik yang hadir maupun tidak.
5. Penulisan transkrip
- Petugas yang bertanggung jawab dalam penulisan notulen disarankan untuk segera menyelesaikan tulisannya karena memori masih segar dan baru. Dengan begitu diharapkan hasilnya lebih rinci dan akurat.
- Sebelum diserahkan atau dibagikan ke peserta lainnya, ada baiknya dilakukan review atau proofreading agar tidak ada kesalahan fatal. Bila ada hal yang terlewat atau ragu, petugas diharapkan segera melakukan konfirmasi pada pihak terkait. Misal ketua rapat atau pencetus idenya.
- Notulen diharapkan singkat, padat, dan jelas. Kecuali bila ditulis dalam format verbatim.
6. Distribusi hasil notulen
Setelah selesai, notulen tentu didistribusikan pada peserta rapat. Ini untuk mengingatkan mereka pada tugas yang dibebankan atau aksi lanjutan yang memerlukan tindak lanjut. Di era digital, distribusi hasil diskusi atau rapat bisa dengan mudah dibagikan lewat surel atau cloud seperti Google Docs atau Dropbox. Bagikan tautannya melalui surel agar peserta tidak melewatkannya. Saat mengirim surel, gunakan pula tata cara yang benar. Tulis subjek atau judul email dan kata pengantar. Tak lupa akhiri dengan salam hormat dari pengirim.
BACA JUGA: Management Trainee: Pengertian, Tugas & Tanggung Jawab
7. Pengarsipan
Setelah distribusi ada baiknya setiap instansi atau lembaga dan perkumpulan memiliki satu folder khusus yang berisi kumpulan notulensi. Silakan letakkan di cloud agar aman dari risiko hilang karena kerusakan software maupun hardware.
Beri judul dokumen yang rinci, dengan tanggal dan topiknya. Usahakan format judulnya seragam antara notulen satu dan lainnya. Bila perlu buat folder yang berbeda untuk tiap proyek yang dikerjakan, sehingga jelas progres dari proyek tersebut. Sudah berapa kali diadakan rapat, sudah ada kesepakatan yang dibuat dan tindak lanjutnya. Arsip seperti ini sangat penting di ranah profesional mengingat nantinya akan ada delegasi tugas ke pegawai baru. Dengan arsip rapi, transisi dari pegawai lama ke baru akan jauh lebih mudah dan cepat.
8. Fungsi notulen
Sudah disinggung sebelumnya, notulen punya fungsi yang sangat krusial dalam pengerjaan sebuah proyek.
- Bisa dipakai untuk perlindungan hukum. Petugas audit dari BPK biasanya juga akan mengecek notulen. Ia punya fungsi yang setara dengan dokumen legal, aksi atau mosi yang tidak disebutkan dalam notulen bisa dianggap tidak terjadi.
- Merapikan arsip sehingga info-info penting seperti pengambilan suara, daftar keputusan yang diambil bisa terekam dan dijadikan referensi di masa depan.
- Kalkulasi progres sebuah proyek, baik konflik yang terjadi, isu yang belum terselesaikan, kinerja penanggung jawab, dan lain sebagainya.
9. Contoh notulen rapat
Contoh notulen adalah rangkuman hasil rapat, rangkuman hasil seminar, dan lain-lain. Berikut contoh notulen rapat perusahaan yang berbentuk action minutes.
Rapat proyek CSR di Desa Seri Wetan
Lokasi: Kantor Pusat Ruang BC02
Tanggal: 15 Januari 2022
Waktu: 10.00—11.00 WIB
Peserta:
- A sebagai ketua rapat
- B sebagai notulen
- C sebagai moderator
- dst.
Agenda rapat:
- Membahas ide kegiatan pemberdayaan ibu rumah tangga di Desa Seri Wetan.
- Penentuan penanggung jawab tiap kegiatan.
- Penentuan waktu rapat terakhir sebelum eksekusi.
Hasil rapat:
- Jenis kegiatan yang disepakati antara lain…
- Daftar penanggung jawab sebagai berikut…
- Tenggat waktu pengumpulan rencana kegiatan (daftar nama tim, sasaran, kisaran waktu pelaksanaan, dll.) adalah tanggal 18 Januari 2022.
- Rapat berikutnya untuk review rencana adalah tanggal 19 Januari 2022 pukul 10.00 WIB. Peserta harus hadir tepat waktu dan penanggung jawab mempersiapkan materi presentasi bila dibutuhkan. Setiap penanggung jawab hanya diberi waktu 15 menit untuk menjelaskan rencana kerjanya. Dilanjutkan dengan diskusi dan review rencana kerja.
BACA JUGA: 14 Fasilitas yang Diharapkan dan Wajib Didapatkan Selain Gaji
10. Notulen rapat sekolah
Rapat juga bisa dilakukan di dalam lingkungan sekolah, misalnya untuk menentukan ketua klub atau OSIS. Berikut contoh formatnya.
Rapat Pemilihan Ketua Klub Basket SMA 1
Lokasi: Ruang kelas XI E
Tanggal: 15 Januari 2022
Waktu: 14.00 WIB—selesai
Peserta:
- A sebagai ketua rapat dan moderator
- B sebagai notulen
- dst.
Agenda rapat:
- Pembukaan dan perkenalan kandidat ketua yang sudah disepakati sebelumnya.
- Pembacaan aturan pemilihan, semua peserta punya hak pilih termasuk kandidat.
- Pengambilan suara.
- Penghitungan suara.
- Pengesahan hasil pemilihan.
Hasil pertemuan:
- Pengambilan suara berjalan tertib hingga proses penghitungan. Moderator dan ketua menanyakan kemungkinan sanggahan hasil, tetapi semua peserta sepakat dengan hasil penghitungan.
- Disepakati bahwa saudara E terpilih sebagai ketua klub basket berdasarkan perolehan suara terbanyak.
- Perihal pemilihan wakil dan pengurus lainnya akan ditentukan pada rapat berikutnya mengingat keterbatasan waktu hari ini.
- Tanggal dan waktu rapat berikutnya akan diinformasikan menyusul lewat grup Whatsapp.
11. Contoh notulen diskusi dan debat
Beda dengan notulen rapat yang berisi poin-poin penting dan hasil kesepakatan, notulen debat adalah catatan yang lebih rinci tentang apa saja ide yang muncul selama rapat. Baik yang disepakati atau tidak akan tertulis di dalamnya. Begini contohnya.
Seminar European Studies 2022 Hari ke-3
Lokasi: Ruang B201
Tanggal: 15 Maret 2022
Waktu: 09.00—10.30 WIB
Presenter:
- A dengan judul makalah…
- B dengan makalah berjudul…
Notulen: C
Moderator: V
Peserta: Daftar terlampir
Sesi pertama
Paparan dari A tentang…
- Poin 1
- Poin 2
- Poin 3
Sesi kedua
Paparan dari B tentang…
- Poin 1
- Poin 2
- Poin 3
Sesi tanya jawab
- Pertanyaan dari D
- Pertanyaan dari E
- Pertanyaan dari F
Kesimpulan
Diskusi berjalan lancar dan peserta mengajukan pertanyaan relevan tentang makalah yang dipaparkan presenter. Alokasi waktu kurang karena antusiasme dari peserta yang ikut memberikan opini selain pertanyaan. Presenter dan peserta mengusulkan alokasi waktu diperpanjang untuk sesi diskusi lainnya.
12. Notulen verbatim
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, notulen verbatim hanya dipakai di acara-acara khusus saja. Misalnya, sidang di pengadilan, kongres, atau FGD. Berikut contohnya.
FGD Pertama untuk Penelitian Keterlibatan Pemuda dalam Politik Taktis Menjelang Pemilu 2024
Lokasi: Kafe Ojo Ngelu
Tanggal: 15 Februari 2022
Waktu: 19.00—21.00 WIB
Moderator: A
Notulen: B
Peserta: Daftar terlampir
Agenda:
- Makan bersama sebelum diskusi dimulai.
- Pembukaan dan perkenalan diri masing-masing.
- Penjelasan tentang tujuan penelitian dan aturan selama diskusi.
- Moderator membuka diskusi dengan melempar satu topik yang akan ditanggapi peserta secara acak.
- Moderator berhak melanjutkan ke topik berikutnya bila dirasa semua peserta sudah selesai menanggapi topik pertama dan seterusnya.
- Penutupan.
Transkrip diskusi
Selamat malam semua peserta, saya A selaku moderator dan B selaku notulen di sini berterima kasih atas kesediaannya meluangkan waktunya yang berharga untuk menghadiri acara focus discussion group atau FGD ini. Seperti yang mungkin sudah dijelaskan oleh salah satu tim kami di undangan, diskusi kali ini akan membahas keterlibatan pemuda dalam politik taktis menjelang pemilu 2024. Saudara kami undang karena kami anggap memiliki pandangan serta pengalaman unik tentang topik penelitian tersebut.
Sebelum ke acara diskusinya, kami akan bacakan beberapa peraturan diskusi yang baiknya ditaati selama proses berlangsung. Diharapkan acara bisa berjalan tertib dan selesai tepat waktu.
Itu sejumlah sampel dan potongan notulen yang bisa dipakai untuk berbagai kondisi dan kebutuhan. Tentunya Sedulur mulai paham format notulen yang efektif dan tepat. Semoga bermanfaat dan bisa dipraktikkan secara maksimal!
Sedulur yang membutuhkan sembako, bisa membeli di Aplikasi Super lho! Sedulur akan mendapatkan harga yang lebih murah dan kemudahan belanja hanya lewat ponsel. Yuk unduh aplikasinya di sini sekarang.
