Secara sederhana, Data Entry adalah salah satu profesi yang memiliki tugas untuk menambah, memverifikasi, serta mengedit data menggunakan media elektronik. Pekerjaan yang berhubungan dengan data ini memiliki peran penting dalam sebuah perusahaan, sehingga kehadirannya sangat dibutuhkan.
Petugas Data Entry akan dilibatkan dalam tugas di dalam atau di luar tim, sehingga mereka wajib memiliki kemampuan dalam menulis dan verbal yang baik. Selain itu, mereka juga harus bisa memasukkan data yang berjumlah besar dalam waktu singkat, sehingga harus memiliki kemampuan mengetik sekitar 30 hingga 40 kata dalam waktu satu menit.
Meskipun terdengar menyeramkan, namun siapapun bisa menggeluti bidang kerja ini, lho. Asalkan memiliki semua skill yang dibutuhkan, Sedulur juga bisa menjadi seorang Data Entry di masa mendatang. Berikut adalah ulasan mengenai pekerjaan ini!
BACA JUGA: Corporate Secretary: Pengertian, Fungsi, dan Kualifikasinya
Data Entry adalah
Seperti dijelaskan sebelumnya, Data Entry adalah salah satu profesi yang memiliki tugas dalam menambah, memverifikasi, dan mengedit data menggunakan media elektronik. Seorang petugas Data Entry akan dinilai berdasarkan kemampuannya dalam menulis catatan rapat, memasukkan data penjualan, maupun menambahkan data mentah ke dalam database perusahaan.
Pekerjaan ini bersifat administratif sehingga banyak dibutuhkan oleh perusahaan di berbagai industri. Mulai dari keuangan, kesehatan, transportasi, hingga ritel, baik yang berskala besar ataupun yang berskala kecil. Oleh karena tugas tersebut, seorang petugas Data Entry harus mengetahui dan mengenali segala macam perangkat komputer yang biasa digunakan, seperti keyboard, mouse, scanner, dan lain sebagainya.
Selain itu, untuk menjadi seorang petugas Data Entry juga diperlukan kemampuan dalam mengoperasikan perangkat lunak dasar. Seperti Microsoft Word, Spreadsheet, Maestro, Adobe Acrobat Reader DC, Omnipage, dan Database. Di sisi lain, untuk menunjang karir dalam bidang ini, Sedulur sebaiknya bisa menerapkan kesabaran, ketelitian, dan tentunya konsentrasi yang tinggi. Sebab, pekerjaan ini akan menghabiskan banyak waktu dengan tipe tugas yang sama.
Bagi seorang Data Entry profesional, tugas dan tanggung jawab untuk memasukkan informasi ke dalam database atau platform dokumentasi biasanya akan dilakukan dengan bantuan software pemrosesan data. Misalnya pada perusahaan manufaktur, Data Entry akan dibutuhkan untuk mencatat persediaan dengan aplikasi inventaris barang. Selain itu, memindai dokumen untuk disimpan di file dan memperbarui akun pelanggan juga menjadi tugas Data Entry.
Jurusan terkait pekerjaan
Sebenarnya tidak ada ketentuan wajib mengenai bidang pendidikan khusus yang harus dijalani untuk menjadi seorang Data Entry. Namun jika sebelumnya Sedulur menempuh pendidikan di jurusan Ilmu Administrasi atau Statistika, pekerjaan ini akan menjadi pilihan yang tepat untuk masa depan.
Menariknya lagi, pekerjaan ini bisa Sedulur lakukan secara remote dari rumah ataupun in-house di kantor. Fleksibilitas kerja ini membuat banyak orang menjadikan Data Entry sebagai pekerjaan sampingan yang menjanjikan. Asalkan pekerjaan bisa terselesaikan dengan baik, maka tidak ada salahnya menggeluti bidang pekerjaan ini.
Jika tertarik dengan bidang pekerjaan ini, Sedulur bisa mengetahui bagaimana sistem pembayarannya terlebih dahulu. Sebab, ada beberapa perbedaan dalam metode pembayarannya. Bagi para pekerja lepas, tingkat pembayaran entri data biasanya akan didasarkan pada kecepatan mengetik, sehingga semakin cepat Sedulur mengetik, maka semakin besar pula upah yang akan dibayarkan.
Selain itu, ada juga yang dibayarkan berdasarkan proyek yang dikerjakan. Sehingga metode pembayarannya bisa dihitung per menit, per kata, maupun per jam sesuai manajemen operasional perusahaan. Sementara bagi para pekerja tetap, sistem gaji yang diperoleh akan menyesuaikan masing-masing perusahaan.
BACA JUGA: Merchandiser: Definisi, Tugas, dan Tanggung Jawabnya
Tugas dan tanggung jawab
Lebih jelasnya, inilah beberapa tugas dan tanggung jawab yang harus dikerjakan oleh seorang Data Entry. Perhatikan dengan baik, ya!
- Meninjau semua data untuk dilaporkan kepada manajemen.
- Memasukkan informasi pribadi pelanggan ke dalam database yang ada pada formulir atau spreadsheet.
- Memindai dan mencetak dokumen yang diperlukan guna mengumpulkan informasi terkait keperluan entri data.
- Mengumpulkan dan memastikan kelengkapan semua informasi sebelum memasukkan data tersebut ke dalam program software perusahaan.
- Bekerja dengan tetap mengikuti pedoman privasi sesuai dengan ketetapan undang-undang dan kebijakan perusahaan.
- Memastikan pembaruan yang tepat pada software yang diperlukan.
- Membimbing karyawan baru sesuai dengan kebutuhan pada proses perusahaan.
- Membuat laporan mingguan dan bulanan tentang informasi penjualan atau area yang akan ditingkatkan.
- Mengarsipkan dan mengatur dokumen yang digunakan hingga menyimpan catatan dokumen asli.
Skill yang wajib dikuasai
Agar bisa menjadi seorang Data Entry yang handal, beberapa skills di bawah ini sebisa mungkin harus Sedulur miliki. Berikut adalah daftar skill tersebut.
1. Kemampuan mengetik dengan cepat
Salah satu skill utama yang harus dimiliki oleh petugas Data Entry adalah kemampuan mengetik dengan cepat. Hal ini sangat penting karena tugas yang akan Sedulur lakukan adalah memasukkan data dalam jumlah besar dalam waktu singkat.
Bahkan, beberapa perusahaan telah mematok kecepatan mengetik minimal yang harus dimiliki oleh calon pekerjanya adalah sekitar 40 hingga 50 kata per menit. Oleh karena itu, Sedulur harus benar-benar menguasai seluruh perangkat input yang dibutuhkan.
2. Kemampuan komunikasi verbal dan tertulis
Seperti yang telah dijelaskan di atas, Data Entry akan ditugaskan di dalam ataupun di luar tim. Hal ini membuat kemampuan berkomunikasi secara tulisan maupun verbal harus dikuasai dengan baik. Dilihat dari segi keterampilan menulis, kemampuan ejaan maupun tata bahasa Sedulur tentunya harus mumpuni.
Kemampuan ini akan mengantarkan Sedulur sebagai pekerja yang handal. Jangan sampai Sedulur malah membiarkan adanya kesalahan ejaan maupun tata bahasa yang tidak rapi. Sebab, bidang pekerjaan Sedulur jelas-jelas selalu berhubungan dengan teks dan informasi.
Selain kemampuan menulis, keterampilan Sedulur dalam komunikasi, berinteraksi, dan berkolaborasi dengan orang lain juga harus baik. Hal ini karena Sedulur akan membutuhkan komunikasi dengan orang lain, baik anggota tim, atasan, bahkan pelanggan dalam melakukan tugas dan tanggung jawab.
BACA JUGA: Script Writer: Pengertian, Tugas, Skill, dan Jenjang Karirnya
3. Pengetahuan tentang software dasar
Pengetahuan tentang software dasar pada komputer juga menjadi skill yang harus dikuasai. Setidaknya, Sedulur harus mampu menggunakan software atau aplikasi pengolah kata dan pengolah angka, seperti Microsoft Word dan Microsoft Excel.
Selain itu, pengetahuan mengenai penggunaan software database juga sangat penting dimiliki. Sedulur bisa saja diminta untuk mempelajari maupun menggunakan jenis perangkat lunak lain, seperti aplikasi CRM.
4. Keterampilan organisasi dan manajemen waktu
Pekerjaan Data Entry biasanya menuntut kecepatan dalam bekerja. Sehingga, Sedulur akan dituntut untuk menyelesaikan banyak pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat. Oleh karena itu, kemampuan organisasi dan manajemen waktu sangatlah dibutuhkan.
Dengan keterampilan organisasi yang baik, Sedulur akan lebih mudah untuk merencanakan, memprioritaskan, dan mencapai tujuan kerja harian dengan lebih cepat dan lebih baik. Selain itu, Sedulur juga bisa lebih mudah dalam menyusun jadwal perencanaan, memenuhi deadline, menetapkan tujuan, serta menjaga meja dan ruangan tetap rapi.
Keterampilan ini biasanya akan dilihat dari cara Sedulur dalam mengerjakan tugas mengetik cepat, menyortir data, serta mengelompokkan dan mengarsipkan file. Bila skill organisasi Sedulur baik, maka pekerjaan tersebut akan terselesaikan dengan baik pula.
5. Perhatian dengan setiap detail
Skill lain yang harus dimiliki adalah perhatian dengan setiap detail yang ada. Sedulur harus bisa fokus terhadap sesuatu, baik dalam hal tindakan maupun hal lainnya. Jika Sedulur bisa menguasai hal ini, pekerjaan seperti input maupun pengeditan data akan terselesaikan secara cepat dan akurat.
Dengan skill ini, Sedulur juga bisa bekerja dengan risiko kesalahan yang minim. Terlebih lagi jika perusahaan tempat Sedulur bekerja bergerak pada bidang data, maka kemampuan berorientasi pada detail harus Sedulur kuasai dengan baik.
BACA JUGA: Jurnalis: Pengertian, Tugas dan Bedanya Dengan Wartawan
6. Kemampuan akurasi yang tinggi
Kemampuan akurasi yang tinggi juga dibutuhkan dalam pekerjaan sebagai Data Entry. Hal ini karena keakuratan data sangat berpengaruh pada proses pengambilan keputusan bisnis penting. Oleh karena itu, data yang Sedulur input harus sangat akurat, yakni mencakup ketepatan ejaan, tata bahasa, angka, simbol, dan sebagainya.
Profesi ini akan menuntut Sedulur untuk melakukan tugas dengan tingkat ketelitian yang tinggi. Sehingga, Sedulur harus sangat berkonsentrasi saat mengerjakan tugas yang diberikan. Bahkan jika memungkinkan, Sedulur juga harus memeriksa ulang tugas yang sudah dikerjakan sebelumnya.
7. Keterampilan kerjasama tim
Skill terakhir yang harus Sedulur kuasai adalah kerjasama dengan tim. Baik saat bekerja di kantor atau di rumah, kerjasama dengan tim akan selalu dibutuhkan. Jika Sedulur bisa berorientasi pada kerja tim, maka pekerjaan Sedulur sebagai Data Entry akan semakin efektif. Keterampilan kerjasama tim ini meliputi keterampilan menghormati orang lain, mendengarkan, komunikasi efektif, sharing, serta menghargai perbedaan sudut pandang.
Dari penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa Data Entry adalah pekerjaan yang sangat penting dan dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan demikian, pekerjaan ini bisa menjadi salah satu pekerjaan impian yang bisa Sedulur kerjakan di masa depan. Jangan lupa juga untuk menguasai berbagai skill yang dibutuhkan agar karir Sedulur semakin bersinar. Semangat, ya!
