Profesi salesman atau tenaga sales dan admin sales memiliki kaitan erat dengan aktivitas penjualan serta pemasaran produk perusahaan. Namun, apakah Sedulur tahu apa yang dimaksud dengan admin sales? Meski memiliki nama yang serupa, admin sales dan tenaga sales merupakan dua profesi berbeda. Jika tenaga sales umumnya bertugas langsung dalam penjualan dan pemasaran, admin sales adalah staf dengan tugas yang sedikit berbeda.
Ingin tahu apa saja tugas seorang admin sales di perusahaan? Berikut rangkuman informasi lengkap, termasuk soal skill apa saja yang dibutuhkan hingga jenjang karier seorang admin sales.
BACA JUGA: Content Planner: Pengertian, Tugas dan Skill yang Dibutuhkan
Pengertian admin sales adalah
Sedulur tentu ingin tahu, apa itu admin sales? Untuk itu, pertama-tama kita cari tahu terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan admin sales atau juga dikenal sebagai sales admin atau sales administrator. Singkatnya, admin sales adalah profesi atau suatu posisi di perusahaan yang bertugas untuk menangani urusan penjualan secara administratif. Sehingga tugas seorang admin sales bukan secara langsung menawarkan produk kepada calon konsumen, melainkan bertanggung jawab pada urusan administrasi.
Dikutip dari Leisure Jobs, beberapa di antara jobdesk sales admin adalah menangani pengecekan stok produk, memproses pemesanan, hingga memastikan harga jual. Melalui tugas-tugas tersebut, admin sales membantu sales representatif untuk dapat mencapai kesepakatan dengan konsumen (customer deals).
BACA JUGA: Freelance adalah Pekerja Lepas, Ketahui Konsep & Caranya
Tugas admin sales adalah
Bagi Sedulur yang memiliki ketertarikan dengan bidang penjualan dan pemasaran mungkin tertarik untuk berkarier sebagai admin sales. Selain memahami pengertiannya, Sedulur juga perlu mengetahui apa saja tugas seseorang yang menduduki posisi tersebut di suatu perusahaan. Nah, admin sales job description adalah sebagai berikut, sebagaimana dirangkum dari Glints.
1. Memproses pesanan
Tugas seorang admin sales yang pertama adalah menjalankan proses pesanan yang datang. Dalam beberapa perusahaan, admin sales dapat secara langsung memproses pesanan yang datang dari pelanggan atau customer. Namun kebanyakan admin sales hanya bertanggung jawab untuk memproses surat pesanan yang datang dari tenaga sales.
Perlu diketahui pula oleh Sedulur, tenaga sales atau anggota tim sales dalam sebuah perusahaan dapat terbagi kembali menjadi beberapa posisi. Di antaranya ialah sales taking over atau sales TO yang bertugas berhubungan dengan pelanggan tetap. Kemudian yang kedua adalah sales canvasser, yakni sales yang bertugas untuk menawarkan produk secara langsung kepada customer.
Adapun tugas admin sales dalam memproses pesanan lebih banyak berhubungan dengan sales TO. Sebab ia akan memproses surat pesanan dan kemudian membuat faktur serta surat rekap barang.
2. Membuat faktur dan surat rekap barang
Setelah menerima surat pesanan dari tenaga sales, tugas admin sales selanjutnya adalah memasukkan data dari surat pesanan tersebut ke dalam sistem. Kemudian, surat tersebut diproses untuk dibuatkan faktur dan surat rekap barang yang nantinya diserahkan kepada tim gudang.
3. Meneruskan pesanan ke gudang
Seperti yang diketahui, barang-barang atau produk yang dijual oleh sebuah perusahaan disimpan di dalam gudang. Untuk itu tim gudang juga memiliki peranan penting dalam proses penjualan produk. Tugas tim gudang ini juga berhubungan dengan admin sales karena mereka akan menyiapkan dan mengemas barang sesuai pesanan yang sudah diproses oleh admin sales. Nah, barulah kemudian barang yang dipesan akan dikirim kepada konsumen melalui jasa ekspedisi.
4. Tugas admin sales adalah melakukan pencatatan
Seorang sales administrator juga bertugas untuk melakukan pencatatan akan berbagai hal terkait penjualan termasuk pesanan dan konsumen. Sebab penting bagi sebuah perusahaan untuk melakukan pendataan soal konsumen yang melakukan pemesanan barang, terutama jika ada konsumen baru. Data ini dapat berguna dalam kepentingan kemajuan perusahaan.
5. Membuat laporan pesanan bermasalah
Selain membuat catatan data demografi konsumen dan pesanan barang, seorang admin sales juga bertugas membuat laporan mengenai pesanan yang bermasalah. Dalam sebuah bisnis terutama yang bergerak di bidang penjualan dan pemasaran, selalu ada kemungkinan untuk terjadi masalah dalam proses pemesanan.
Salah satunya masalah yang disebabkan oleh adanya tagihan yang belum dilunasi oleh konsumen. Adapun laporan tentang masalah seperti ini biasanya akan tercatat secara otomatis oleh sistem. Data yang direkam oleh sistem ini kemudian direkap oleh admin sales sebagai laporan kepada bagian lain yang terkait serta atasan agar dapat ditindaklanjuti.
6. Mengurus invoice penjualan
Seorang admin sales juga memiliki tugas khusus yang harus dikerjakan secara rutin. Tugas tersebut di antaranya adalah mengurus invoice penjualan, penagihan pembayaran, memeriksa kelengkapan pesanan, serta melakukan tugas pengarsipan catatan penjualan.
7. Mengerjakan urusan administrasi lainnya
Di samping berbagai tugas yang sudah dipaparkan di atas, sales administrator memegang tanggung jawab atas urusan administrasi lain yang masih berkaitan dengan tim sales atau urusan penjualan. Tugas ini dapat meliputi memeriksa pengeluaran sales representative, memastikan biaya lain yang juga dibutuhkan dalam urusan penjualan, hingga membuat laporan atas hal-hal tersebut.
Oleh karenanya seorang admin sales dituntut untuk memiliki sejumlah keterampilan yang dapat mendukung pekerjaannya, seperti kemampuan komunikasi, data entry, dan kemampuan untuk multitasking. Masalah kemampuan yang perlu dimiliki oleh admin sales akan dibahas pada poin selanjutnya.
BACA JUGA: Business Development: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab
Skill yang dibutuhkan admin sales adalah
Sementara itu, berikut adalah beberapa skill atau keterampilan yang harus dikuasai oleh seorang admin sales sebagaimana dirangkum dari Glints.
1. Komunikasi
Komunikasi menjadi keterampilan yang penting untuk dimiliki dan diasah oleh seorang admin sales. Sebab, dalam beberapa situasi, mereka diharuskan untuk berhubungan dengan pelanggan maupun pihak lain terkait urusan penjualan. Untuk itu, kemampuan komunikasi yang baik akan sangat berguna bagi seorang admin sales.
2. Data entry
Dijelaskan sebelumnya, salah satu tugas seorang sales administrator adalah membuat data demografi pelanggan atau konsumen. Hal ini menuntutnya untuk menguasai keterampilan data entry yang dapat memudahkannya dalam menyelesaikan pekerjaan.
3. Keuangan
Kemampuan lainnya yang perlu dikuasai adalah terkait keuangan, terutama pembuatan laporan keuangan. Dengan demikian, admin sales dapat menangani urusan administrasi tim sales terutama untuk masalah reimbursement kepada bagian atau departemen keuangan perusahaan.
4. Sales support
Sales support adalah sistem pendukung sales representative sehingga mereka dapat fokus menangani penjualan dan closing. Sebagai admin sales, sales support yang dapat diberikan kepada sales representative adalah berupa pencatatan, penerimaan telepon, dan pekerjaan administratif lainnya.
5. Customer relationship management
Di samping kemampuan komunikasi, penting bagi seorang sales admin untuk memahami customer relationship management. Keterampilan ini akan berperan besar pada terjalinnya hubungan baik antara perusahaan dengan pelanggan maupun calon pelanggan.
BACA JUGA: Freelance adalah Pekerja Lepas, Ketahui Konsep & Caranya
Peluang dan jenjang karier admin sales adalah
Sedulur yang tertarik untuk berkarier sebagai seorang admin sales tentu juga ingin mengetahui bagaimana peluang hingga jenjang kariernya.
Terkait peluang kariernya, bisa dikatakan bahwa admin sales merupakan profesi dengan peluang karier yang cukup besar. Pasalnya posisi ini dibutuhkan oleh banyak perusahaan mengingat sebagian besar perusahaan bergerak di bidang penjualan, baik berupa produk fisik maupun jasa.
Sementara jenjang karier seorang sales admin juga tak bisa dipandang sebelah mata. Menurut National Careers Service, dengan bertambahnya pengalaman, Sedulur dapat mengambangkan kariernya sebagai team leader, personal assistant, hingga office manager. Tak berhenti sampai di situ, gaji admin sales di Indonesia juga tidak bisa dibilang rendah. Oleh karenanya, posisi ini bisa menjadi pertimbangan pilihan karier untuk Sedulur.
Demikian tadi pembahasan mengenai profesi admin sales. Posisi yang kerap disamakan dengan tenaga sales atau pemasaran ini dibutuhkan oleh banyak perusahaan sehingga memiliki peluang karier yang cukup baik. Di samping itu, sudah dipaparkan apa saja cakupan pekerjaan hingga keterampilan yang dibutuhkan pada pekerjaan satu ini. Nah, semoga informasi ini dapat membantu Sedulur memahami apa itu admin sales, ya!
Mau belanja bulanan nggak pakai ribet? Aplikasi Super solusinya! Mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga tersedia lengkap. Selain harganya murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan belanja lewat handphone. Nggak perlu keluar rumah, belanjaan pun langsung diantar.
Bagi Sedulur yang punya toko kelontong atau warung, bisa juga lho belanja grosir atau kulakan lewat Aplikasi Super. Harga dijamin lebih murah dan bikin untung makin melimpah.
