Dalam dunia kerja khususnya bidang bisnis dan manajemen, penilaian kinerja merupakan suatu hal yang sangat penting untuk mengukur sejauh mana pencapaian tujuan sebuah perusahaan. Umumnya, ada dua jenis penilaian yang dilakukan yaitu dengan melihat Key Performance Indicator atau KPI dan Objectives and Key Results atau OKR. Namun masih banyak yang belum memahami betul perbedaan KPI dan OKR ketika sudah terjun dalam sistem kerja sebuah perusahaan.
Memahami KPI dan OKR tak hanya sekadar menjadi barometer untuk perusahaan menilai para karyawannya. Dua penilaian tersebut juga penting untuk karyawan karena bisa memperjelas lingkup kerja mereka sehingga tidak terjadi tumpang tindih tanggung jawab yang menyebabkan over workload. Nah, dalam ulasan ini akan menggali lebih dalam tentang perbedaan KPI dan OKR dalam penilaian kinerja sehingga Sedulur bisa lebih tepat dalam menyusun strategi bekerja di kantor. Yuk, simak bersama!
BACA JUGA: Intip Gaji Staff Operasional dan Tugas Lengkapnya!
Pengertian OKR dan KPI
Istilah OKR dan KPI merupakan hal yang umum di lingkungan kerja. Kedua konsep ini berfungsi sebagai alat pengukur target, kinerja, serta prestasi individu atau kelompok dalam konteks pekerjaan. Lazimnya, evaluasi terhadap perbedaan perbedaan KPI dan OKR ini dilakukan oleh manajemen di perusahaan tempat Sedulur bekerja, seperti kepala departemen, manajer, atau bagian sumber daya manusia.
OKR merupakan singkatan dari Objectives and Key Results, merujuk pada sasaran (objectives) yang dijabarkan secara deskriptif, terperinci, dan sejelas mungkin. OKR digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk merefleksikan prioritas dan kapabilitas para pekerja, yang pada akhirnya akan memengaruhi hasil yang dicapai (results).
Sementara itu, KPI atau Key Performance Indicators merupakan indikator kinerja kunci. KPI merupakan nilai yang dapat diukur yang menilai efisiensi karyawan dan tim dalam menjalankan tugas dengan fokus. Di samping itu, strategi, target, serta tujuan dibentuk untuk memantau perkembangan bisnis di perusahaan di mana Sedulur bekerja.
Perbedaan antara KPI dan OKR
Meskipun tujuannya serupa, yaitu untuk memantau kemajuan individu, kelompok, dan perusahaan, terdapat perbedaan KPI dan OKR yang perlu Sedulur pahami. Berikut perbedaan KPI dan OKR:
a. Pelakunya
Penggunaan KPI biasanya melibatkan berbagai pihak departemen, tim, atau unit bisnis dalam suatu organisasi. Indikator kinerja ini sering dirancang oleh manajer atau pimpinan eksekutif untuk memonitor dan mengukur pencapaian tujuan. Keberhasilan pengukuran KPI sangat tergantung pada kemampuan mereka dalam menerapkan indikator ini.
Manajer dan pimpinan harus memiliki pemahaman yang baik tentang metrik yang digunakan dan cara mengartikan hasilnya. Mereka juga bertanggung jawab dalam mengambil tindakan perbaikan jika indikator menunjukkan performa yang kurang memuaskan.
Di sisi lain, OKR digunakan dalam skala yang lebih luas dan melibatkan berbagai tingkatan individu dalam organisasi. Tidak hanya para pemimpin tingkat atas, tetapi juga individu di berbagai tingkatan, termasuk karyawan level dasar, manajer, eksekutif, dan pemimpin utama. Setiap individu memiliki OKR yang sesuai dengan tanggung jawab dan peran mereka.
Pendekatan ini mencerminkan partisipasi aktif semua anggota tim dalam menyusun tujuan dan merencanakan tindakan yang akan diambil. Ini mendorong keterlibatan, tanggung jawab, dan komitmen individu terhadap pencapaian tujuan organisasi. Lebih jauh lagi, OKR membantu menyebarkan visi dan strategi perusahaan ke semua tingkatan, sehingga setiap individu merasa terhubung dengan tujuan keseluruhan.
b. Ruang lingkup penerapan
KPI memiliki beragam aplikasi, termasuk menilai performa individu, mengevaluasi proses, atau mengukur kesuksesan suatu program. Sebaliknya, OKR berperan dalam membantu individu dan tim menetapkan target. OKR tidak digunakan untuk menilai kinerja, melainkan untuk mendorong karyawan dan tim merumuskan sasaran strategis yang memiliki dampak pada keseluruhan organisasi.
c. Berdasar tujuannya
Dalam hal penetapan tujuan, KPI memiliki peran sebagai indikator ketinggalan (lagging indicator), di mana tujuan dijelaskan dalam bentuk yang dapat diukur secara kuantitatif. Terdapat matriks atau angka yang digunakan untuk mengukur kinerja perkembangan karyawan, tim, atau bahkan keseluruhan bisnis. Sebagai contoh:
- Berapa banyak jumlah pengunjung yang mengakses situs web perusahaan?
- Berapa banyak partisipan yang menghadiri acara yang diselenggarakan oleh merek ini?
- Berapa banyak pendapatan yang dihasilkan dari penjualan produk di wilayah tertentu?
Di sisi lain, OKR berfungsi sebagai indikator yang memimpin (leading indicator), di mana tujuan dinyatakan secara objektif sebagai hal-hal yang ingin dicapai. Ketika karyawan dan tim merumuskan OKR, objektif yang diajukan kepada manajemen bisa berupa target baru, atau bahkan target lama yang masih belum tercapai dalam jangka waktu tertentu.
d. Penggunaan dan penetapan waktunya
Agar pekerjaan dapat dijalankan dengan efektif, pengaturan tenggat waktu menjadi hal yang penting untuk menjaga kedisiplinan. Hal ini juga berlaku ketika Sedulur menetapkan KPI dan OKR. Manajemen biasanya memberikan batasan waktu berapa lama rencana kerja Sedulur harus terealisasi. Kembali ke kebijakan masing-masing perusahaan, umumnya KPI dan OKR dibuat berdasarkan periode kuartalan, yaitu setiap 3 bulan sekali.
Ini berarti dalam satu tahun, terdapat 4 periode kuartal di mana Sedulur sebagai karyawan perlu merancang rencana kerja sebanyak 4 kali untuk diajukan kepada manajemen. Namun, target KPI dapat memiliki jangka waktu lebih panjang dari satu periode kuartal. Ada yang dibuat setiap 6 bulan, bahkan ada yang berlaku selama satu tahun penuh. Hal ini disesuaikan dengan tujuan bisnis perusahaan yang ingin dicapai.
e. Berdasarkan target perusahaan
Setiap tim manajemen dalam perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda. Namun, secara umum, karyawan atau tim biasanya menetapkan 3-4 target KPI. Di sisi lain, OKR bisa memiliki jumlah target yang lebih banyak daripada KPI, yaitu sekitar 1-5 tujuan. Bahkan, dalam beberapa kasus, Sedulur dapat mengajukan hingga 10 tujuan OKR.
Sebagai anggota tim di perusahaan, Sedulur memiliki fleksibilitas untuk menetapkan sejumlah capaian yang sesuai. Tetapi, perlu diingat bahwa target yang Sedulur tetapkan harus realistis dan sesuai dengan kondisi perkembangan tim dan situasi bisnis saat ini.
BACA JUGA: Cara Menolak Tawaran Kerja dengan Etika dan Langkah yang Tepat
Perbedaan Dalam Struktur Elemen KPI dan OKR
Struktur KPI terdiri dari empat elemen berikut:
- Metrik
Metrik memberikan landasan objektif dan terukur dalam mengevaluasi apakah suatu tujuan telah tercapai atau tidak.
Contohnya, jika tujuan perusahaan adalah meningkatkan pangsa pasar, metrik yang digunakan bisa berupa persentase peningkatan pangsa pasar dalam periode tertentu.
- Target atau rentang kinerja yang diharapkan
Setiap KPI harus sesuai dengan target spesifik yang ingin dicapai dalam periode waktu tertentu.
- Sumber data
Setiap KPI harus memiliki sumber data yang dapat menghasilkan ukuran keberhasilan yang kredibel
- Frekuensi pelaporan
KPI perlu didiskusikan secara rutin di antara karyawan atau anggota tim yang terlibat.
Sementara itu, OKR memiliki dua komponen pokok:
- Tujuan
Merupakan sasaran khusus yang perlu dicapai oleh individu, tim, atau departemen. Tujuan ini perlu memiliki sifat yang ambisius namun tetap dapat dicapai, serta diukur secara kualitatif dan terikat pada tenggat waktu tertentu.
- Hasil Utama
Merupakan hasil yang dapat diukur yang menunjukkan apakah tujuan telah tercapai atau tidak. Hasil utama ini memberikan gambaran konkret tentang pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam OKR.
Dengan demikian, struktur dan elemen dari KPI dan OKR memberikan panduan yang jelas dalam merumuskan, mengukur, dan mengevaluasi tujuan dan performa dalam konteks organisasi.
BACA JUGA: Berapa Standar Gaji Staf Admin di Indonesia? Ini Jawabannya!
Perbedaan OKR dan KPI dari Laporan Report
Dalam hal metode penyusunan, KPI cenderung terlihat lebih kompleks dan terperinci. Sebagai seorang karyawan, Sedulur perlu mempresentasikan dan mengkomunikasikan target KPI secara langsung kepada manajemen. Terdapat tiga jenis laporan yang dapat Sedulur dipakai untuk menyertakan KPI yang memenuhi kebutuhan manajemen:
1. Laporan analitis
Laporan analitis merupakan alat yang digunakan untuk memerinci nilai-nilai KPI dan sejauh mana dampaknya terhadap hasil kerja. Dalam laporan ini, setiap indikator kinerja kunci dianalisis secara rinci, mengungkapkan bagaimana masing-masing indikator berkontribusi terhadap pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Data-data terukur dijelaskan dengan cermat, memungkinkan manajemen untuk memahami bagaimana performa sesuai dengan harapan.
2. Laporan operasional
Laporan operasional melampaui sekadar nilai-nilai KPI dengan memberikan gambaran menyeluruh tentang operasional perusahaan selama periode kerja yang relevan. Selain mencantumkan angka-angka yang terkait dengan KPI, laporan ini menjelaskan bagaimana proses dan kegiatan sehari-hari berkontribusi terhadap pencapaian target. Laporan operasional memberikan kesempatan kepada manajemen untuk membuat keputusan yang lebih baik dengan memahami bagaimana operasi bisnis berlangsung. Ini membantu dalam mengidentifikasi area-area yang memerlukan perhatian lebih, perubahan yang perlu dilakukan, serta peluang-peluang baru yang bisa dimanfaatkan.
3. Laporan strategis
Jenis laporan ini mencakup catatan mengenai perkembangan perusahaan secara keseluruhan. Laporan ini dapat disajikan kepada para pemangku kepentingan (stakeholder) untuk mengevaluasi kinerja perusahaan. Laporan strategis memiliki cakupan yang lebih luas, fokusnya adalah pada perkembangan keseluruhan perusahaan. Laporan ini mencatat pencapaian besar, arah perubahan, dan posisi bisnis dalam konteks industri.
Dalam laporan ini, manajemen merangkum bagaimana KPI yang telah dicapai dan tindakan yang diambil secara kolektif berdampak pada pencapaian tujuan strategis yang lebih besar. Laporan strategis umumnya disajikan kepada pemangku kepentingan perusahaan seperti pemegang saham, investor, dan mitra bisnis. Ini memberikan pandangan menyeluruh tentang kinerja perusahaan, visi ke depan, serta langkah-langkah yang direncanakan untuk menghadapi tantangan dan peluang di masa depan.
Ketiga jenis laporan KPI ini saling melengkapi, memberikan wawasan yang berbeda pada berbagai aspek kinerja perusahaan. Dengan informasi yang akurat dan terperinci dari laporan-laporan ini, manajemen dapat mengambil keputusan yang informasinya didasarkan pada data nyata. Di sisi lain, OKR disusun dengan pendekatan yang lebih santai, mirip dengan daftar tugas yang dapat Sedulur buat. OKR juga dapat didiskusikan dengan rekan tim Sedulur untuk memutuskan target-target yang harus dicapai dalam periode tertentu.
BACA JUGA: 7 Cara untuk Dapat Membantu Peningkatan Sales Growth
Perbedaan KPI dan OKR Berdasarkan Bentuk Tujuan
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, KPI adalah rencana dan strategi yang terukur. KPI seringkali difokuskan pada pemantauan perkembangan target bisnis, sehingga tujuan yang ditetapkan juga termasuk persentase untuk pencapaian target.
Ketika merancang KPI, ada beberapa prinsip yang diperhatikan:
- Specific (Spesifik): KPI dirumuskan secara detail dan jelas. Misalnya, meningkatkan kepuasan pelanggan sebesar 40% pada kuartal ke-3.
- Measurable (Terukur): KPI harus dapat diukur dengan angka. Contoh, target penjualan sebesar 10% atau target pendapatan di kuartal pertama mencapai Rp. 60.000.000. Tujuan diukur dalam bentuk angka konkret.
- Achievable (Dapat Dicapai): Target KPI diatur sedemikian rupa sehingga menantang tetapi masih masuk akal. Ini mendorong semangat dan ambisi karyawan untuk mencapai kepentingan perusahaan.
- Relevant (Relevan): KPI harus selaras dan relevan dengan tujuan tim atau departemen. Misalnya, jika Sedulur di tim pemasaran, KPI Sedulur harus sesuai dengan tujuan pemasaran.
- Time-bound (Terikat Waktu): Target KPI harus memiliki tenggat waktu tertentu. Ini bisa per kuartal, setengah tahun, atau satu tahun, sesuai kebijakan perusahaan.
- Evaluate (Evaluasi): Karyawan perlu mengevaluasi apakah target KPI telah tercapai sesuai dengan persentase yang ditetapkan. Diperlukan penilaian apakah perlu menambah atau memodifikasi target KPI berikutnya.
- Re-adjust (Penyesuaian Kembali): Evaluasi terhadap KPI sebelumnya dapat membantu menentukan penyesuaian yang perlu dilakukan saat merumuskan target KPI baru. Tujuan ini harus relevan dengan tujuan perusahaan dan tim.
Sementara itu, target OKR ditulis dalam bentuk yang lebih deskriptif dan kualitatif. Dalam OKR, fokus utama ada pada pengembangan, keselarasan, dan transparansi tujuan.
Dalam merancang OKR yang dapat dicapai, beberapa prinsip yang perlu diperhatikan adalah:
- Focus (Fokus): OKR harus mengarahkan pada aspek-aspek yang perlu dikembangkan.
- Alignment (Keselarasan): OKR harus selaras dengan tujuan keseluruhan tim dan perusahaan.
- Transparency (Transparansi): Keselarasan OKR dengan tujuan tim dan perusahaan menciptakan kesatuan visi dan tujuan, yang pada gilirannya mendukung pencapaian tujuan yang ditargetkan.
Dalam ringkasan, KPI memiliki struktur yang lebih terukur dan berorientasi pada angka, sementara OKR lebih fokus pada deskripsi kualitatif tujuan yang perlu dicapai dan bagaimana tujuan tersebut mendukung visi keseluruhan perusahaan.
Demikian tadi penjelasan lengkap mengenai perbedaan KPI dan OKR dalam penilaian kinerja. Penting bagi Sedulur untuk mengingat bahwa kedua konsep ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. KPI cenderung lebih fokus pada pengukuran hasil akhir yang dapat diukur secara kuantitatif, sementara OKR lebih menekankan pada pencapaian tujuan besar melalui upaya kolaboratif dan fleksibilitas dalam mengadaptasi perubahan.
Dalam memilih pendekatan yang tepat, organisasi perlu mempertimbangkan konteks, tujuan, dan budaya perusahaan. Dengan memahami perbedaan KPI dan OKR, diharapkan organisasi dapat mengoptimalkan penggunaan kedua konsep ini untuk meraih kesuksesan jangka panjang.
