Apakah Sedulur tertarik untuk berkarir di bidang event organizer? Tentu, sebelum terjun ke bidang event organizer, ada baiknya Sedulur mengetahui terlebih dahulu seluk beluk jobdesk event organizer.
Event organizer memiliki tugas dari merencanakan, mengorganisir, dan melaksanakan berbagai jenis acara, mulai dari konferensi bisnis hingga konser musik skala besar. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi kualifikasi dan jobdesk event organizer secara lengkap.
BACA JUGA: Cara Efektif Mempromosikan Diri di Jobstreet dan Contohnya!
Tugas seorang event organizer
Sedulur perlu mengetahui, ternyata seorang event organizer tidak hanya memiliki tugas untuk mencari target pasar audience. Tetapi mereka juga memiliki tugas dari mulai merencanakan, mengorganisir, melaksanakan berbagai acara sesuai rencana, dan lainnya. Berbagai jobdesk event organizer tersebut bisa Sedulur pahami lebih lengkap sebagaimana berikut:
- Merencanakan keseluruhan acara mulai dari konsep hingga yang lainnya sesuai dengan permintaan klien.
- Merencanakan anggaran kegiatan sesuai dengan budget klien
- Mencari lokasi untuk keperluan acara sesuai dengan pesan klien
- Mengawasi keseluruhan acara
- Merancang agenda acara
- Membuat panduan acara
- Melakukan aktivitas pemasaran yang bersifat online maupun offline
- Melakukan negosiasi dengan seluruh vendor yang terlibat dalam suatu acara
- Memberikan usul dan saran mengenai vendor untuk acara kepada klien
- Mengatur jadwal technical meeting dan gladi bersih suatu kegiatan
- Melakukan evaluasi jalannya acara untuk meningkatkan pelayanan kepada klien
Cara kerja event organizer
Pertama yang harus dilakukan oleh seorang event organizer dalam pekerjaannya adalah menyusun konsep acara secara keseluruhan. Langkah yang biasanya dilakukan adalah melakukan brainstorming untuk mengungkap dan merencanakan tema yang akan diusung, menentukan pengisi acara, serta menentukan lokasi yang tepat untuk acara tersebut.
Hal kedua yang harus dilakukan adalah implementasi persiapan teknis acara. Sedulur dapat memulai kegiatan ini dengan menyusun checklist yang mencakup semua hal yang akan ada dalam acara. Langkah ini penting dilakukan agar tidak ada persiapan teknis yang terlewatkan.
Setelah konsep acara terbentuk, langkah selanjutnya adalah menyusun budgeting atau anggaran yang diperlukan untuk pembiayaan acara. Dengan menyusun anggaran biaya yang lengkap, Sedulur akan mengetahui perkiraan kebutuhan operasional perusahaan saat memandu acara. Penyusunan anggaran meliputi keperluan administrasi, pengisi acara, konsumsi, sewa lokasi kegiatan, dan lainnya.
Selain itu, pembagian tugas secara rinci merupakan hal penting dalam menjalankan tugas sebagai event organizer. Sedulur harus melakukan pembagian tugas sesuai dengan divisi masing-masing dan memilih orang yang sesuai dengan bidang keahliannya. Hal ini akan memastikan bahwa jobdesk event organizer berjalan sesuai rencana, sehingga acara dapat berlangsung dengan lancar dan efisien.
Sebelum acara berlangsung, biasanya dilakukan gladi resik H1 untuk memastikan acara tetap sukses dan semua kru menjalankan tugas mereka dengan baik sesuai jobdesk event organizer dan rencana yang telah disepakati.
Terakhir, tahap pelaksanaan acara dilakukan sesuai dengan konsep yang telah disepakati oleh tim berdasarkan jobdesk event organizer. Namun, dalam suatu acara terkadang tidak sesuai dengan rancangan konsep yang telah dibuat berdasarkan jobdesk event organizer. Oleh karena itu, para kru juga harus memiliki rencana yang fleksibel agar dapat mengatasi gangguan teknis yang mungkin terjadi saat acara berlangsung.
Jobdesk event organizer
Jobdesk seorang event organizer meliputi serangkaian tugas yang harus dilakukan sepanjang proses perencanaan dan pelaksanaan acara. Pertama-tama, seorang Event organizer harus bertemu dengan klien dan mendengarkan kebutuhan dan tujuan acara yang ingin diadakan. Selanjutnya, mereka harus merancang konsep dan templat acara, termasuk menentukan tema, lokasi, dan tanggal acara.
Setelah konsep acara disetujui, jobdesk event organizer harus mulai merencanakan detail acara, seperti menyusun jadwal kegiatan, menentukan anggaran, dan mencari vendor dan mitra yang diperlukan. Mereka juga harus mengurus perizinan dan izin yang diperlukan untuk acara tersebut.
Selama proses pelaksanaan acara, jobdesk event organizer harus mengawasi semua aspek acara, termasuk mengkoordinasikan pekerjaan vendor, memastikan keberlanjutan pasokan makanan dan minuman, dan mengatur logistik, termasuk pengaturan panggung dan pencahayaan. Mereka juga bertanggung jawab dalam memastikan keamanan dan keselamatan selama acara berlangsung.
Selain itu, event organizer harus berkomunikasi secara efektif dengan semua pihak terkait, termasuk klien, vendor, dan tim internal. Mereka harus mengkoordinasikan pertemuan dan menjaga komunikasi yang lancar sepanjang proses acara.
Setelah acara selesai, event organizer harus melakukan evaluasi untuk mengevaluasi keberhasilan acara dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki di masa mendatang. Mereka juga harus mengurus administrasi akhir, termasuk pembayaran vendor dan penyelesaian semua dokumen terkait.
BACA JUGA: 18 Contoh Deskripsi Diri di CV yang Dijamin Gaet Rekruter
Kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjadi event organizer
Untuk menjadi event organizer yang berkualitas, sejumlah kualifikasi penting perlu dimiliki. Pertama-tama, seorang event organizer harus memiliki pengetahuan yang luas tentang industri acara dan pemahaman yang mendalam tentang berbagai jenis acara. Hal ini mencakup pemahaman tentang tata cara merencanakan, mengorganisir, dan melaksanakan acara dengan efektif. Pengetahuan tentang teknologi terkini yang berkaitan dengan industri acara juga sangat penting.
Selain pengetahuan, seorang event organizer juga harus memiliki keterampilan manajerial yang kuat. Kemampuan untuk mengelola waktu, anggaran, dan sumber daya manusia dengan efisien sangatlah penting dalam memastikan suksesnya sebuah acara.
Event organizer juga harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik dalam berinteraksi dengan klien maupun dalam bekerja dengan tim. Keterampilan negosiasi yang baik juga sangat diperlukan dalam bernegosiasi dengan vendor dan mitra lainnya.
Selain itu, seorang event organizer harus memiliki kemampuan multitasking yang tinggi. Dalam industri acara, seringkali ada banyak tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang terbatas. Kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan dan menjaga fokus adalah hal yang sangat penting.
Menjadi seorang event organizer yang sukses membutuhkan kualifikasi dan kemampuan tertentu. Pengetahuan tentang industri acara, keterampilan manajerial, kemampuan komunikasi yang baik, dan kemampuan multitasking yang tinggi adalah beberapa dari banyak kualifikasi yang dibutuhkan.
Dengan kualifikasi yang tepat dan pemahaman yang mendalam tentang tugas-tugas yang harus dilakukan, seseorang dapat membangun karir yang sukses dan membanggakan sebagai event organizer. Selain itu, jobdesk event organizer mencakup semua aspek perencanaan dan pelaksanaan acara, mulai dari merancang konsep hingga menangani logistik dan koordinasi tim.
Itulah kualifikasi dan jobdesk event organizer yang perlu dipahami oleh Sedulur saat ingin terjun ingin menekuni keberuntungan di bidang ini, semoga bisa menjadi inspirasi bagi Sedulur.
