Istilah procurement umum ditemukan dalam pembahasan mengenai bisnis perusahaan maupun masalah organisasi. Secara sederhana, pengertian procurement adalah pekerjaan yang berkaitan dengan pengadaan barang maupun jasa dalam rangka menjalankan roda bisnis atau pun memenuhi kebutuhan operasional kantor dan organisasi.
Meski terlihat sederhana, kegiatan procurement atau pengadaan harus dilakukan sesuai aturan yang berlaku. Oleh karenanya penting bagi Sedulur untuk mengetahui apa itu procurement termasuk mengenai jenis, proses, dan tahapan-tahapannya. Dalam artikel kali ini, Super akan membahas tentang procurement khususnya dalam kaitannya dengan proses bisnis, termasuk pengertian, jenis, proses, dan tahapan-tahapannya. Simak sampai habis, ya, Sedulur!
BACA JUGA: 25 Bisnis Rumahan dengan Modal Kecil yang Menjanjikan 2022
Pengertian procurement adalah
Procurement merupakan istilah yang berasal dari kata bahasa Inggris. Menurut Kamus Cambridge, procurement memiliki arti sebagai proses untuk mendapatkan barang atau pasokan. Selain itu, pengertian procurement juga didefinisikan sebagai proses di mana sebuah perusahaan membeli produk atau jasa yang diperlukan dari perusahaan lainnya.
Sementara, kata procurement umum diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia sebagai pengadaan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengadaan termasuk kata nomina yang memiliki arti proses, cara, perbuatan mengadakan, menyediakan, dan sebagainya.
Dalam kaitannya dengan bisnis, procurement merupakan kegiatan pengadaan barang atau jasa dalam rangka mencapai tujuan bisnis. Selain itu, procurement juga dijelaskan sebagai proses pengadaan barang atau jasa dari pihak luar, baik vendor maupun pemasok pihak ketiga. Kegiatan procurement ini meliputi tahap perencanaan hingga pengambilan keputusan.
Adapun dalam sebuah perusahaan yang menjalankan bisnis, adalah hal yang umum untuk ditemukan adanya divisi atau departemen khusus yang mengurus procurement. Dirangkum dari Glints dan Promise, pada umumnya ada delapan tugas yang dilakukan oleh bidang procurement di sebuah perusahaan. Dapat diuraikan, delapan tugas procurement adalah sebagai berikut.
- Melakukan identifikasi kebutuhan perusahaan.
- Membuat permintaan belanja (purchase request).
- Melakukan evaluasi dan memilih vendor.
- Melakukan negosiasi terkait harga dan perjanjian bisnis.
- Menerima dan memeriksa barang yang datang.
- Membuat invoice dan mengatur pembayaran.
- Mencatat detail pengadaan barang.
- Melakukan kontrol atau pengawasan.
Fungsi procurement adalah
Sebelumnya sudah dipahami bahwa procurement adalah sebuah kegiatan dalam perusahaan berupa pengadaan jasa atau barang. Kegiatan procurement atau pengadaan ini dilakukan oleh bagian khusus di perusahaan dalam rangka mencapai tujuan bisnis.
Berdasarkan uraian pengertian procurement di atas, dapat dinyatakan bahwa fungsi procurement adalah untuk menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pengadaan barang atau jasa di sini bisa dimaksudkan untuk kepentingan operasional kantor atau organisasi maupun dalam kaitannya dengan kepentingan produksi. Sementara itu, contoh procurement adalah pengadaan perlengkapan kantor untuk keperluan operasional dan pengadaan bahan baku untuk produksi perusahaan.
BACA JUGA: Bidang Pekerjaan Paling Diminati Perusahaan Startup. Fresh Graduate Wajib Tahu!
Komponen dalam procurement
Secara umum, ada tiga komponen yang menjadi kunci dalam kegiatan procurement atau pengadaan. Ketiga komponen tersebut adalah people, process, dan paperwork. Apa maksudnya? Berikut penjelasan tentang people, process, dan paperwork dalam procurement sebagaimana dikutip dari Net Suite.
1. People
Komponen pertama yaitu people merujuk pada jumlah orang yang terlibat dalam proses procurement di sebuah perusahaan. Umumnya jumlah orang yang terlibat dalam procurement bergantung pada nilai dari barang atau jasa yang dibutuhkan. Selain itu juga bisa dipengaruhi oleh skala manufaktur dan pemesanan.
2. Process
Process atau dapat diterjemahkan sebagai proses memiliki arti bahwa suatu kegiatan procurement harus dijalankan dengan proses yang efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Di sisi lain, perencanaan yang baik terkait proses pengadaan juga bisa melindungi perusahaan dari masalah atau bahkan risiko kerugian di samping kebutuhan yang tidak terpenuhi.
3. Paperwork
Terakhir adalah paperwork atau dokumentasi hitam di atas. Dengan kata lain, komponen ini dimaksudkan untuk mencatat atau mendokumentasikan setiap tahapan dari proses procurement yang dilakukan, baik secara tradisional maupun digital.
Sehingga selanjutnya data-data tersebut bisa diakses secara mudah dan proses procurement bisa dilakukan kembali dengan mengikuti prosedur yang sudah dilakukan sebelumnya. Hal ini juga sekaligus menjadi langkah antisipasi risiko masalah ketika terjadi perubahan staf pengadaan di sebuah perusahaan.
Jenis-jenis procurement adalah
Masih mengutip dari Net Suite, secara umum ada empat jenis procurement yang biasa dijumpai dalam proses bisnis sebuah perusahaan. Pembagian jenis procurement ini didasarkan pada bagaimana perusahaan menggunakan barang yang diperoleh melalui procurement, yakni langsung atau tidak langsung. Jenis procurement juga bisa dibagi berdasarkan wujudnya, yaitu berupa barang atau jasa. Sementara itu, berikut adalah uraian lengkap tentang jenis-jenis procurement.
1. Direct procurement
Direct procurement dapat diartikan sebagai pengadaan langsung, yaitu proses pengadaan barang atau jasa untuk menghasilkan produk akhir (end-product). Ini bisa menjadi pilihan dengan analisis efisiensi biaya untuk mencapai profitabilitas perusahaan.
Adapun bentuk direct procurement bisa berupa bahan dan komponen mentah yang nantinya diolah menjadi produk jadi. Contoh ini dapat dijumpai dalam proses pengadaan barang di perusahaan manufaktur. Contoh lainnya adalah pembelian barang jadi yang siap dijual kembali oleh perusahaan pengecer.
2. Indirect procurement
Secara sederhana, indirect procurement adalah kebalikan dari indirect procurement, yaitu pengadaan secara tidak langsung. Istilah tersebut mengacu pada tujuan pengadaan barang atau jasa yang tidak secara langsung berkontribusi untuk menghasilkan produk akhir perusahaan.
Pada umumnya, indirect procurement adalah pengadaan barang atau jasa berupa sesuatu yang digunakan sehari-hari. Misalnya, pengadaan barang-barang kebutuhan operasional kantor hingga jasa pemeliharaan peralatan.
3. Goods procurement
Jenis procurement selanjutnya adalah goods procurement, yaitu pengadaan barang. Seperti yang sudah disampaikan, jenis pengadaan ini didasarkan pada wujud atau bentuknya yang berupa barang fisik. Selain barang fisik, goods procurement juga dapat berupa software atau perangkat lunak yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam melakukan kegiatan operasional. Adapun pengadaan barang fisik ini bisa mencakup pengadaan secara langsung maupun tidak langsung (direct and indirect procurement).
4. Services procurement
Jenis yang terakhir adalah services procurement atau dapat diartikan sebagai pengadaan jasa. Dalam sebuah perusahaan, kegiatan pengadaan jasa ini bisa dalam wujud menarik tenaga outsourcing tergantung pada sumber daya manusia (SDM) yang sedang dibutuhkan. Misalnya mempekerjakan kontraktor individu, firma hukum, hingga jasa keamanan. Sama halnya dengan goods procurement, services procurement juga dapat mencakup pengadaan secara langsung maupun tidak langsung (direct and indirect procurement).
BACA JUGA: 6 Fungsi Manajemen dan Penjelasan Lengkap Untuk Perusahaan
Proses dan tahapan dalam procurement adalah
Procurement dapat dijelaskan sebagai sebuah proses pengadaan barang atau jasa oleh perusahaan dalam rangka mencapai tujuan, misalnya untuk kepentingan produksi. Proses tersebut dijalankan dengan mengikuti sejumlah tahapan yang membentuk suatu alur.
Dikutip dari Procurify, alur proses procurement atau pengadaan barang/jasa suatu perusahaan dapat dipengaruhi oleh sejumlah faktor. Di antaranya adalah model bisnis yang dijalankan, ukuran skala perusahaan, lokasi bisnis, struktur organisasi dalam perusahaan, hingga sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki.
Sementara itu, menurut Net Suite secara umum ada sembilan tahapan dalam proses procurement. Berikut penjelasan untuk setiap tahap procurement.
1. Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan perusahaan
This may be a new item that the company hasn’t previously purchased, a restock of existing goods or a subscription renewal
Tahap yang pertama adalah melakukan identifikasi terkait kebutuhan sebuah bisnis secara spesifik, baik kebutuhan dalam bentuk barang maupun jasa. Kebutuhan di sini juga bisa dalam wujud membeli sesuatu yang baru yang sebelumnya tidak dimiliki atau membeli kembali barang yang sudah dimiliki maupun memperbarui kontrak langganan.
Untuk dapat mengetahui kebutuhan perusahaan secara akurat, tidak ada salahnya berkonsultasi dengan seluruh departemen bisnis terkait. Terutama departemen yang ikut menggunakan barang atau jasa yang akan diadakan tersebut.
2. Mengajukan permohonan pembelian
Selanjutnya, kebutuhan akan sebuah barang atau jasa dapat disampaikan melalui surat permohonan resmi atau biasa dikenal sebagai purchase request atau purchase requisition. Melalui surat tersebut, karyawan secara individu maupun divisi atau departemen menyampaikan pemberitahuan mengenai kebutuhan akan suatu barang atau jasa kepada perusahaan. Biasanya surat permohonan tersebut terlebih dahulu melalui persetujuan dari manajer dan divisi keuangan.
Selanjutnya, permohonan akan dipertimbangkan oleh departemen pengadaan untuk melihat urgensinya. Jika disetujui maka proses procurement akan berlanjut ke tahap selanjutnya, yaitu mencari dan memilih vendor.
3. Mencari dan memilih vendor pengadaan barang atau jasa
Tahapan yang ketiga adalah mempertimbangkan vendor yang akan dipilih untuk menjadi penyedia barang atau jasa yang dibutuhkan. Umumnya, perusahaan akan menilai berdasarkan harga, reputasi, testimoni pelayanan, hingga kualitasnya secara keseluruhan. Tak hanya itu, pertimbangan pemilihan vendor untuk diajak bekerja sama dalam pengadaan barang atau jasa juga dapat dipengaruhi oleh budaya perusahaan tersebut. Sebab, bukan tidak mungkin kontrak kerja sama pengadaan barang atau jasa ini akan berjalan untuk waktu yang lama.
4. Melakukan negosiasi terkait harga dan kontrak kerja sama
Setelah menemukan vendor yang dianggap sesuai dengan berbagai kriteria yang dikehendaki oleh perusahaan yang melakukan procurement, langkah berikutnya adalah melakukan negosiasi. Negosiasi di sini bisa mencakup masalah harga hingga ketentuan kontrak kerja sama antara kedua belah pihak. Adapun tidak menutup kemungkinan untuk terjadi kegagalan dalam negosiasi. Untuk itu ada baiknya perusahaan memiliki beberapa opsi penawaran kontrak kerja sama.
5. Purchase order
Setelah proses negosiasi mencapai persetujuan, langkah selanjutnya adalah membuat purchase order atau pesanan pembelian dalam bentuk dokumen formal dan mengirimkannya kepada vendor atau pemasok. Dokumen purchase order sebaiknya dibuat secara terperinci sehingga perusahaan pemasok dapat secara jelas mengetahui barang atau layanan yang dibutuhkan.
6. Memeriksa kualitas barang dan jasa
Biasanya barang atau layanan yang diminta dari perusahaan vendor akan datang lebih dulu sebelum proses pembayaran selesai. Dalam hal ini, departemen pengadaan bisa melakukan pemeriksaan terutama terkait kualitas dari barang atau layanan yang diberikan oleh vendor.
7. Menerapkan three-way matching
Selain melihat kualitas barang, departemen procurement juga dapat melakukan three-way matching, yaitu pencocokan 3 hal sebelum menyetujui pembelian. 3 hal di sini meliputi purchase order, invoice, dan material receipt.
Ketiga dokumen ini penting untuk diperiksa secara cermat, salah satunya terkait dengan kecocokannya satu sama lain. Umumnya, tahapan three-way matching ini dimulai dengan pembuatan purchase order yang kemudian dikirim ke pemasok.
Selanjutnya, departemen procurement akan membuat dokumen material receipt setelah barang atau layanan yang dipesan datang. Berdasarkan dokumen tersebut, departemen keuangan akan memeriksa invoice yang dikirim pemasok untuk memastikan tagihan dari barang atau layanan yang dikirim.
8. Mengatur pembayaran
Jika ketiga dokumen yang diperiksa sebelumnya menunjukkan kecocokan, proses procurement dapat berlanjut ke tahap persetujuan dan kemudian mengatur prosedur pembayaran. Dalam hal ini, perlu adanya konsistensi dalam pembayaran tagihan, termasuk ketepatan jumlah dan waktu pembayaran. Sebab, hal ini dapat mempengaruhi hubungan antara kedua perusahaan.
9. Mencatat dan menyimpan semua dokumen terkait procurement
Seluruh proses terkait pengadaan barang harus dicatat dan kemudian dokumennya disimpan di tempat yang memadai. Catatan ini dapat digunakan untuk menjadi acuan dalam procurement barang atau jasa yang sama di kemudian hari. Selain itu juga membantu proses audit dan perhitungan pajak perusahaan terkait dengan pengadaan barang atau jasa.
BACA JUGA: 14 Fungsi Kemasan Produk yang Wajib Diketahui Pengusaha
Prinsip-prinsip dalam procurement adalah
Dapat dikatakan, procurement adalah kerja sama antara dua pihak, yakni perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa dan perusahaan lain sebagai vendor atau supplier yang menyediakan kebutuhan tersebut. Untuk dapat mencapai kerja sama yang membawa keuntungan bagi kedua belah pihak, perlu adanya prinsi-prinsip yang menjadi acuan dalam melaksanakan procurement.
Berikut adalah beberapa prinsip dalam procurement yang perlu untuk Sedulur ketahui. Perlu diketahui, daftar berikut tidak menunjukkan urutan proses atau tahapan.
1. Value for money
Prinsip yang pertama adalah value for money, yaitu kerja sama antara perusahaan dengan supplier atau vendor diharapkan dapat membawa keuntungan untuk masing-masing pihak. Sehingga proses procurement harus dilakukan dengan saling memberikan penawaran terbaik.
2. Akuntabilitas
Akuntabilitas menurut KBBI memiliki arti perihal bertanggung jawab atau keadaan dapat dimintai pertanggungjawaban. Dalam kaitannya dengan pengadaan barang atau layanan, prinsip akuntabilitas memiliki makna bahwa kedua belah pihak yang bekerja sama menjalankan kesepakatan yang jelas sesuai dengan aturan transaksi yang disetujui. Tidak menutup kemungkinan juga bagi masing-masing pihak untuk menetapkan sanksi apabila terjadi pelanggaran terhadap aturan yang sudah disepakati itu.
3. Konsistensi
Masih berkaitan dengan tanggung jawab dan terciptanya hubungan baik, kedua pihak juga harus menjunjung prinsip konsistensi dalam menjalankan procurement. Dengan demikian, kerja sama dalam hal procurement ini bisa terjalin dengan baik bahkan berkembang menjadi hubungan bisnis dalam jangka panjang yang mendatangkan keuntungan bagi masing-masing pihak.
4. Fairness
Prinsip selanjutnya adalah fairness atau juga dikenal sebagai fair trading. Artinya bahwa proses pengadaan harus dilakukan secara adil tanpa diskriminasi kepada pihak tertentu. Selain itu perusahaan yang mengajukan procurement juga tidak boleh memaksakan beban atau kendala yang tidak perlu kepada vendor.
5. Efisiensi
Prinsip efisiensi artinya kegiatan procurement ini harus dilakukan secara efisien. Sehingga dapat mendatangkan keuntungan maksimal dan menghindari kerugian akibat keterlambatan atau proses yang berjalan lama.
6. Informed decision making
Terakhir, proses procurement harus dilakukan dengan memperhatikan prinsip informed decision making. Maksudnya adalah, segala keputusan didasarkan pada informasi yang akurat. Selain itu, kebutuhan kedua pihak yakni perusahaan dan supplier haru sama-sama terpenuh secara baik.
Perbedaan purchasing dan procurement
Di samping procurement, Sedulur mungkin juga pernah mendengar istilah purchasing. Jika dilihat sekilas, kedua istilah itu terlihat sama, yakni berkaitan dengan proses penyediaan barang atau jasa. Tak heran, kedua istilah itu kerap dianggap memiliki makna yang sama.
Namun, purchasing dan procurement sebenarnya memiliki arti yang berlainan. Dikutip dari Glints, procurement merupakan istilah yang merujuk pada sebuah proses strategis yang meliputi kegiatan riset, negosiasi, dan perencanaan.
Sementara, purchasing adalah fungsi transaksional terkait upaya untuk memperoleh sumber daya yang diinginkan. Sehingga kegiatan purchasing hanya meliputi pembelian, pemesanan, dan atau pembayaran saja. Dengan kata lain, purchasing merupakan bagian dari proses procurement secara keseluruhan.
BACA JUGA: Pengertian Produksi: Fungsi, Tujuan, Faktor, dan Tahapannya
Mengenal e-Procurement
Selain procurement, dikenal juga istilah e-procurement. Secara sederhana, e-procurement adalah bentuk modernisasi atau digitalisasi dari procurement tradisional yang banyak dilakukan oleh perusahaan. Lantas, apa itu e-procurement?
Dikutip dari Promise, e-procurement adalah sistem yang membuat proses procurement atau pengadaan barang maupun jasa menjadi lebih efisien. Lebih jauh bisa dijelaskan bahwa e-procurement adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa secara elektronik dengan memanfaatkan perangkat lunak atau software dan koneksi internet. Sehingga bisa dikatakan bahwa proses procurement ini menggunakan teknologi komunikasi dan informasi.
Sama halnya dengan procurement secara tradisional, e-procurement juga memerlukan sejumlah komponen untuk dapat dijalankan dengan baik. Komponen dalam e-procurement di antaranya adalah sumber daya manusia yang memadai, perangkat lunak atau software, perangkat keras atau hardware, dan pengguna e-procurement. Selain itu, sejumlah infrastruktur, kebijakan, dan tata kelola bisnis juga diperlukan dalam proses e-procurement. Nah, pembahasan mengenai e-procurement akan dipaparkan lebih lengkap dalam artikel selanjutnya, ya!
Demikian pembahasan mengenai proses procurement dalam perusahaan. Dapat diketahui bahwa kegiatan procurement merupakan hal penting yang dapat mempengaruhi jalannya roda bisnis suatu perusahaan.
Mau belanja bulanan nggak pakai ribet? Aplikasi Super solusinya! Mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga tersedia lengkap. Selain harganya murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan belanja lewat handphone. Nggak perlu keluar rumah, belanjaan pun langsung diantar.
Bagi Sedulur yang punya toko kelontong atau warung, bisa juga lho belanja grosir atau kulakan lewat Aplikasi Super. Harga dijamin lebih murah dan bikin untung makin melimpah.
