Di era digital ini, Sedulur pasti mulai mengenal istilah-istilah baru yang diserap dari bahasa asing. Salah satunya hard copy dan soft copy. Istilah ini sering dipakai untuk menyatakan sifat suatu dokumen, apakah ia berupa dokumen fisik atau sebaliknya berupa salinan digital. Pada dasarnya hard copy adalah jenis dokumen cetak yang berwujud dan memiliki volume.
Untuk tahu lebih lanjut, mari kita bahas bareng-bareng apa yang dimaksud dengan hardcopy dan softcopy adalah apa. Jangan sampai deh Sedulur tengsin karena tak mengerti beda antara keduanya dan salah mengirim dokumen untuk pekerjaan atau tugas sekolah.
BACA JUGA: 5 Cara Mengembalikan File yang Terhapus di Laptop dan PC
Definisi hard copy adalah
Secara umum hard copy adalah dokumen yang memiliki bentuk fisik yang bisa dipegang dengan tangan atau berwujud. Ia bisa berbentuk lembaran kertas, memo, formulir, surat, buku, bundelan kertas.
Arti hard copy adalah salinan sebuah dokumen atau output mesin yang lain yang dicetak di atas kertas. Atau juga bisa disebut berkas yang awalnya ada dalam komputer tetapi di cetak dalam kertas yang terlihat nyata dan dapat di pegang.
Hard copy tentunya lebih berat karena memiliki volume dan harus diserahkan menggunakan kontak fisik, yaitu dari tangan ke tangan atau meja ke meja. Proses pengiriman atau distribusinya tentu jauh lebih lama dibandingkan soft copy. Apalagi bila dilakukan antar kota atau negara, maka batas geografis pun akan terasa.
Bedanya dengan soft copy
Sudah paham contoh hard copy, ini saatnya Sedulur tahu bedanya dengan soft copy. Kebalikannya, dokumen digital hanya bisa dibuka dengan bantuan software atau perangkat lunak khusus. Misalnya Photoshop, Microsoft Word atau Adobe Acrobat. Formatnya pun beragam, bisa docx, pdf, tiff, jpg, webp,png dan lain sebagainya.
Dokumen ini bisa ditransfer dari satu perangkat ke perangkat lainnya menggunakan berbagai cara, seperti cloud storage, email, atau menggunakan kartu memori semacam USB stick, hard drive, CD, disket, dan lain sebagainya. Dengan begini, pengiriman bisa dilakukan dengan lebih cepat dan mudah, apalagi di era yang serba terkoneksi seperti ini. Maka, soft file bisa dikirim langsung melalui surel dari satu tempat ke tempat lain dalam hitungan detik atau menit tergantung ukuran dokumen. Jarak antar negara dan kota tidak lagi jadi masalah.
Cara menyiapkan
Cara membuat hard copy yang paling umum dilakukan adalah dengan mencetaknya menggunakan printer atau mesin pencetak. Dokumen biasanya diketik dulu menggunakan software di komputer sehingga menghasilkan soft file atau dokumen digital. Baru kemudian dengan mekanisme pencetakan dengan printer, dokumen menjadi terbaca di atas kertas. Bisa dibawa dan dipegang langsung dengan tangan. Sementara, konten dalam dokumen pun tidak memiliki perbedaan alias sama persis.
BACA JUGA: Cara Menggabungkan File PDF Secara Online Mudah & Gratis
Kelebihan dan kekurangan dokumen hard copy
Hardcopy atau hard copy juga sering disebut sebagai printout karena dibuat dengan cara dicetak menggunakan printer di atas kertas. Kertas sendiri memiliki kekurangan karena mudah lapuk dan rusak bila terkena air. Ia juga mudah terbakar dan bisa saja mengalami kerusakan lain karena organisme tertentu, misalnya jamur, kecoa, dan tikus.
Mencetak juga membutuhkan tinta. Kebanyakan tinta printer berbahan dasar alkohol dan air yang mudah luntur. Ada juga tinta serbuk yang biasa digunakan untuk printer laser. Namun, ia juga tidak tahan cuaca hingga bisa pudar seiring berjalannya waktu. Cara untuk mengamankan tinta biasanya dengan memberi laminasi plastik.
Kekurangan lain dari hard copy adalah makan tempat. Bila hanya beberapa lembar tidak akan terasa, tetapi untuk instansi yang memiliki dokumen dari tahun sekian hingga kini, bisa dibayangkan berapa banyak dokumen yang harus disortir dan disimpan.
Namun, hard copy masih disukai karena sensasinya yang berbeda saat membaca atau melihat sebuah dokumen. Tidak ada layar biru yang membuat mata cepat lelah. Hal ini akan terasa saat seseorang misalnya membaca buku, majalah, atau paper di layar dengan versi cetak. Maka, jelas versi cetak jauh lebih mudah dan nyaman dibaca.
Kini ada gawai berupa tablet yang mencoba membuat membaca di gawai digital jauh lebih nyaman. Sedulur boleh coba metode tersebut bila ingin mengurangi jumlah dokumen fisik.
Masihkah relevan di era digital?
Meski sudah banyak software dan gawai yang memungkinkan seseorang membaca dan membuka dokumen dalam bentuk soft file, hard copy masih dicintai. Terutama untuk penggemar buku, maka masih banyak yang lebih suka membeli buku fisik ketimbang membeli versi elektronik yang berformat epub atau pdf. Beberapa instansi juga masih menggunakan hard copy dalam beberapa acara. Percetakan foto pun masih hidup hingga kini karena pas foto masih dibutuhkan untuk keperluan pemberkasan dokumen resmi. Receipt atau bon belanja juga biasanya dicetak, begitu juga dengan label pengiriman dan resi paket.
Bahasan tentang hard copy adalah dan contohnya sudah Sedulur baca, nih. Makin paham deh beda kedua bentuk dokumen di atas.
Sedulur yang membutuhkan sembako, bisa membeli di Aplikasi Super lho! Sedulur akan mendapatkan harga yang lebih murah dan kemudahan belanja hanya lewat ponsel. Yuk unduh aplikasinya di sini sekarang.
