Di setiap jenis pekerjaan, baik di dalam perusahaan, institusi atau organisasi, bagian administrasi merupakan bagian penting. Begitu juga dalam sebuah proyek yang dilakukan, bagian administrasi memeran peran penting. Tugas administrasi proyek adalah yang terpenting untuk mengatur.
Pada dasarnya, tugas administrasi proyek adalah mengatur segala pencatatan atau pembukuan dari berbagai macam urusan yang ada. Dalam kesempatan kali ini, kita akan bahas segala hal lengkap tentang tugas administrasi proyek.
Namun sebelum masuk ke pembahasan utama, kita simak dulu pengertian tentang apa itu administaris proyek sendiri.
BACA JUGA: Script Writer: Pengertian, Tugas, Skill, dan Jenjang Karirnya
Apa itu administrasi proyek?
Administrasi proyek merupakan bagian penting yang bertugas untuk mengatur segala pencatatan atau pembukuan dari berbagai macam urusan yang ada. Seorang yang bekerja di bagian administrasi proyek biasa dikenal dengan nama administrator proyek atau disingkat admin proyek.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah mengatur segala hal administrasi proyek, seperti misal dokumentasi, manajemen rapat, menangani anggaran proyek, dan menggunakan keterampilan manajemen waktu untuk membantu tim tetap bekerja sesuai rencana.
Rekenan utama seorang admin proyek yaitu manajer proyek. Tujuan dan capaian admin proyek yaitu membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan dapat melancarkan proyek yang sedang berjalan untuk kebaikan perusahaan itu sendiri.
Tugas administrasi proyek
Nah, kali ini kita akan bahas langsung pembahasan utama terkait apa saja tugas dari seorang administrasi proyek. Mungkin dari penjelasan di atas, sedikit banyaknya Sedulur telah memiliki gambaran tugas dari pekerjaan ini.
Untuk lebih lengkapnya, berikut ini daftar dari tugas seorang administrasi proyek, adalah sebagai berikut:
1. Melakukan data entry
Tugas utama seorang admin adalah melakukan pengumpulan data perusahaan dan memasukkannya ke dalam dokumen di komputer.
Hal serupa juga berlaku bagi admin proyek yang bertanggung jawab dalam mencatat dan mengorganisir data terkait proyek secara sistematis, termasuk informasi tanggal, nama data, penanggung jawab, dan lain sebagainya.
Admin proyek harus memiliki keahlian khusus dalam melaksanakan tugas ini dengan teliti dan cermat. Tujuannya adalah agar data yang terkumpul dapat dengan mudah diakses dan digunakan sebagai referensi di masa mendatang.
2. Membuat laporan keuangan
Sebagai seorang admin proyek, salah satu tugas penting adalah menyusun laporan keuangan yang mencakup pemasukan dan pengeluaran yang terkait dengan proyek, seperti laporan kas bank proyek, laporan pergudangan, daftar hutang, dan sebagainya.
Dalam tugas ini, seorang admin proyek harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi agar laporan yang disusun tidak ada yang terlewatkan dan kesalahan dapat diminimalisir.
Hal ini penting untuk memastikan keakuratan informasi dalam laporan serta menjaga keandalan data keuangan proyek. Dengan memiliki tingkat ketelitian yang tinggi, seorang admin proyek dapat memastikan bahwa semua aspek keuangan tercatat dengan akurat dan transparan.
3. Menyeleksi calon pekerja proyek
Bagian administrasi proyek memiliki pemahaman yang mendalam tentang anggaran dan batas waktu maksimal pelaksanaan suatu proyek. Oleh karena itu, mereka memiliki peran penting dalam proses seleksi calon pekerja.
Dalam proses seleksi, admin proyek dapat menentukan apakah calon pekerja akan dipekerjakan dengan sistem harian atau bulanan, sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa kebutuhan proyek dapat terpenuhi dengan efisien, baik dari segi waktu maupun anggaran.
4. Membuat dokumentasi pengerjaan proyek
Sebagai bukti yang meyakinkan mengenai validitas data yang diinput, admin proyek memiliki tanggung jawab untuk membuat dokumentasi terkait proses kerja yang dilakukan. Dokumentasi ini dapat berupa foto-foto yang dapat dilampirkan dalam laporan proyek.
Selain itu, sebagai cara untuk melaporkan perkembangan proyek secara lebih langsung, admin proyek juga dapat membuat dokumentasi melalui video.
Dengan menggunakan teknologi video, admin dapat merekam dan mengabadikan berbagai aspek proyek, seperti proses pengerjaan, penyelesaian tugas, dan kemajuan yang telah dicapai. Hal ini memberikan bukti yang lebih visual dan memungkinkan pihak terkait untuk melihat dengan jelas apa yang telah dilakukan dalam proyek tersebut.
5. Mengecek biaya dibutuhkan dalam pekerjaan proyek
Selain bertanggung jawab dalam pemeliharaan dan pengecekan aset fisik perusahaan, tugas utama administrasi proyek adalah melakukan pengawasan terhadap aspek keuangan yang terkait.
Penting bagi seorang administrasi proyek untuk memastikan kesesuaian antara pengeluaran dana dengan pekerjaan yang telah diselesaikan. Oleh karena itu, seorang admin harus memiliki pemahaman yang baik mengenai harga bahan dan peralatan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.
Dalam menjalankan tugasnya, seorang admin harus dapat melakukan pengecekan dan pemantauan terhadap pengeluaran yang terjadi, serta memastikan bahwa anggaran yang telah ditetapkan sesuai dengan kebutuhan proyek.
Hal ini akan membantu menjaga keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan dengan hasil pekerjaan yang telah dilakukan.
Seorang administrasi proyek dapat menjadi bagian penting dalam pengendalian biaya proyek dan memastikan bahwa semua transaksi keuangan terkait dengan proyek berjalan dengan efisien dan sesuai dengan rencana.
6. Membuat laporan mingguan dan bulanan
Sebagai tugas penting seorang administrasi proyek, adalah membuat laporan yang terkait dengan kemajuan proyek pembangunan yang sedang berlangsung.
Laporan ini harus disusun secara cermat dan harus ditandatangani oleh manajer proyek, serta pihak-pihak terkait yang memiliki keterlibatan dalam proyek dan perlu mengetahuinya. Pembuatan laporan proyek merupakan langkah yang sangat penting untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam proyek tersebut.
Laporan ini berfungsi sebagai sarana komunikasi antara manajer proyek, pemangku kepentingan, dan pihak-pihak terkait lainnya, sehingga semua pihak dapat memahami perkembangan proyek dan mengambil tindakan yang diperlukan.
7. Membuat surat perizinan jalan
Dalam pelaksanaan proyek, mobilitas kendaraan yang mengangkut berbagai material sangatlah penting. Untuk memastikan bahwa kendaraan tersebut dapat mengangkut material dari luar ke lokasi proyek, penting bagi admin proyek untuk menyediakan surat jalan.
Surat jalan yang diberikan oleh admin proyek berfungsi sebagai dokumen resmi yang memberikan otorisasi kepada kendaraan untuk memasuki dan keluar dari lokasi proyek. Surat jalan ini merupakan bukti bahwa kendaraan tersebut memiliki izin untuk melakukan pengiriman material ke proyek.
Sebaliknya, kendaraan yang datang dari luar juga diwajibkan untuk membawa surat jalan dari sumber asalnya. Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya kendaraan ilegal yang mencoba masuk ke area proyek dengan cara yang tidak sah.
Surat jalan ini menjadi alat pengawasan yang efektif untuk memastikan bahwa kendaraan yang masuk ke proyek merupakan kendaraan yang diizinkan.
8. Menjaga aset milik perusahaan
Dalam pelaksanaan proyek, sebagian besar perusahaan menggunakan berbagai jenis peralatan yang merupakan aset milik perusahaan.
Penting bagi admin proyek untuk menjaga dan memelihara aset-aset ini agar tidak hilang atau rusak akibat penggunaan yang tidak tepat atau tidak sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
Salah satu tugas penting dari seorang admin proyek adalah menyediakan dan mengelola data terkait jumlah dan kondisi aset perusahaan. Data ini berfungsi sebagai acuan untuk melakukan pengecekan berkala terhadap aset-aset yang digunakan dalam proyek.
Dengan memiliki data yang terperinci mengenai aset perusahaan, admin proyek dapat dengan mudah memantau dan memverifikasi keberadaan serta kondisi aset-aset tersebut.
Hal ini memungkinkan dilakukannya pengecekan secara berkala untuk memastikan bahwa aset perusahaan tetap terjaga dengan baik dan dapat digunakan secara efektif selama proses proyek berlangsung.
9. Laporan pada pemerintah setempat
Tentu saja dalam sebuah perusahaan yang bergerak di bidang kontruksi, pembangunan merupakan hal utama yang dilakukan.
Pembangunan di berbagai daerah mengharuskan pihak perusahaan untuk melapor dan mengurus berbagai administrasi di pemerintahan setempat maka dari itu tugas admin proyek lah yang akan mengurus segala laporan administrasi seperti keberadaan proyek, karyawan, pelaksanaan pekerjaan pada pemerintah daerah setempat (lurah, kepolisian, dan lain sebagainya).
10. Mengurus administrasi tagihan
Tugas admin proyek selanjutnya adalah mengurus segala administrasi tagihan pada pemiliki proyek. Jika proyek tersebut merupakan proyek nasional, ia harus mengurus laporan administrasi tersebut kepada pemerintah pusat dan menyiapkan berbagai dokumen terkait permintaan dana pada bagian keuangan pusat.
11. Mengatur jadwal kepegawaian
Tugas admin proyek tak hanya sekadar merekrut dan menyeleksi para calon pekerja proyek. Ia juga harus menulis dan mengatur jadwal para pekerja seperti absensi dan jadwal libur.
Selain mengurus jadwal-jadwal ia harus mengatur berbagai administrasi seluruh pegawai seperti data-data pegawai, pembayaran gaji, asuransi ketenagakerjaan, kesehatan, dan beberapa tunjangan lainnya.
12. Merapikan dan membuat salinan dokumen
Terakhir, tugas seorang admin proyek adalah merapikan semua dokumen yang dibuat dan membuat salinannya sebagai cadangan atau backup. Salinan dokumen juga berfungsi sebagai arsip untuk membuat riwayat proyek.
BACA JUGA: 13 Cara Mengembangkan Potensi Diri Untuk Karirmu!
Gaji administrasi proyek
Dari daftar penjelasan terkait tugas administrasi proyek di atas, tentu Sedulur bertanya tentang gaji yang diterima oleh admin proyek berama. Tentu banyak faktor yang dapat mempengaruhi gaji yang diterima, bergantung perusahaan dan proyek yang dijalankan.
Adapun beberapa faktor yang dapat mempengaruhi gaji dari seorang admin proyek adalah sebagai berikut:
- Upah minimum regional (UMR)
- Besar kecilnya budget proyek perusahaan
- Jenjang pendidikan terakhir
- Pengalaman kerja yang dimiliki
- Sertifikasi yang dimiliki
- Keterampilan yang dapat dibuktikan
- Besaran tanggung jawab proyek yang akan dilaksanakan
Estimasi gaji yang dapat diperoleh seorang admin proyek dapat berkisar dari Rp3.000.000-Rp5.000.000. Selain gaji pokok, beberapa perusahaan juga mengalokasikan dana pelaksanaan proyeknya dalam bentuk tunjangan tambahan seperti insentif asuransi dan uang lembur.
Jadi, sebelum mengambil posisi sebagai admin proyek, pastikan Sedulur telah melalui proses negosiasi gaji yang tepat dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas.
Untuk jenjang karir sendiri, dari tugas administrasi proyek yang dijelaskan tentu saja sangat menjanjikan. Selain itu, agar memiliki jenjang karir yang terarah, Sedulur juga harus memahami seluk beluk posisi yang berhbngan dengan karir sebagai admin proyek. Berikut ini jenjang yang bisa dijalani:
- Tingkat Junior (<2 tahun pengalaman) seorang staf administrator
- Tingkat Menengah (3-4 tahun pengalaman) seorang kontraktor administrator
- Tingkat Senior (6-10 tahun pengalaman) menjadi seorang senior contracts administrator
Kualifikasi yang harus dimiliki
Dari penjelasan tanggung jawab dan tugas administrasi proyek di atas tentu Sedulur terbayang apa saja kualifikasi yang dibutuhkan. Namun untuk lebih jelasnya lagi, beriktu ini penjelasan terkait kualifikasi yang harus dimiliki seorang administrator proyek, yaitu:
1. Keterampilan surat menyurat
Seorang admin proyek akan bertanggung jawab dalam membuat berbagai macam surat. Mulai dari perizinan pelaksanaan proyek, kontrak kerja, pencairan dana, surat jalan, sampai surat perintah lembur. Surat-surat tersebut biasanya memiliki ketentuan penulisan dan formatnya masing-masing.
Pastikan Sedulur familiar dengan tata cara dan ragam penulisan surat secara profesional serta sesuai fungsinya.
2. Pengoperasian komputer dan perangkat lunak
Pada zaman ini, pembuatan surat menyurat dan laporan pastinya menggunakan aplikasi perangkat lunak atau software. Karenanya, menguasai kemampuan mengetik dan cara kerja komputer adalah skill utama yang wajib dimiliki.
Kuasailah program perangkat lunak seperti Microsoft Office dan berbagai fitur di dalamnya agar pekerjaanmu lebih mudah diselesaikan. Cari tahu juga berbagai aplikasi produktif lainnya yang dapat mengoptimalkan pekerjaanmu.
3. Responsif dan komunikatif
Sebagai admin proyek, Sedulur akan berada di posisi yang menuntutmu untuk berinteraksi dengan berbagai macam pihak. Mulai dari pimpinan proyek dari perusahaan, project manager, sub kontraktor, pekerja proyek, hingga staf divisi keuangan perusahaan.
Maka dari itu, upayakan untuk melatih skill komunikasi agar Sedulur dapat memberikan respons yang tepat dalam berbagai macam situasi dan kondisi.
4. Memahami proses birokrasi perusahaan
Memiliki komunikasi yang baik tidak cukup jika Sedulur tidak memahami alur birokrasi dan organisasi dalam perusahaan.
Karena proses pembuatan surat dan input laporan pelaksanaan proyek berhubungan dengan berbagai pihak dengan jabatan yang beragam, Sedulur perlu mengalokasikan waktu khusus untuk mengenal alur birokrasi yang ada. Jangan sampai proses kinerja proyek jadi terhambat karena lembaran dokumen yang Sedulur buat ternyata salah alamat.
5. Pengelolaan waktu
Seorang admin proyek akan bekerja dalam rentang waktu tertentu untuk mencapai target kesuksesan setiap proyek. Pengelolaan waktu secara efisien menjadi aspek penting karena pengerjaan proyek harus selesai sebelum deadline yang diberikan oleh perusahaan.
Karena itu, Sedulur perlu membuat penjadwalan alur kerja serta menentukan prioritas yang lebih penting dan mendesak agar goals sebuah proyek dapat terpenuhi secara maksimal.
6. Terorganisir dan detail-oriented
Pekerjaan ini mengharuskan Sedulur untuk membuat laporan secara berkala dan melakukan pengarsipan berbagai file dan berkas penting. Ketika membuat laporan yang baik, Sedulur harus jeli dalam memperhatikan detail kejelasan penulisan dan deskripsi informasi yang ada di dalamnya.
Selain itu, agar pengarsipan berjalan dengan baik, Sedulur perlu mengklasifikasikan setiap dokumen dengan memberi nama serta nomor, dan menempatkannya ke dalam berkas tertentu agar lebih mudah dicari ketika dibutuhkan.
BACA JUGA: Desainer Grafis: Pengertian, Jenis, Tugas dan Prospek Karir
Pendidikan untuk menjadi admin proyek
Semua tugas administrasi proyek berkaitan dengan dokumentasi dan kearsipan, juga terkait rencana dan plan yang harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan. Tentu selain pengalaman ada latar belakang pendidikan yang dibutuhkan agar dapat menjadi seorang admin proyek.
Umumnya, administrasi perkantoran merupakan program D-III yang dapat diselesaikan dalam rentang waktu tiga tahun. Selama masa studi, Sedulur akan mempelajari ilmu manajemen kearsipan, konsep administrasi dan manajemen, serta komunikasi dan public speaking.
Pada umumnya, program studi ini akan mempersiapkan lulusannya agar siap masuk ke dalam berbagai jenjang karier administratif. Selain itu, jika Sedulur ingin mendapatkan peluang lebih besar untuk bekerja dalam pelaksanaan proyek dengan budget besar, tidak ada salahnya untuk mempertimbangkan pendidikan lanjutan pada program S-1 Manajemen Konstruksi atau Teknik Sipil.
Nah itulah daftar tugas administrasi proyek beserta dengan kisaran gaji dan kualifikasi yang harus dimiliki untuk dapat berkarir sebagai administrator proyek. Jangan lupa juga untuk terus meningkatkan kualitas diri agar bisa menaiki jenjang karir menjadi yang terbaik dan tertinggi.
