Bagi Sedulur yang memiliki passion berkecimpung dalam dunia bisnis, terutama dalam struktur organisasi di dalam perusahaan, terdapat salah satu pekerjaan yang bisa jadi pilihan Sedulur untuk dicoba. Pekerjaan tersebuat yaitu sebagai project manager. Pengertian dan tugas project manager dalam sebuah perusahaan begitu penting.
Untuk mengetahui hal tersebut, dalam kesempatan kali ini kita akan bahas bersama pengertian dan tugas project manager secara lengkap. Agar Sedulur bisa memiliki pandangan ketika ingin membangun karir sebagai profesi ini di dunia pekerjaan. Seperti apa penjelasannya? Yuk, simak di bawah ini!
BACA JUGA: 7 Tips untuk Persiapan Ketika Memutuskan Career Switch
Pengertian project manager
Sebelum membahas lebih lengkap terkait tugas dan deskripsi pekerjaan dari seorang project manager, ada baiknya Sedulur mengetahui definisi dari karir satu ini. Project manager adalah seseorang yang memegang peran penting dalam perencanaan, eksekusi, pengawasan, pengendalian dan penutupan sebuah project yang dijalankan.
Tanggung jawab utamanya adalah dari mulai tahapan awal hingga tahapan akhir project yang dilakukan. Posisi karir ini bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan sebuah project. Jika project yang dijalankan berhasil, maka perusahaan akan mendapatkan keuntungan atau hasil sesuai perkiraan.
Sebaliknya, jika project gagal maka perusahaan akan menanggung semua kerugian. Maka dari itu, pengertian dan tugas project manager sangat amat penting dan berpengaruh bagi perusahaan. Seorang project manajer harus siap menerima dan mengantisipasi hal-hal yang buruk terjadi.
Tugas dan deskripsi pekerjaan
Setelah mengetahui pengertian dan tugas project manager, selanjutnya tentu harus mengetahui deskripsi pekerjaan atau tugas-tugas yang harus dilakukan. Dari penjelasan di atas, mungkin Sedulur telah memiliki beberapa gambaran terkait tugas dan tanggung jawab posisi ini.
Namun secara umum, cakupan dari tugas dan deskripsi pekerjaan ini adalah sebagai berikut:
- Mengoordinasikan sumber daya internal dan pihak ketiga/vendor untuk pelaksanaan proyek yang efektif dan efisien.
- Memastikan bahwa semua proyek diselesaikan tepat waktu, dalam ruang lingkup dan anggaran yang sesuai.
- Mengembangkan tujuan proyek, melibatkan semua pemangku kepentingan yang relevan dan memastikan kelayakan teknis.
- Memastikan ketersediaan dan alokasi sumber daya.
- Mengembangkan rencana proyek yang detail untuk melacak progres tim.
- Mengukur kinerja proyek menggunakan sistem, tools, dan teknik yang tepat.
- Melakukan pelaporan ke pihak manajemen sesuai kebutuhan.
- Mengelola hubungan dengan klien dan semua pemangku kepentingan.
- Melakukan manajemen risiko untuk meminimalkan risiko proyek.
- Menjalin dan memelihara hubungan dengan pihak ketiga/vendor.
- Membuat dan mengelola dokumentasi proyek yang komprehensif.
Tentu saja, berbeda industri dan perusahaan maka juga berbeda tugas, tanggung jawab dan deskripsi pekerjaan yang dilakukan. Namun, informasi yang disampaikan di atas merupakan gambaran umum terkait tugas dan tanggung jawab seorang project manajer.
Kualifikasi project manager
Selain mengetahui pengertian dan tugas project manager, bagi Sedulur yang berniat untuk menjadikan posisi ini sebagai tujuan karir, terdapat beberapa kualifikasi yang penting untuk Sedulur ketahui. Mulai dari kualifikasi pendidikan, sertifikasi hingga pengalaman kerja. Berikut ini penjelasan lengkapnya:
1. Kualifikasi pendidikan
Selain pengertian dan tugas project manager, ada kualifikasi pendidikan yang penting untuk diketahui. Tidak ada jurusan spesifik yang harus ditempuh untuk menjadi seorang project manajer. Kualifikasi pendidikan juga dapat bergantung pada bidang atau industri perusahaan yang kamu lamar.
Misalnya jika kamu melamar di perusahaan di bidang konstruksi, ada kemungkinan perusahaan akan mencari kandidat yang memiliki latar belakang pendidikan di teknik sipil atau manajemen konstruksi. Namun, umumnya perusahaan akan mencari lulusan S1 atau diploma untuk mengisi posisi ini.
2. Sertifikasi
Terdapat beberapa sertifikasi keahlian yang juga akan meningkatkan kualifikasi sebagai seorang manajer project. Beberapa sertifikasi project management yang banyak dikenal di antaranya adalah:
- Project Management Professional (PMP)
- Project Management Ready (PMR)
3. Pengalaman kerja
Kualifikasi terakhir yang akan diperhatikan yaitu berkaitan dengan pengalaman kerja. Ada beberapa pengalaman kerja yang dianggap relevan dan berkaitan dengan manajemen project yang akan menjadi pekerjaan utama seorang project manajer. Beberapa pengalaman kerja yang dimaksud yaitu:
- Ikut program volunteer, baik di dalam dan di luar lingkungan kerja atau kuliah.
- Mencari kesempatan magang, part-time atau project-based.
- Melamar untuk posisi entry-level.
Seiring dengan bertambahnya pengalaman kerja, akan ada lebih banyak kesempatan menjadi project manager dengan posisi yang lebih tinggi, sehingga apa yang telah dijelaskan dalam pengertian dan tugas project manager di atas bisa dipahami dan melekat pada diri.
BACA JUGA: 17 Prospek Kerja Jurusan Pariwisata Beserta Gajinya!
Kemampuan yang dibutuhkan
Bukan hanya mengetahui pengertian dan tugas project manager saja untuk dapat mencapai posisi ini. Tentu ada serangkaian skill atau kemampuan yang dibutuhkan. Selain itu, posisi ini memiliki tanggung jawab yang besar. Tentu beberapa kemampuan sangat dibutuhkan.
Terdapat beberapa kemampuan yang akan sangat berguna untuk menghadapi setiap permasalahan dalam menyusun dan menjalankan setiap project. Berikut ini beberapa kemampuan yang dibutuhkan, yaitu:
1. Komunikasi yang baik
Seperti kebanyakan profesi lainnya, komunikasi adalah kemampuan yang sangat dibutuhkan oleh project manager juga. Bahkan, sebagai project manager, Sedulur harus lebih mahir lagi untuk mengutarakan pendapat dan menyampaikan pesan-pesan penting.
Terutama pendapat dan pesan yang berkaitan dengan gagasan yang akan menentukan bagi project yang dijalankan. Pasalnya, Sedulur tidak hanya berhubungan dengan anggota tim, tapi juga klien project yang sangat berharap agar project tersebut berhasil.
Dengan kemampuan komunikasi yang baik, seorang project manager bisa menyampaikan visi, tujuan, ide, dan permasalahan yang dihadapi untuk menyukseskan sebuah project yang dipengang dan akan dilaksanakan.
2. Kepemimpinan
Kemampuan kedua yaitu kemampuan kepemimpinan yang baik. Posisi ini berkaitan dengan memimpin sebuah proyek. Maka tidak heran jika jiwa kepemimpinan sangat diperlukan. seorang project manager tentunya harus bisa memimpin dengan baik.
Ketahui bagaimana cara mengarahkan anggota tim untuk mengerjakan tugas-tugas yang harus diselesaikan, memotivasi mereka, dan membuat mereka mampu menyelesaikan proyek. Bagi Sedulur yang terbiasa berorganisasi sebelumnya, kemampuan ini tidak akan sulit didapatkan.
Hanya perlu diasah agar bisa sesuai dengan kebutuhan, terutama agar tepat guna. Arahan yang tepat dibutuhkan agar arah sebuah proyek berhasil mencapai tujuan yang dibutuhkan.
3. Kemampuan negosiasi
Skill dan kemampuan ini dibutuhkan project manager untuk berhubungan dengan supplier, klien, dan para stakeholder lainnya yang memiliki kepentingan dalam sebuah proyek. Negosiasi adalah skill yang juga sangat bermanfaat dalam berkomunikasi dengan anggota tim, lho.
Kadang, seorang proyek manager harus bernegosiasi mengenai tugas yang diberikan, berargumen tentang suatu ide dan keputusan, dan lainnya. Kemampuan berdebat juga penting dalam bernegosiasi. Kemampuan ini merupakan kemampuan dasar dari organisasi. Jika Sedulur sangat terbiasa mengikuti organisasi dalam setiap jenjang pendidikan yang Sedulur jalankan, tentu kemampuan hanya perlu diasah agar lebih cakap lagi.
4. Manajemen tim dan waktu
Waktu dan tim merupakan dua hal penting dalam sebuah project, dan dua hal tersebut harus diatur dengan baik oleh seorang project manajet. Maka dari itu, kemampuan ini sangat penting karena berkaitan dengan kesuksesan sebuah project itu sendiri.
Oleh karena itu, sebagai pemimpin project, Sedulur harus tahu bagaimana caranya mengelola dua hal ini dengan maksimal. Anggota tim harus bekerja secara efektif dalam batas waktu yang ditentukan. Batas waktu ini pun harus dibuat berdasarkan pertimbangan yang matang sehingga proyek bisa selesai tepat waktu.
5. Manajemen risiko
Pengertian dan tugas project manager pada dasarnya berkaitan dengan manajemen risiko. Sebuah proyek mungkin saja tidak berhasil akibat banyaknya risiko yang bisa terjadi. Oleh karena itu, kemampuan manajemen risiko wajib dimiliki seorang project manager.
Dengan kemampuan manajemen risiko, seorang project manager bisa memperkirakan titik mana saja yang memiliki risiko kegagalan tinggi. Setelah mengetahui hal tersebut, hal yang harus dilakukan project manager adalah memikirkan bagaimana agar kendala tersebut bisa dilalui dengan baik.
BACA JUGA: Dapat Tawaran Kerja Tapi Ingin Menolak Dengan Baik? Begini Caranya!
6. Memahami teknologi dengan baik
Pekerjaan project manager erat kaitannya dengan berbagai teknologi. Teknologi-teknologi ini bisa membantu meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja tim selama proyek berlangsung. Tanpa tool–tool yang tepat, akan sangat sulit untuk menjalankan proyek tepat waktu.
Jadi, jika Sedulur berminat menjadi manajer proyek, penting untuk selalu mengetahui teknologi terkini yang bisa bermanfaat bagi Sedulur sebagai pemimpin dan tim sebagai anggota. Juga penting bagi keberlangsungan project secara keseluruhan.
7. Riset
Riset adalah hal yang penting untuk dilakukan seorang project manager. Kadang, ada hal-hal yang tidak Sedulur ketahui tentang suatu proyek. Untuk melengkapi ketidaktahuan tersebut, perlu dilakukan riset yang mendalam agar rencana proyek bisa berjalan dengan baik.
Jadi, skill ini tentunya perlu dikuasai. Segala hal berkaitan dengan kebutuhan informasi terkait project sangat dibutuhkan untuk dicari tahu. Salah satu cara efektif yang bisa diketahui yaitu dengan melakukan riset.
8. Penyelesaian masalah
Kemampuan seorang project manager dalam menyelesaikan berbagai masalah tentunya akan sangat bermanfaat untuk kelangsungan proyek. Ketika manajer proyek mampu melakukan riset dengan baik, mendengarkan masukan dari anggota tim, klien, dan stakeholer.
Hal ini seharusnya tidak sulit untuk dilakukan. Pengolahan informasi-informasi tersebut akan sangat bermanfaat untuk membuat suatu kesimpulan yang bisa menjadi solusi kendala dalam proyek.
9. Pengelolaan biaya
Untuk menjalankan proyek, tentunya ada biaya yang dibutuhkan. Biaya ini dikeluarkan oleh perusahaan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu. Tugas seorang manajer proyek adalah juga untuk mengelola biaya tersebut.
Biaya dari kantor harus bisa dikelola sebaik mungkin agar tidak dihabiskan secara boros. Pasalnya, sebuah proyek idealnya mengeluarkan biaya yang efisien namun menghasilkan keuntungan yang semaksimal mungkin. Manajer proyek harus bisa mengetahui bagian-bagian apa saja dari suatu proyek yang membutuhkan biaya besar dan perlu diprioritaskan, juga sebaliknya.
10. Kemampuan interpersonal
Jangan lupakan juga pentingnya punya kemampuan interpersonal yang baik. Manajer proyek harus percaya diri, mampu membangun hubungan yang baik dengan semua pihak yang terlibat, dan juga bisa berkolaborasi secara efektif.
Dengan kepercayaan diri, Sedulur bisa memotivasi anggota tim dan meyakinkan klien serta stakeholder. Tentunya, hubungan yang baik dengan pihak-pihak penting pun adalah kunci keberhasilan sebuah proyek. Jadi, tanpa kemampuan ini, proyek akan sulit berjalan.
Nah itulah penjelasan lengkap terkait pengertian dan tugas project manager, termasuk kualifikasi dan skill yang dibutuhkan agar dapat menempati posisi satu ini. Semoga penjelasan di atas membantu Sedulur, agar dapat meraih dan menduduki posisi penting di perusahaan dan dunia bisnis.
