Apa Itu Outsource: Definisi, Sistem, Kelebihan dan Kekurangan

Outsource adalah istilah umum dalam ketenagakerjaan di Indonesia. Tidak sedikit perusahaan yang menerapkan sistem ini untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia. Pengertian outsource dikenal juga dengan alih daya. Sebuah perusahaan biasanya bekerja sama dengan lembaga alih daya atau outsource dalam penerapan sistem ini.

Lantas, apa itu outsource dan bagaimana sistem kerjanya? Berikut ini serba-serbi outsourcing yang perlu Sedulur tahu, mulai dari definisi, jenis, contoh pekerjaan, kelebihan dan kekurangan outsourcing, hingga perhitungan gajinya. Yuk, simak artikel ini sampai selesai!

Apa itu outsource?

Berdasarkan UU Ketenagakerjaan, outsource adalah penyerahan sebagian pekerjaan kepada perusahaan lain (subkon). Penyerahan tersebut dapat dilakukan melalui 2 mekanisme yaitu lewat perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyedia jasa pekerja. Di Indonesia, sistem ini juga sering diartikan sebagai pemberian pekerjaan yang tidak berhubungan langsung dengan bisnis inti perusahaan.

Bisa dibilang, karyawan outsource adalah pekerja yang tugasnya dibatasi hanya untuk pekerjaan di luar kegiatan utama. Tenaga outsource adalah karyawan dari perusahaan atau lembaga outsource, bukan perusahaan pengguna. Maka dari itu, seluruh aspek dalam perlindungan pekerja, upah, kesejahteraan, syarat kerja, dan perselisihan yang timbul termasuk jaminan atas kelangsungan bekerja, dilaksanakan sesuai ketentuan perundang-undangan serta menjadi tanggung jawab perusahaan outsource.

Sistem kerja tenaga outsource

Bagaimana sistem kerja tenaga outsourcing? Sebenarnya tidak jauh berbeda dengan sistem perekrutan karyawan pada umumnya. Hanya saja, karyawan outsourcing direkrut oleh perusahaan penyedia tenaga jasa, bukan oleh perusahaan yang membutuhkan jasanya secara langsung. Nantinya, dari penyedia tenaga jasa, karyawan akan dikirimkan ke perusahaan lain yang membutuhkannya.

Karyawan outsourcing biasanya bekerja berdasarkan kontrak, baik Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) maupun Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT). Kontrak dilakukan dengan perusahaan penyedia tenaga jasa, bukan dengan perusahaan pengguna. Dalam sistem kerja ini, perusahaan penyedia tenaga jasa akan melakukan pembayaran terlebih dahulu kepada karyawan. Selanjutnya, mereka menagih ke perusahaan pengguna.

Lalu, apakah outsourcing sangat bermanfaat bagi perusahaan? Jawabannya iya. Dengan sistem kerja ini, perusahaan tidak perlu repot menyediakan fasilitas, tunjangan makan, serta asuransi kesehatan/BPJS. Sebab, selama masa kerja yang bertanggung jawab atas hal tersebut adalah perusahaan penyedia tenaga jasa.

Jenis outsourcing

Secara umum, ada empat jenis outsourcing di berbagai sektor industri. Di antaranya professional outsourcing, IT outsourcing, manufacturing outsourcing, dan project outsourcing. Berikut penjelasan masing-masing jenisnya.

Professional outsourcing, mencakup berbagai spesialisasi atau keahlian profesional, misalnya legal, akuntan, pekerjaan administratif, dan purchasing.
IT outsourcing, berfokus pada pekerjaan pengembangan IT. Perusahaan besar seperti Google, WhatsApp, Wise, dan Skype pada titik tertentu pernah menggunakan karyawan outsource di bidang ini.
Manufacturing outsourcing, jenis ini berarti menyewa jasa perusahaan lain untuk memproduksi produk. Contohnya, Sedulur pasti sering melihat brand Amerika tetapi pada produknya tertulis “diproduksi di Cina”. Praktik seperti ini memang sangat lumrah dan menguntungkan perusahaan.
Project outsourcing, jenis ini sering digunakan perusahaan untuk menyelesaikan proyek tertentu. Contohnya, mendesain ulang website, menulis ebook, atau mengelola kampanye pemasaran.

Contoh pekerjaan outsourcing

Jika berbicara pengertian outsourcing dan contohnya di Indonesia, maka aturannya tercantum dalam UU Ketenagakerjaan atau yang terbaru yaitu UU Cipta Kerja. Contoh outsourcing masih terbatas pada pekerjaan teknis. Berikut yang paling sering dijumpai di Indonesia.

Petugas kebersihan;
Petugas keamanan;
Penyedia makanan atau katering;
Petugas call center atau customer service;
Pekerja administratif;
Sekretaris;
Kurir;
Pengemudi;
Pekerja manufaktur lepas atau buruh harian;
Petugas manajemen fasilitas.

Sementara itu, contoh outsourcing di luar negeri relatif beragam. Fokus utama perusahaan biasanya menemukan pekerja dengan keahlian yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan, bukan hanya sebagai penunjang operasional. Karena alasan tersebut, hampir semua posisi atau pekerjaan bisa diberikan kepada tenaga kerja outsourcing selama pekerjanya memang punya keahlian.

Aturan outsourcing

Awalnya, ketentuan outsourcing di Indonesia diatur dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 atau UU Ketenagakerjaan. Pasal 66 di dalam UU Ketenagakerjaan secara khusus mengatur tentang alih daya atau outsourcing. Pada pasal itu disebutkan bahwa pekerjaan alih daya terbatas hanya untuk urusan di luar kegiatan utama bisnis. Pekerjaan yang dimaksud tidak menyangkut proses produksi, kecuali hanya kegiatan penunjang.

Walaupun begitu, tidak ada penjelasan secara pasti dalam pasal tersebut tentang detail pekerjaan yang tidak boleh dilakukan tenaga outsourcing. Yang terpenting, pekerjaan harus didasarkan perjanjian kerja antara pekerja dengan perusahaan outsource.

Namun, ketentuan tersebut telah diperbarui dengan lahirnya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 atau UU Cipta Kerja dan PP Nomor 35 Tahun 2021. Di dalam aturan terbaru disebutkan bahwa outsourcing atau alih daya tidak lagi dibedakan berdasarkan pemborongan pekerjaan (job supply) dan penyedia tenaga kerja (labour supply). Selain itu, tidak ada lagi pembatasan pekerjaan hanya pada non-core business process. Artinya, pekerjaan apa pun kini dapat menggunakan sistem outsourcing sesuai kebutuhan perusahaan.

Kelebihan outsourcing bagi perusahaan

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, sistem outsourcing sangat menguntungkan perusahaan, terutama dalam strategi penghematan biaya. Keuntungan bagi perusahaan ketika menerapkan outsource adalah sebagai berikut.

Menghemat anggaran pelatihan. Hal ini karena karyawan outsourcing sudah memiliki keahlian spesifik, misalnya keterampilan mengelola inventaris. Jadi, perusahaan tidak perlu mengeluarkan anggaran untuk melatih pekerjanya.
Mengurangi beban rekrutmen. Semua proses rekrutmen dilakukan oleh penyedia tenaga jasa. Perusahaan tinggal menunggu pekerja yang terpilih saja. Namun, ada juga beberapa perusahaan yang ikut serta dalam seleksi kandidat, misalnya dalam tahap wawancara.
Tidak perlu repot mengurus hak karyawan. Urusan hak karyawan seperti penggajian, fasilitas, tunjangan makan, dan asuransi kesehatan menjadi tanggung jawab penyedia tenaga jasa.
Fokus pada inti bisnis. Perusahaan akan lebih fokus pada sumber daya lain untuk meningkatkan efisiensi dan daya saing. Jadi, produksi dapat dilakukan lebih sederhana dalam waktu singkat, sekaligus mengurangi biaya operasional.

Kekurangan outsourcing bagi perusahaan

Selain menerima manfaat, perusahaan juga harus memperhatikan risiko outsourcing. Beberapa kekurangan penerapan sistem outsource adalah sebagai berikut.

Informasi perusahaan mudah bocor. Risiko outsourcing ini bisa saja terjadi apabila perusahaan mempekerjakan tenaga alih daya pada kegiatan utama bisnis. Informasi dapat disebar ke pihak lain atau kompetitor.
Terjadinya konflik dengan penyedia tenaga jasa. Risiko ini bisa dihindari dengan melakukan komunikasi secara berkala dan pengawasan terhadap pekerjaan yang dialihdayakan. Saat akan menjalin kerja sama, buatlah perjanjian atau kontrak yang detail dengan melibatkan penasihat hukum. Cara ini mengantisipasi terjadinya konflik di masa mendatang.

Kelebihan outsourcing bagi pekerja

Sistem outsourcing memang dinilai lebih menguntungkan bagi perusahaan. Namun, bukan berarti tidak ada manfaat yang diperoleh karyawan. Berikut beberapa kelebihan outsourcing untuk karyawan.

Mendapatkan keahlian tambahan. Biasanya, penyedia tenaga jasa mengharuskan karyawan outsourcing untuk melakukan pelatihan terlebih dahulu sebelum dikirim ke perusahaan pengguna. Hal ini membuat karyawan bisa berkembang dan memiliki kemampuan baru yang berguna di dunia kerja.
Alternatif pekerjaan setelah lulus. Outsource adalah alternatif pekerjaan bagi lulusan baru karena penerimaannya yang lebih mudah. Banyak lulusan baru yang mencari pengalaman kerja dan mengembangkan keahliannya melalui sistem ini.

Kekurangan outsourcing bagi pekerja

Sebelum bergabung dengan penyedia outsourcing, perlu diketahui juga bahwa sistem ini memiliki beberapa kekurangan, khususnya dalam jenjang karier. Berikut beberapa kekurangannya.

Kontrak singkat. Masa kerja karyawan outsource adalah singkat dan rentan terkena PHK. Perusahaan biasanya sering memperbarui kontrak atau mencari penyedia tenaga jasa baru untuk meningkatkan kualitas pekerjanya.
Tidak ada jenjang karier. Pekerjaan outsourcing kurang cocok untuk karyawan yang berambisi memiliki jenjang karier baik dan jelas.
Kesejahteraan karyawan kurang terjamin. Berbeda dengan pekerjaan tetap yang memiliki banyak benefit terkait kesejahteraan karyawan, tunjangan untuk alih daya biasanya tidak banyak diberikan oleh perusahaan.

Perhitungan gaji outsourcing

Umumnya, penyedia tenaga jasa dengan perusahaan pengguna sepakat menggunakan rumus hitung: 1,8 x gaji karyawan. Sebagai contoh, telah terjadi kesepakatan gaji outsourcing 2021 antara karyawan dan penyedia tenaga jasa sebesar Rp3.500.000. Saat ada perusahaan pengguna yang membutuhkan karyawan tersebut, penyedia tenaga jasa akan meminta 1,8 x gaji dari kesepakatan karyawan. Perhitungannya, Rp3.500.000 x 1,8 = Rp6.300.000.

Terdapat selisih Rp2.800.000, jumlah tersebut biasanya akan dikembalikan ke karyawan dalam bentuk lain seperti membayar iuran BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, tunjangan, dan biaya lain-lain. Tidak hanya itu, 1/12 dari gaji nantinya akan diakumulasikan sebagai dana Tunjangan Hari Raya (THR).

Perlu diketahui, UU Ketenagakerjaan sebenarnya tidak mengatur secara spesifik mengenai perhitungan gaji outsourcing. Maka, setiap perusahaan penyedia tenaga jasa memiliki cara masing-masing untuk penentuan gaji karyawannya. Standar yang digunakan biasanya mendekati angka UMP (Upah Minimum Provinsi). Sebaiknya karyawan teliti dalam memahami kontrak yang ditawarkan sebelum melakukan pekerjaan ini.

Perjanjian kerja karyawan outsourcing

Masih berkaitan dengan kontrak kerja, karyawan outsourcing bisa menggunakan PKWT atau PKWTT. Di mana perjanjian tersebut harus tertulis dengan jelas dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum serta dipegang oleh seluruh pihak. Dalam PKWT, setidaknya harus menjelaskan ketentuan sebagai berikut.

Nama, alamat perusahaan, dan jenis usaha;
Nama, jenis kelamin, umur, dan alamat pekerja;
Jabatan atau jenis pekerjaan;
Tempat pekerjaan;
Besaran dan cara pembayaran upah;
Hak dan kewajiban pengusaha maupun pekerja sesuai peraturan perundang-undangan;
Mulai dan jangka waktu berlakunya PKWT;
Tempat dan tanggal PKWT dibuat;
Tanda tangan para pihak dalam PKWT.

Apakah tepat berkarier sebagai karyawan outsourcing?

Apabila Sedulur ingin mencari pengalaman kerja setelah lulus, maka bekerja sebagai karyawan outsource adalah pilihan tepat. Namun, menjadi karyawan dengan sistem ini untuk jangka waktu lama sangat tidak dianjurkan. Hal ini karena outsource adalah pekerjaan tanpa jenjang karier. Sebaiknya, setelah pengalaman kerja memadai, cari pekerjaan yang dapat menunjang karier dan kesejahteraan hidupmu.

Ada perusahaan yang memang mengangkat karyawan alih daya berprestasi sebagai karyawan tetap. Hanya saja, peluang tersebut sangat kecil. Jika bertahun-tahun tidak ada kejelasan jenjang karier, disarankan mencari perusahaan lain untuk bekerja.

Itulah pembahasan lengkap mengenai sistem kerja outsource yang bisa Sedulur pelajari. Saat memilih pekerjaan, tetaplah menjadi karyawan yang kritis dan cerdas supaya hak-hak sebagai pekerja dapat terpenuhi.