Sebuah lembaga atau perusahaan tak lepas dari keberadaan peran bagian administrasi. Administrasi adalah bagian pengelolaan perusahaan yang meliputi pendataan serta pengaturan hal-hal berkaitan dengan aspek perusahaan supaya bisa dioptimalkan. Jika Sedulur mengunjungi sebuah kantor, pasti mendapati bagian staf administrasi atau biasa dinamakan dengan staf admin.
Tugas administrasi adalah mulai dari catat mencatat, surat menyurat, dan sebagainya. Karena hal inilah setiap lembaga, instansi, dan perusahaan pasti mempunyai sistem administrasi. Biasanya tugas admin harus diisi oleh bagian administrator dan staf administrasi. Dalam aktivitas sehari-hari sebenarnya administrasi mempunyai tugas beragam baik di dunia kerja dan pendidikan.
Administrasi bisa membantu proses pekerjaan baik yang bersifat formal atupun non formal. Jadi hampir setiap pekerjaan dan aktivitas sehari pasti tak lepas dari kegiatan administrasi. Supaya lebih memahami pengertian dan jenisnya, simak pengertian selengkapanya di bawah ini.
BACA JUGA: Syarat Membuat SKCK Lengkap Beserta Alur Pembuatannya
1. Pengertian administrasi
Secara umum, pengertian administrasi umum adalah aktivitas ataupun bentuk usaha dan memiliki kaitan erat dengan berbagai pengaturan kebijakan dengan tujuan supaya bisa mencapai target organisasi. Administrasi pun mempunyai fungsi masing-masing dari jenisnya. Mulai dari administrasi perkantoran, administrasi dalam bidang usaha, dan administrasi dalam bidang pembangunan.
Selain kegiatan administrasi adalah pengelolaan data di perusahaan, secara luas pengertian administrasi merupakan bentuk proses kerja sama antara beberapa orang. Tujuannya supaya mendapatkan target dengan memanfaatkan sarana maupun prasarana tertentu dan memiliki daya guna.
2. Jenis-jenis administrasi
Kehidupan kita memang tak lepas dari keberadan administrasi. Misalnya saat mengurus berbagai keperluan perpanjangan Surat Izin Mengemudi (SIM), STNK, hingga pengurusan pajak. Pasti selalu mendengar istilah kata administrasi.
Sebenarnya, administrasi mempunyai beberapa jenis disesuaikan dengan bidang pekerjaanya. Penasaran apa saja jenis-jenis administrasi yang harus diketahui. Berikut adalah ulasan selengkapnya untuk Sedulur.
a. Administrasi perkantoran
Administrasi perkantoran adalah serangkaian aktivitas rutin di dalam suatu organisasi dan berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai suatu organisasi tersebut secara sistematik. Memahami tugas administrasi di bidang perkantoran memang perlu didalami seksama karena tugasnya sangat komplek dan banyak. Jangan salah jika sekarang institusi pendidikan seperti universitas, sekolah tinggi, bahkan SMK menyediakan jurusan administrasi perkantoran.
Secara entomologis, kata administrasi adalah berasal dari bahasa latin yaitu Ad. Ad memiliki arti intensif dan ministrare serta dalam pembahasan di bahasa Indonesia memiliki arti membantu, melayani ataupun memenuhi.
Jika definisi secara sempit, adminitrasi perkantoran adalah kegiatan teknis dan punya peranan pokok dalam menciptakan suatu organisasi supaya lebih efektif. Tak hanya penjelasan dalam arti sempit ada pula penjelasan dalam arti luas. Untuk pengertian secara luas mengenai administrasi perkantoran diartikan sebagai aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawasi berbagai pekerjaan dan berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan mengenai tata usaha yang tertib.
b. Administrasi pembangunan
Tak hanya digunakan dalam bidang perkantoran, administrasi juga kerap dipakai dalam bidang pembangunan. Administrasi pembangunan adalah proses pengendalian usaha oleh negara atau pemerintah dalam mewujudkan pertumbuhan yang direncanakan ke arah suatu keadaan dan dianggap lebih baik serta dapat menjadi kemajuan di dalam berbagai aspek kehidupan bangsa.
Administrasi pembangunan menggunakan dua fungsi utama yaitu pendekatan pembangunan administrasi dan administrasi pembangunan. Dua fungsi ini memiliki tujuan melengkapi dan menghasilkan suatu kebijakan. Hanya saja supaya kedua fungsi dalam adminitrasi pembangunan ini bisa berjalan sebagaimana mestinya, maka diperlukan peran serta masyarakat.
Adapun proses dalam adminitrasi pembangunan yang harus diketahui. Mulai dari perencanaan pembangunan, pengerahan sumber daya manusia dan terakhir adalah penganggaran atau budgeting.
c. Administrasi usaha
Dalam bidang usaha baik penjualan sembako ataupun bisnis apapun, sering kita harus mengetahui jumlah transaksi uang keluar dan masuk. Supaya pencatatan uang keluar masuk jelas, rinci, serta mengurangi terjadinya kerugian, maka dibutuhkan namanya administrasi usaha. Administrasi usaha adalah suatu kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan, dan sebagainya.
Semuanya terdapat dalam setiap usaha kelompok negara, swasta, sipil atau militer, serta berbagai bentuk perkumpulan. Adapun tujuan dengan keberadaan administrasi usaha adalah agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan bisa mengamankan jalannya pelaksanan kegiatan usaha. Lalu agar wirausaha sebagai pemilik dapat melakukan evaluasi kegiatan usaha.
d. Hukum administrasi
Selain digunakan dalam bidang usaha sebenarnya admnistrasi juga banyak diterapkan dalam bidang ilmu hukum. Dalam bidang hukum dinamakan hukum administrasi negara dan memang merupakan cabang dari ilmu hukum.
Pengertian hukum administrasi adalah bagian dari hukum publik dan diturunkan dari hukum tata negara. Mereka mengatur tindakan, kegiatan, dan keputusan yang dilakukan dan diambil oleh lembaga pemerintah dalam menjalankan roda negara.
Hukum administrasi negara mulai berkembang sejak awa abad ke-20 dan seiring dengan beralihnya peran negara dari penjaga malam menjadi negara kesejahteraan. Mereka diatur oleh banyak lembaga dengan kewenangan masing-masing.
BACA JUGA: 10 Contoh Surat Perjanjian Serta Panduan Lengkap Membuatnya
3. Fungsi administrasi
Administrasi merupakan bagian penting dalam kehidupan. Mempelajari adminitrasi tak hanya dilihat secara umum. Sebab, administrasi mempunyai beberapa fungsi dan umum diterapkan dalam kegiatan usaha, instansi sipil, ataupun pekerjaan.
a. Perencanaan (Planning)
Kegiatan administrasi adalah yang pertama perencanaan atau biasa dinamakan dengan planning. Planning atau perencanaan adalah kegiatan yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi mulai dari pengumpulan data, pengolalaan data sampai penyusunan perencanaan.
b. Penyusunan (Organizing)
Berikutnya dalam tugas administrasi adalah penyusunan dan membangun komunikasi kerja antara anggota dalam bidang organisasi sehingga bisa tercapai suatu kesatuan usaha dan mencapai tujuan organisasi tersebut.
c. Koordinasi (Coordinating)
Koordinasi adalah bagian dari fungsi manajemen dan melakukan sejumlah aktivitas supaya bisa berjalan baik dengan menjauhi terjadinya kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan atau menyatukan.
d. Laporan (Reporting)
Laporan adalah kegiatan penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat. Baik disampaikan secara lisan ataupun tulisan.
e. Penyusunan anggaran (Budgeting)
Penyusunan anggaran adalah dalam hal ini yaitu mengatur keuangan dalam menunjang usaha atau kegiatan supaya tepat dan sesuai kebutuhan.
f. Penempatan (Staffing)
Merupakan kegiatan dalam sebuah organisasi mulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan dan perlengkapan pada organisasi.
g. Pengarahan (Directing)
Merupakan aktivitas interaksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberikan bimbingan, saran, perintah supaya tugas dijalankan dengan baik.
4. Tujuan administrasi
Setelah mengetahui pengertian, jenis-jenis administrasi hingga fungsinya, maka selanjutnya adalah mengetahui tujuan dari administrasi. Berikut adalah penjelasan lebih lengkapnya:
- Menyusun program usaha. Mayoritas sebuah organisasi sangat membutuhkan yang namanya informasi dan data. Tujuannya tak lain adalah sebagai acuan dalam menyusun program kerja unggulan. Untuk informasi dan data bisa didapatkan dari kegiatan administrasi.
- Mengevaluasi kegiatan organisasi. Suatu usaha jika berjalan lancar maka tak lepas dari peran tugas administrasi. Sistem adminitrasi yang baik mampu membantu organisasi dalam melihat berbagai informasi dan data. Maka dari itu tujuan administrasi ini adalah bisa melakukan kegiatan evaluasi.
- Memantau aktivitas organisasi. Kegiatan administrasi meliputi banya hal dan dengan adanya administrasi, maka organisasi atau perusahaan dapat memantau apa, bagaimana, kapan di mana dan mengapa sebuah kegiatan perlu dilakukan.
- Memastikan keamanan kegiatan usaha. Tak bisa di bantah bahwa dalam setiap kegiatan administrasi perusahaan atau non perusahaan, membutuhkan namanya kepastian keamanan. Maka dari itu, setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik dalam memantau setiap aktivitas baik dari dalam ataupun luar. Dengan hadirnya proses administrasi, maka setiap aktivitas dan transaksi tercatat secara jelas dan pastinya merinci.
5. Ciri-ciri administrasi
Dalam setiap usaha memang membutuhkan staf bagian administrasi. Lantas apa saja ciri-ciri administrasi yang mesti diketahui? Yuk sima ulasannnya di bawah ini.
- Ciri pertama dalam kegiatan administras adalah adanya kelompok manusia. Bisa terdiri dua orang atau lebih.
- Adanya kegiatan kerja sama
- Kegiatan administrasi selanjutnya adalah adanya proses atau usaha
- Sebuah bimbingan dalam kepemimpinan dan pengawasan
- Dalam perusahaan dan organisasi, terdapat suatu tujuan yang hendak dicapai
Itulah penjelasan rinci tentang definisi administrasi adalah, jenis, dan juga ciri-cirinya. Kegiatan administrasi selalu hadir dalam kehidupan kita dan sudah sewajarnya kita perlu memahami bagaimana proses administrasi bisa berjalan dengan baik dan lancar.
Mau belanja bulanan nggak pakai ribet? Aplikasi Super solusinya! Mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga tersedia lengkap. Selain harganya murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan belanja lewat handphone. Nggak perlu keluar rumah, belanjaan pun langsung diantar.
Bagi Sedulur yang punya toko kelontong atau warung, bisa juga lho belanja grosir atau kulakan lewat Aplikasi Super. Harga dijamin lebih murah dan bikin untung makin melimpah.
