Di sebuah perusahaan terdapat banyak karyawan dan pekerja dari berbagai karakter. Untuk memastikan semua rantai pekerjaan berjalan dengan baik, maka perusahaan perlu menciptakan divisi Human Resource Departement yang sering disingkat sebagai HR. Umumnya staff HR memiliki tugas HR admin yang cukup kompleks, karena menyesuaikan dengan karakter setiap perusahaan.
Profesi sebagai HR admin sendiri juga cukup banyak diminati karena menjadi salah satu lapangan pekerjaan bagi para mahasiswa yang sudah lulus jurusan komunikasi personalia maupun manajemen. Pekerjaan ini juga harus memiliki beberapa softskill atau kemampuan khusus untuk bisa berhasil ke depannya. Jika Sedulur tertarik dengan profesi ini dan ingin mengetahui lebih dalam tentang tugas HR admin, coba simak lengkap ulasan berikut ini!
BACA JUGA: 10 Tugas Back End Developer Beserta Skill yang Dibutuhkan
1. Rekrutmen karyawan
Tugas pertama dari HR Admin yaitu merekrut karyawan. Tugas ini tentu saja bukan tugas yang mudah. Dalam hal ini, admin HR bertugas mengatur penyebaran informasi pembukaan lowongan kerja baru, melakukan seleksi berkas lamaran kerja yang masuk, menyelenggarakan wawancara, hingga menginformasikan siapa saja yang lolos.
Setelah itu, admin HR masih harus melakukan orientasi kepada pekerja baru supaya lebih mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja perusahaan, dan mengerahkan kemampuan terbaiknya.
2. Kelola database karyawan
Tugas HR Admin selanjutnya yaitu mengelola database karyawan. Admin HR bertugas melakukan pendataan terhadap seluruh karyawan, termasuk karyawan baru hingga pekerja yang sudah pensiun. Sudah pasti mengelola database bukanlah sebuah hal mudah.
Namun, benefitnya adalah karena admin HR akan lebih memahami karakteristik karyawan. Pekerjaan ini meliputi penerbitan surat menyurat yang berkaitan dengan perusahaan dan karyawan, hingga membuat formulir resmi perusahaan yang tujuannya adalah memudahkan aktivitas personalia.
3. Mengelola karyawan
Tugas HR Admin selanjutnya yaitu mengelola karyawan itu sendiri. Baik itu karyawan magang, kontrak ataupun karyawan tetap. Tugas ini merupakan tugas yang sulit dan mempengaruhi kerja sebuah perusahaan itu sendiri.
Maka dari itu biasanya HR akan memiliki sistem tersendiri atau bahkan memiliki software dan peralatan khusus yang berkaitan degnan teknologi untuk kepentingan pengelolaan karyawan.
4. Manajemen remunerasi
Remunerasi meliputi semua hal yang berkaitan dengan gaji, upah lembur, dan tunjangan. HR Administrator bertanggung jawab menghitung, mengirim, dan membuat laporan mengenai gaji. Di samping itu, admin HR juga harus memperhatikan setiap komponen termasuk pajak penghasilan.
Lebih lanjut, beberapa jenis tunjangan juga mempunyai beragam fungsi dan nominal. Contohnya, tunjangan insentif untuk karyawan berprestasi, maupun THR / Tunjangan Hari Raya, dan Gaji 13 yang diberikan oleh perusahaan setiap satu tahun sekali.
5. Distribusi tugas karyawan
Setiap individu karyawan memiliki keahlian dan kemampuan pada bidang yang berbeda-beda. Admin HR memiliki wewenang mendistribusikan skill karyawan pada bidang pekerjaan yang sesuai, serta melakukan mutasi apabila ada karyawan yang lebih produktif di bidang yang bukan pekerjaannya.
Di samping itu, admin HR juga berhak mempromosikan karyawan tertentu yang terbukti berprestasi. Misalnya, karyawan divisi pemasaran yang berhasil menjual produk melebihi target dalam jangka waktu tertentu. Begitu juga melakukan PHK jika mediasi dengan karyawan tertentu tidak berhasil.
6. Evaluasi kinerja karyawan
Tim HR melakukan tugas administrasi yang berkaitan dengan evaluasi kinerja karyawan. Salah satunya adalah membuat instrumen evaluasi dan report terkait hasil dari evaluasi yang dilakukan. Selanjutnya, admin HR menyerahkan semua keputusan, kebijakan, serta solusi apabila terjadi masalah kepada pihak perusahaan melalui rapat, dan lain sebagainya.
7. Membuat laporan bulanan
Laporan yang dikerjakan admin HR terdiri atas berbagai macam jenis. Namun, hampir semua data harus menunggu sampai akhir bulan. Begitu juga dengan batas melapor kepada perusahaan.
Secara umum, laporan tersebut berisi mengenai, kehadiran karyawan, gaji, cuti, dan laporan lain yang berhubungan dengan pekerja. Termasuk laporan tentang program pengembangan sumber daya manusia (jika ada). Semua laporan harus dibuat secara ringkas, jelas, dan melampirkan data-data.
8. Memfasilitasi dinas
Jika perusahaan akan menugaskan satu atau beberapa orang karyawan untuk melakukan tugas di daerah atau negara lain, maka HR administrator bertugas membuatkan surat tugas. Admin HR juga harus menguruskan perihal gaji saat bertugas di luar, serta akomodasi selama bertugas.
9. Mengurus asuransi dan dana pensiun
Asuransi serta dana pensiun pekerja biasanya disatukan dan dihitung bersama total gaji setiap bulan. Di Indonesia, hal-hal asuransi dan dana pensiun telah difasilitasi pemerintah melalui program BPJS Ketenagakerjaan dengan semua peraturan yang ditetapkan.
Admin HR hanya perlu mengurus hal-hal berkaitan pendaftaran kepesertaan bagi para pegawai baru. Karena itulah seorang HR Administrator harus memahami aturan mengenai registrasi BPJS supaya karyawan mendapatkan haknya secara tepat, khususnya melalui gaji atau pendapatan per bulan.
10. Menciptakan lingkungan kerja kondusif
Dalam sebuah perusahaan umumnya terdiri atas banyak karyawan dengan posisi dan kepribadian berbeda. Supaya karyawan bisa bekerja secara optimal, maka perusahaan perlu menciptakan ekosistem kerja yang kondusif. Tugas ini menjadi salah satu tanggung jawab admin HR.
BACA JUGA: Apa Itu Operator Produksi? Ini Pengertian, Tugas, dan Gajinya!
Kemampuan yang wajib dimiliki
Untuk menjadi seorang HR Admin yang dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. Ada beberapa kemampuan dan keterampilan yang dibutuhkan. Hal ini berkaitan dengan beberapa hal spesifik yang berkaitan dengan tugas HR itu sendiri.
Berikut ini beberapa kemampuan yang dibutuhkan oleh seorang HR, yaitu:
1. Multitasking
HR Administrator dituntut untuk multitasking. Pasalnya, ada banyak pekerjaan berkaitan dengan karyawan yang mempunyai ragam urusan dan kepentingan berbeda, yang harus diselesaikan admin HR. Karena itulah, admin HR perlu membuat catatan khusus sebagai pengingat.
Dengan begitu, bisa lebih mudah mengetahui pekerjaan mana yang telah diselesaikan dan belum dikerjakan. Terlebih lagi, jika tugas tersebut memiliki waktu deadline berdekatan.
2. Fokus, teliti dan detail
Untuk menyelesaikan pekerjaan sebagai HR Administrator yang kompleks, seorang Admin HR diwajibkan bisa fokus, teliti, dan detail dalam mengerjakan setiap tugas. Apalagi, terdapat beberapa pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti menginput data karyawan misalnya.
Selain itu, admin HR juga sebaiknya selalu melakukan evaluasi terhadap pekerjaan yang dikerjakan untuk memastikan kalau tugas bukan hanya berhasil diselesaikan tepat waktu. Namun, hasil pekerjaan juga akurat. Sehingga tidak ada pihak-pihak yang merasa dirugikan nantinya.
3. Kerjasama tim
Kemampuan membangun kerjasama yang baik dengan tim atau divisi sangat dibutuhkan dari admin HR. Hal ini sangat penting mengingat hubungan antara perusahan dengan karyawan harus selalu selaras. Dengan begitu, barulah tujuan bersama untuk memajukan perusahaan bisa tercapai.
Di samping itu, ada beberapa jenis pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan secara individual oleh admin HR, seperti absensi atau daftar hadir, surat menyurat, kontrak kerja, dan banyak lagi lainnya. Pekerjaan tersebut mengharuskan admin HR berhubungan atau kerja sama dengan divisi lain.
4. Kemampuan negosiasi
Salah satu tugas admin HR adalah melakukan sosialisasi serta koordinasi. Oleh sebab itu, negosiasi menjadi sebuah skill yang wajib dikuasai. Pasalnya, selain menyampaikan informasi dari perusahaan kepada karyawan, admin HR juga harus mencari solusi untuk masalah yang dihadapi karyawan.
Dalam menjalankan tugasnya, HR Administrator akan dihadapkan dengan banyak pihak dan kepentingan. Jika admin HR tidak mampu bersikap bijaksana dalam mengatasi berbagai kondisi yang berkaitan dengan karyawan dan perusahaan, akan sulit bagi perusahaan untuk mengalami kemajuan.
5. Kemampuan organisasi
Perusahaan merupakan sebuah organisasi yang terdiri dari karyawan dengan berbagai peran dan posisi, namun tetap memiliki keterkaitan antara satu dengan lainnya. Untuk bisa meraih tujuan perusahaan, setiap individu dalam organisasi harus bersatu dan fokus pada target yang sama.
Mengorganisir setiap karyawan menjadi tugas HR Administrator. Termasuk mencari cara mengelola SDM dan menghadirkan lingkungan kerja yang nyaman bagi setiap orang. Salah satunya adalah menciptakan strategi budaya kerja baru untuk meningkatkan kinerja karyawan.
Nah itulah penjelasan terkait tugas HR Admin beserta tanggung jawabnya. Dilengkapi juga dengan kemampuan dan skill yang dibutuhkan untuk menjadi seorang HR Admin. Bagi Sedulur yang berminat tentu bisa mulai mempersiapkan diri menjadi bagian dari HR di sebuah perusahaan
